PRINCE2® wersja 7. Ewolucja czy rewolucja?

Co nowego?

PRINCE2® w wersji 7 jest kolejną wersją metodyki, która dopasowuje się do zmieniającego się świata, odzwierciedlając najnowsze trendy w zarządzaniu i potrzeby tych, którzy ze standardu korzystają na wszystkich kontynentach.

W wersji 7, pierwszym, najbardziej zauważalnym nowym elementem, są ludzie umieszczeni w centrum uwagi. Teraz to NIE procesy są najważniejsze, lecz ludzie, dla których procesy, pryncypia i praktyki są uzupełnieniem.

Kolejną nowością jest uwzględnienie kwestii zrównoważonego rozwoju i dołączenie tego elementu do celów projektu i produktu. Mamy więc teraz 7 aspektów projektu wymagających monitorowania: czas, koszt, zakres, jakość, ryzyko, korzyści oraz zrównoważony rozwój (sustainability), który jest rozumiany jako cele wybrane spośród 17 celów zrównoważonego rozwoju zdefiniowanych przez Organizację Narodów Zjednoczonych.

Mimo dodania nowych elementów standard nie rozrósł się, a wszystkie istniejące elementy zostały zweryfikowane i uaktualnione. Ważne jest, że cały czas projekt jest rozumiany jako tymczasowe przedsięwzięcie skoncentrowane na produkcie, które zawsze powinno mieć uzasadnienie biznesowe. Różne natomiast może być podejście do dostarczania produktu i tu metodyka oferuje 3 sposoby dostarczania produktu do wyboru: iteracyjny (zwinny), liniowy lub hybrydowy. Podkreślane jest też znaczenie wpływu kontekstu na sukces projektu, stąd dodane zostały elementy związane ze zmianą biznesu i wpływem kultury organizacyjnej na sukces przedsięwzięcia.

Aspekt praktyczny

Głównym, nowym elementem praktycznym są odniesienia do konkretnych przykładowych scenariuszy projektowych. Mamy więc 4 scenariusze, z użyciem których podawane są konkretne przykłady zastosowania elementów metodyki. Wzrosła też ilość opisanych technik. Metodyka zawiera teraz 7 głównych technik, z których tak naprawdę tylko jedna jest nowa (PRINCE2 technique for organizational design and development) a pozostałe wcześniej nazywane były procedurami zarządzania. Co ciekawe, zniknęła zupełnie technika przeglądu jakości, pozostała natomiast, lekko poprawiona, technika planowania opartego na produktach. Pojawiło się też sporo technik wspierających (supporting techniques) wspomnianych przy konkretnych elementach metodyki, w większości przedstawionych tylko skrótowo. Warto zauważyć, że pośród nich znalazły się techniki znane z podejść zwinnych takie jak tablica kanban, wykresy spalania (burn chart), czy też retrospektywy.

Produkty zarządcze

Tu dzieje się wiele. Na pierwszy rzut oka widać, że zmniejszyła się lista dokumentów (produktów zarządczych) z 26 do 15, co było zapewne oczekiwane przez wiele osób. Przyjrzyjmy się bliżej tym zmianom.

Z listy produktów zarządczych zniknęły wszystkie podejścia (approaches), które zostały potraktowane jako część Dokumentacji Inicjowania i pojawiły się na liście „management approaches”. Jednak, gdy przyjrzymy się tej liście bliżej, zobaczymy, że dołączone zostałydo niej 4 nowe podejścia dotyczące zmiany organizacyjnej, danych cyfrowych, zrównoważonego rozwoju oraz aspektów komercyjnych projektu.

Wszystkie rejestry i dzienniki są teraz potraktowane jako „Project Log”, który dostał numer 13. Pozytywnym zaskoczeniem jest, że z listy produktów zniknął „Product status account”.

Z opisów produktów zniknęły: pochodzenie oraz kryteria akceptacji. Teraz opisy produktów zarządczych są dużo bardziej przejrzyste, bardziej zrozumiałe i dają przestrzeń na własne interpretacje.

Reasumując, zmniejszając listę podstawowych produktów zarządczych, uzyskano uproszczenie metodyki, jednocześnie pojawiły się dodatkowe elementy opcjonalne, które mogą pomóc dopasować standard do konkretnego kontekstu.

Praktyki, dawniej Tematy

W dalszym ciągu metodyka opisuje 7 obszarów wiedzy, tylko zmieniła się nazwa z Tematów na Praktyki. W tej wersji w końcu postanowiono uporządkować rozróżnienie zarządzania zmianą w organizacji (change management) a zmianami dotyczącymi parametrów projektu (wcześniej change control). Temat Zmiana został zastąpiony przez Praktykę Zagadnienia (Issues Practice), w której zmiany parametrów projektu obsługiwane są przez procedurę znaną z wcześniejszych wersji, teraz nazywana techniką.

Drugim tematem, który został zmodyfikowany jest Organizacja (teraz „Organizing” zamiast „Organization”). Największą modyfikacją jest usunięcie ze struktury organizacyjnej roli „obsługa zmian” (change authority). Odpowiedzialność za decyzje o zmianach w projekcie w dalszym ciągu jest obowiązkiem komitetu sterującego, który, jak wiemy, może tę odpowiedzialność wydelegować. Struktura została więc uproszczona, nie gubiąc nic istotnego.

Jeśli popatrzymy na opisy praktyk w podręczniku, to zauważymy przy każdej z praktyk powiązanie tej praktyki z pryncypiami i rolami projektowymi, odniesienia do zrównoważonego rozwoju oraz informacje o dostosowaniu do różnych metod dostarczania.

Procesy

Uogólniając, procesy nie zostały zmienione, choć ich opisy teraz są krótsze i bardziej przejrzyste. Pojawiły się drobne zmiany na poziomie opisu aktywności, tak aby dopasować je do zmian w produktach zarządczych. Tabele opisujące role i odpowiedzialności dla każdej aktywności i każdego produktu zostały zastąpione tabelami zbiorczymi dla każdego z procesów. Wytyczne metodyki są więc bardziej ogólne, pozostawiając więcej możliwości dostosowania. Całość procesów stała się bardziej przejrzysta i zrozumiała.

Podsumowanie

Sedno metodyki pozostaje to samo, natomiast zastosowano szersze spojrzenie na otoczenie projektu (teraz nazywane kontekstem). W całym standardzie widać większą koncentrację na pryncypiach i praktykach (dawniej nazywanych tematami). Widać po słownictwie, a także strukturze i układzie podręcznika, że autorzy dążą do spójności między standardami PRINCE2®, MoR®, MoP®, MSP® unikając powtórek i od czasu do czasu odsyłając do wyżej wymienionych standardów.

Całość wydaje się bardziej przejrzysta, zrozumiała i starająca się pokazywać aspekt praktyczny. Standard został wyraźnie odświeżony i dostosowany do rzeczywistości biznesowej, nie gubiąc tego, co było jego największą wartością. PRINCE2® w wersji 7 w dalszym ciągu będzie wyposażać obecnych i aspirujących kierowników projektów w podstawy niezbędne do skutecznego zarządzania projektami.