Rozmawiają:
Dariusz Korzun [DK] – Business Development Director Altkom Akademia
i Robert Więckowski [RW] – praktyk i trener PRINCE2®

TRANSKRYPCJA

DK: Dzień dobry, witam na spotkaniu poświęconym PRINCE2 ® Dzisiaj moim gościem jest Robert Więckowski, doświadczony trener i praktyk PRINCE2 ®. Dzień dobry.

RW: Dzień dobry, witaj.

DK: Chciałem Cię, Robercie, zapytać o PRINCE2 ®, czyli księcia metodologii zarządzania (śmiech). Czym właściwie jest PRINCE2 ®?

RW: No, to dobre pytanie – książę zadomowił się już na rynku polskim i wśród polskich biznesmenów i PRINCE2 ® to po prostu takie prowadzenie za rękę przez tego księcia wśród meandrów zarządzania projektami.

DK: A słyszałem o drugim księciu, który się ostatnio pojawił, nazywa się Agile.

RW: Agile, tak, to taki młodszy brat Prince’a. Lubią się i współpracują ze sobą dość często i niektóre metodyki, niektóre sposoby pracy, są dość spójne i się nawzajem uzupełniają.

DK: A mówiono mi ostatnio, że PRINCE2 ® to już nie jest młody książę tylko stary dziadek i już nie powinniśmy w ogóle z nim rozmawiać. Czy masz to samo zdanie czy nie?

RW: Ja myślę, że, tak jak stare wino, PRINCE2 ® też nabiera swojego doświadczenia i w dobry sposób zakotwiczył się na rynku polskim. Nadal nabierając tego doświadczenia pokazuje dobre praktyki, mamy ich już coraz więcej na rynku polskim, przestaje to być tylko taki teoretyczny obraz zarządzania projektami, właśnie dzięki swojemu doświadczeniu, wiekowi, nabrał pewnej stateczności i na wiele aspektów zarządzania projektami patrzy w sposób bardziej dojrzały.

DK: Ok. Myśląc o PRINCE2 ® i zastosowaniu tej metodologii w firmie, powinienem myśleć o jakim obszarze mojej firmy?

RW: Tak naprawdę to jest obszar wszystkich nowych rzeczy, które powstają w tej firmie, pewnych planów, które można ująć w pewną ustrukturyzowaną formę. PRINCE2 ® nie jest może uniwersalny i nie gwarantuje, że unikniemy niepowodzeń, ale na pewno pozwoli nam przeanalizować pewne rzeczy i spojrzeć na pewne rzeczy trochę chłodnym okiem, chociażby dlatego, że wrzuca nas w pewne procesy, pewne procedury; musimy usiąść i zastanowić się nad czymś. Oczywiście są organizacje, które dość ortodoksyjnie podchodzą do Prince’a i robią wszystko po kolei; natomiast są też osoby, które robią projekty po prince’owemu, czyli korzystają z pewnych elementów, które w sposób zdecydowany, znaczny, usprawniają zarządzanie.

DK: Powiedziałeś o tym, że PRINCE2 ® systematyzuje i porządkuje – czy to oznacza, że wszystko musi być robione dokładnie tak jak zapisano, punkt po punkcie?

RW: Żeby osiągnąć określony rezultat – to tak, ale z drugiej strony jedno z pryncypiów Prince’a mówi o dostosowaniu do warunków projektu, czyli nie Prince ma rządzić w organizacji tylko Prince’a dostosowujemy do tej organizacji i warto o tym pamiętać. Prince w swoich podstawach ma funkcjonowanie w dużych projektach, infrastrukturalnych – powstał w Anglii i na początku ludzie z różnych hrabstw kiedy się spotykali i realizowali wspólne projekty, mieli problem z dogadaniem się co do języka. Każdy, tak w każdym urzędzie, w naszych też, każdy urząd tworzy swój własny wewnętrzny język i tak samo dokładnie było tam przy zarządzaniu projektami; jeżeli one były przekrojowe, realizowane w kilku hrabstwach, no to bardzo dużo czasu spędzano na uwspólnianiu języka, po prostu. No i ktoś wpadł na pomysł – dogadajmy się, nazwijmy pewne rzeczy, i tak powstał Prince, nie wchodząc w głębiej w sposoby, i dokładnie tak samo to działa w organizacjach. Realizując projekty przekrojowe, realizując projekty, które zahaczają o kilka firm, ludzi, którzy mają doświadczenie z różnych biznesów; Prince ich systematyzuje, wprowadza wspólne słownictwo i to zdecydowanie usprawnia później proces zarządzania.

DK: Czy według Ciebie jeśli ktoś nie ma zupełnie doświadczenia, firma nie ma w danej chwili żadnej metodologii, powinna zacząć od Prince’a czy od Agile’a?

