Jak prowadzić efektywne spotkania z zespołem projektowym

Ile razy zdarzało Ci się słyszeć od współpracowników, że właśnie zakończone biznesowe spotkanie nie miało sensu, wszyscy się wynudzili i nie wiadomo po co się w ogóle odbyło? Spotkałam się raz z narzekaniami na uczestnictwo w „Hi, bye, call’u”, czyli spotkaniu sprowadzającym się do powiedzenia „cześć”  na początku i na koniec. Brak poczucia sensu spotkania biznesowego może demotywować i zniechęcać do spędzania czasu w pracy oraz utrudniać całościowe zarządzanie projektami.

Poniżej znajduje się kilka kluczowych zasad, których warto przestrzegać przy organizowaniu efektywnych spotkań. Powinny pomóc znaleźć odpowiedź na odwieczne pytanie „jak prowadzić spotkanie biznesowe?” 😊.

Właściwe osoby, czyli zarządzanie zespołem projektowym.

Pomyśl, w jakim celu organizujesz spotkanie i kogo z zespołu projektowego powinieneś zaprosić. Zastanów się kto jest absolutnie niezbędny, a kto mile widziany, ale w przypadku jego/jej nieobecności spotkanie nie straci sensu. Takie osoby powinny same zdecydować o swoim udziale. Zdecydowanie nie warto zapraszać  osób, dla których będzie to strata czasu – komunikacja w zespole projektowym musi opierać się na właściwym oszacowaniu ról poszczególnych osób oraz ich autentycznym zaangażowaniu.

Wyznacz termin spotkania biznesowego

Termin spotkania możesz wyznaczyć samodzielnie, dobrze jednak spytać wszystkich o zdanie i ostatecznie wybrać datę i godzinę odpowiadające jak największej licznie uczestników; szczególnie przy zarządzaniu zespołem rozproszonym, który nie spotyka się w jednym miejscu i wchodzące w jego skład osoby mogą mieć nieco odmienny czas pracy. Wraz z terminem warto poinformować o czasie trwania spotkania oraz o proponowanej agendzie. Możesz również dodać, że agenda jest jeszcze wstępna i czekasz na sugestie, które zostaną uwzględnione.

Potwierdzenia/przypomnienia o terminie spotkania

Oczekiwania, że wszystkie zaproszone osoby pojawią się w określonym terminie często kończą się rozczarowaniem. Warto przypomnieć uczestnikom o spotkaniu mniej więcej 2-3 dni wcześniej i jeszcze bezpośrednio poprzedniego dnia. Osobiście przypominam również tego samego dnia rano  – dzięki temu mam największą pewność, że stawi się cały zespół projektowy.

Materiały

Jeżeli będziesz oczekiwać odniesienia się do jakiejś sprawy – maksymalnie uprość uczestnikom przygotowanie. Podziel się z nimi materiałami, prezentacją i raportami do których zamierzasz się odnieść. Dzięki temu od razu wiadomo będzie od czego i jak rozpocząć spotkanie, które przebiegnie zdecydowanie bardziej efektywnie.

Oczekiwania od uczestników  

Spotkania często służą przedstawieniu uczestnikom określonych oczekiwań. Warto z wyprzedzeniem  skontaktować się z naszymi rozmówcami i wyjaśnić im ich role. W ten sposób będą mogli się przygotować i udzielić właściwych informacji bądź kompleksowo wypowiedzieć się w danym temacie, a struktura zespołu projektowego wraz z przypisanymi zadaniami stanie się dla wszystkich jasna. Wykonanie tych czynności ma ogromne znaczenie zwłaszcza na etapie budowania zespołu projektowego kiedy wszyscy członkowie dopiero stawiają pierwsze kroki w swoich obowiązkach.

Przygotowanie się do spotkania

Sprawa na pozór oczywista, często jednak pomijana. Jeżeli prowadzisz biznesowe spotkanie samodzielnie, musisz się do niego świetnie przygotować, zrealizować jego cel i pilnować założonej agendy.  Na samym początku warto omówić panujące zasady i zapewnić sobie narzędzia do kontrolowania przebiegu spotkania.

Podsumowując, przygotowanie i prowadzenie spotkań to normalna część pracy każdego menedżera. Wszystkim nas wciąż zdarza się bywać na nieefektywnych „nasiadówkach” i meetingach; przestrzegając  powyższych zasad łatwiej o nieco lepsze rezultaty 😊.