W poprzednim artykule naszkicowałem ogólny zarys sytuacji związanej z pracą zdalną i tym jak można podołać nowemu wyzwaniu. W dzisiejszym tekście skupię się na kwestiach zdrowej i skutecznej komunikacji między przełożonym a zespołem. Zapraszam do lektury!
Udostępnij!
W trakcie telekonferencji zespół chce usłyszeć spokojnego i merytorycznego przełożonego, który nawet jeśli nie wszystko ma jeszcze w pełni przemyślane, zbiera informacje, zadaje pytania, przyjmuje wnioski i na ich bazie podejmuje decyzje. Zespół chce usłyszeć opanowany i rzeczowy ton głosu.
Oto przykładowy przebieg tele – lub wideokonferencji prowadzonej przez szefa:
- Potwierdź prawo do niepewności i i niepokoju. Dobre sformułowania to np: „Ta sytuacja może wywoływać stres”, „Trochę mamy teraz zamieszania, ale poradzimy sobie”, „Są pewne turbulencje, ale zaraz się ogarniemy…” itp. Te pozornie niezbyt konkretne słowa pełnią bardzo ważną funkcję psychologiczną. Ludzie widzą, że nie są sami ze swoim niepokojem, czują się zrozumiani i doceniają, że ich stres jest zauważany. Paradoksalnie to samo w sobie poprawia komfort emocjonalny. Oczywiście etap potwierdzania nie powinien trwać zbyt długo; po takim wstępie przechodzimy do kroku drugiego.
- Omów zadania do wykonania, zasady organizacji, rozdzielenie zadań itd – a więc wszystko co jest głównym przekazem informacyjnym. Pamiętaj – zespół chce zobaczyć i usłyszeć, „że leci z nami pilot”.
- Zapytaj członków zespołu czego od Ciebie oczekują i co jest im potrzebne: jakie narzędzia, forma kontaktu itd.
- Zadawaj pytania jak np. widzą rozwiązania konkretnych problemów, ale pamiętaj, że na koniec to Ty podejmujesz decyzje. Jeśli musisz odłożyć je w czasie, to tylko z jasno określonym terminem finalizacji.
- Podkreślaj w rozmowach wartość wzajemnego zespołowego wsparcia. Nie musisz robić tego wprost, ale np. poprzez częste używanie zaimka „my”, czy fraz takich jak: „Poukładamy to razem szybko krok po kroku”, „Zmobilizujmy się wszyscy i ustalmy nowe zasady”… itd. Słowa „razem”, „wspólnie”, „jako zespół” w sposób podświadomy wspierają komfort emocjonalny, ponieważ ludzie zawsze czują się silniejsi w grupie. Wspieraj też wszystkie pozytywne interakcje zespołowe (np. gdy ktoś oferuje innej osobie pomoc w jakiejkolwiek formie)
- Ustal lub przypomnij termin następnego spotkania. Zespół musi mieć poczucie ciągłości komunikacji i kontaktu.
Uwaga: Jeśli czytasz te rady z pewnym niedowierzaniem i wydają Ci się lekką przesadą, zapewniam Cię, że twarde fakty na temat świata to jedna sprawa, a tak zwane „fakty psychologiczne” i indywidualny odbiór rzeczywistości to zupełnie co innego. Obecna sytuacja oraz towarzyszące jej przekazy medialne u wielu osób mogą uruchamiać reakcje stresowe z lękowymi włącznie.
Na zakończenie przychodzi mi do głowy autentyczna relacja jednego z moich klientów, który był członkiem zespołu pracującego w bardzo niekomfortowej i stresującej sytuacji:
„Firma była w procesie dużej i fatalnie komunikowanej zmiany. Mieli zwalniać ludzi, nikt nie wiedział , kto, gdzie i jak. Nasz szef stworzył wtedy coś w rodzaju bańki ochronnej dla naszego zespołu. Gdy wracał ze spotkań dzielił się informacjami uczciwie, ale selektywnie. Zawsze zachowywał się spokojnie i koncentrował uwagę ludzi na bieżących zadaniach. Kiedy na spotkaniach ktoś narzekał albo się wściekał, szef mówił, że to rozumie, ale lepiej skupić się na tym co jest do zrobienia i na co mamy wpływ. Mówił, że mamy się trzymać razem i pilnować wykonania roboty najlepiej jak się da. Pamiętam, że bardzo mi to pomagało, dlatego teraz, kiedy sam jestem szefem, traktuję jego postawę jako model do naśladowania”.
Pamiętaj: pewne ważne w relacjach międzyludzkich jakości miękkie są trudne do przekazania mailowo,nie przełączaj się więc całkowicie na ten rodzaj komunikacji. Telefon, Skype / Microsoft Teams i tym podobne narzędzia pomogą trochę zapełnić lukę po interakcjach podczas kawy czy przerwy na lunch w pokoju socjalnym.