RW: Najczęściej firmy stosują tak zwane spontaniczne zarządzanie projektami, czyli jak kto coś wie to tak jakoś robi, no i wychodzi nam taka spontaniczna dusza słowiańska, oczywiście ta dusza słowiańska i ten element takiego zaskoczenia też jest dobry, natomiast niesie też pewne ryzyko z tym czym się uda czy się nie uda, więc nie mając nawet doświadczenia w zarządzaniu, sięgając po pewne procesy, których Prince ma siedem, możemy sobie zagwarantować zmniejszenie pewnego ryzyka nieudania tego projektu. Na początku możemy dojść do wniosku, już po pewnej analizie, że po prostu poza naszym spontanem i chęcią realizowania tego projektu, po odpowiedzeniu sobie na pewne punkty w pierwszym procesie Prince’a czyli przed projektem, możemy dojść do wniosku, że to wszystko fajnie wygląda kiedy jest w naszej głowie. A kiedy bierzemy już to konkretnie pod działania, nagle się okazuje, że tego nam brakuje, tego i tego. I zaczęcie od takich procesów – powoli, nie trzeba od razu podchodzić ortodoksyjnie do wszystkich rzeczy – powoduje, że zaczynamy patrzeć na ten biznes, na to co organizujemy, zaczynamy patrzeć w sposób bardziej ustrukturyzowany i, co najważniejsze, realny.

DK: Czyli możemy podjąć decyzję o tym, że to, co chcemy osiągnąć jest nierealne albo nie mamy wystarczających zasobów, tak?

RW: Tak, i będziemy mieli wtedy uzasadnienie dlaczego tego nie robimy. To też jest bardzo ważne.

DK: No dobrze, ale zakładamy, że podjęliśmy decyzję o realizacji projektu. Teraz jak zabezpieczyć się przed problemami? Rozumiem, że może się czasami coś w trakcie projektu popsuć.

RW: No oczywiście, każde działanie niesie znamiona ryzyka i warto spojrzeć na te obszary. Prince ma temat, który się nazywa ryzyko, który pokazuje nam jak podejść do ryzyka, na co powinniśmy zwrócić uwagę. Mówi nam o właścicielu ryzyka, o wykonawcy reakcji na ryzyko – czyli pokazuje nam konkretne rozwiązania, pokazuje nam też sposoby reagowania na to ryzyko, których nie trzeba wymyślać. Po prostu są podane, jest nam łatwiej, jeżeli nie mamy doświadczenia, możemy skorzystać z gotowych wzorców.

DK: Jednak nie daje narzędzi, tak?

RW: Nie daje narzędzi.

DK: Narzędzia możemy mieć własne, możemy to robić w dowolny inny sposób, ale struktura, w której się poruszamy jest wskazana przez Prince’a.

RW: Tak jest, i to jest właśnie ten element dostosowania Prince’a do organizacji. Każda organizacja ma wypracowane swoje sposoby, metody, formy pracy, a Prince nie ingeruje w te elementy. On tylko mówi – popatrz, jest temat „ryzyko”, to ryzyko powinno być tak rozpatrywane, ono może być zagrożeniem dla tego projektu, zrób wszystko żeby je zminimalizować. Nie masz szansy, tak jak wykupując ubezpieczenie, nie mamy żadnej gwarancji, że nie będzie wypadku, ale kiedy je wykupimy, mamy gwarancję tego, że nie poniesiemy skutków tego wypadku. I dokładnie tak jest w Prince. Idąc w temat „ryzyko” nie mamy gwarancji, że wszystko się uda, natomiast na pewno wiemy jak podejść, jak to rozwiązać.

DK: Dokładnie tak. Właściwie każda firma wprowadzająca czy realizująca projekty wewnętrzne, powinna to stosować.

RW: Dokładnie tak, jak zauważyłeś, Darku, to bardzo słuszne zdanie. Należy po to sięgnąć – dla bezpieczeństwa firmy. Bezpieczeństwa firmy, bezpieczeństwa organizacji no i bezpieczeństwa finansowego tej organizacji.

DK: No dobrze, to wcielę się w tej chwili w rolę adwokata diabła – ja jestem agile’owy, ja jestem tym, który pracuje zwinnie, a Ty jesteś prince’owy. Jesteśmy we dwóch, ja mówię „nie, to ma być w Agile’u bo Agile jest najlepszy”, Ty mówisz, że powinien być Prince. Czy znajdziemy gdzieś wspólny świat?

RW: Ależ oczywiście. PRINCE2 ® i Agile  – wiele metodyk, wiele sposobów pracy się przenika, oczywiście Prince jest skoncentrowany na produkcie, Agile bardziej na użyteczności i w tym momencie mamy taką metodę pracy, one są spójne i zazębiają się i pokazują te obszary, które, jeżeli ktoś pracuje w Agile’u, z jakich elementów PRINCE2 ® może skorzystać aby produkt, który proponuje nie był stworzony tylko pod kątem użyteczności, ale też produktu-projektu.

DK: Czyli PRINCE2 ®Agile to są takie wskazówki, które pokażą nam jak można, mając, znając, rozumiejąc Prince’a pracować te zwinnie…

RW: Ależ oczywiście. Zresztą bardzo wielu fachowców w tej chwili sugeruje tego typu podejście, ponieważ jest bardzo dużo zmiennych w biznesie. Zastosowanie Agile’a w Prince czy współgranie tych dwóch metodyk, powoduje, że koncentrujemy się na produkcie, a jednocześnie łatwiej nam jest się dostosować do zmiennych warunków otoczenia, które są dookoła.

DK: Ja się bardzo cieszę – wytłumaczyłeś prostymi słowami sens współistnienia tych dwóch elementów, a spotykam się bardzo często z dwiema stronami barykady – jedna mówi „to ma być właśnie Prince!”, a druga „nie, to ma być Agile!”. A tak naprawdę jedno i drugie ma, rozumiem, sens istnienia.

RW: Zdecydowanie, zdecydowanie.

DK: Czyli, jeśli mielibyśmy w tej chwili wystartować i poznać Prince’a, rozumiem, że robimy to jako szkolenie.

RW: Zdecydowanie – warto zacząć od szkolenia, wiele osób zaczyna tylko od samego podręcznika, natomiast to nie jest to. Podręcznik to sucha informacja akademicka, która tylko buduje wiedzę, natomiast nasi trenerzy w Altkomie są trenerami, którzy są praktykami w tym co robią, mają wiele lat doświadczenia, bazują na konkretnych przykładach, mają też kontakt z uczestnikami, których szkolą, którzy też podrzucają im ciekawe pomysły ze swojego życia, więc jest to taki zbiór dobrych praktyk, skupionych w jednej osobie i warto tych trenerów na szkoleniach wykorzystać, dopytywać, wszyscy chętnie dzielimy się swoimi doświadczeniami…

DK: Ile dni musimy przeznaczyć na takie podstawowe poznanie Prince’a?

RW: Ja myślę, że do trzech dni, to jest taki fajny motyw. Materiałów jest sporo, rzeczywiście, trzeba poświęcić wieczory.

DK: Dla osób, które, poza samym wprowadzeniem i zastosowaniem Prince’a w firmie będą chciały coś więcej, czyli bardziej praktycznie kontrolować to co dzieje się w projektach – czy jest dla nich dodatkowe szkolenie?

RW: Ależ oczywiście – sam Prince w organizacjach często jest realizowany nie jako jeden projekt, tych projektów jest więcej. Jest to zarządzanie portfolio, zarządzanie projektami w organizacji, zarządzanie wartościami. No i oczywiście to o czym wspominaliśmy na początku, czyli zarządzanie ryzykiem w samej organizacji, nie tylko tym, które się wiąże z samym projektem, ale w ogóle z organizacją. I to są takie tematy, które są uzupełnieniem, są elementem rozwijającym…

DK: To znaczy, że mamy też oddzielne spotkania szkoleniowe z egzaminami, które dotyczą np. ryzyka, tak?

RW: Tak jest, zarządzania ryzykiem, zarządzania wartościami, zarządzania portfolio, zarządzania projektami, zarządzania biurem projektów.

DK: Czyli na początek w każdej firmie, w której chcielibyśmy wprowadzić zarządzanie projektami powinniśmy poznać PRINCE2 ®, ewentualnie jeszcze Agile’a żeby w odpowiednim miejscu zastosować odpowiednie rzeczy; za to dla tych osób, które będą na wyższym poziomie wprowadzały kontrolę tych projektów, to jest już zarządzanie ryzykiem, zarządzanie portfolio, zarządzanie programami i budujemy biuro projektów; jedno, dwu, trzy, pięcioosobowe, które to kontroluje, a gdzieś niżej realizują projekty ludzie.

RW: Tak, dokładnie tak jest.

DK: Super, jestem przekonany do Prince’a (śmiech).

RW: Dziękuję, ja nadal lubię Agile’a.

DK: No tak, ale te dwie rzeczy mogą ze sobą współistnieć i to jest bardzo dobre podsumowanie tego spotkania. Poznaj jedno i drugie i zastosuj to jako miks, który da Ci znacznie lepszy efekt końcowy niż pojedyncza metodyka.

RW: Zdecydowanie. Dokładnie tak jest – połączenie tych dwóch metodyk, spojrzenie na projekty nie jako na wydarzenie emocjonalne, tylko ustrukturyzowane powoduje, że szansa osiągnięcia pozytywnego rezultatu w tym projekcie, sukcesu projektu, jest dużo, dużo większa.

DK: Dziękuję Ci bardzo za spotkanie.

RW: Bardzo dziękuję, miło było tu gościć u Ciebie.

DK: (śmiech) Dziękuję, do zobaczenia kolejnym razem, do usłyszenia.

RW: Do zobaczenia.