Nowa rzeczywistość pracy zespołowej

Home office, czyli praca z domu to coraz częściej nowa norma – trzeba przy tym pamiętać, że permanentna praca zdalna całego zespołu to zupełnie inna bajka niż okazjonalne home office, kiedy czasami kogoś po prostu nie ma w biurze. Tym razem przenosimy do przestrzeni wirtualno-telefonicznej działalność całej grupy. Potrzebujemy zatem nowych, budujących porządek i pomagających w zaadaptowaniu się do zmienionych warunków, ram i „rytuałów” pracy zespołowej.

Na co powinien zwrócić uwagę menedżer, który chce zminimalizować negatywne skutki takiej sytuacji dla produktywności zarówno każdego z członków, jak i całego zespołu? Z dalszej części artykułu dowiesz się co jest kluczowe dla zachowania efektywności w tym trudnym czasie.

Dwa słowa o strategii, czyli zaczynaj z wizją końca

Nowa sytuacja napawa nas niepewnością i wzbudza wiele wątpliwości, stymulując nasze emocje, przyśpieszając bicie serca i…. skłaniając do podejmowania mniej przemyślanych decyzji. Zanim rzucimy się na pierwszy pomysł z brzegu, warto się chwilę zastanowić – co tak naprawdę jest istotne dla efektywności pracy?

• Po pierwsze – atmosfera w zespole i jego produktywność. Oba te obszary szczegółowo opisuje model Patricka Lencioniego. Urządzając nowe warunki pracy swojego zespołu, zastanów się czy w należytym stopniu dbasz o te kwestie.
• Po drugie – cztery podstawowe funkcje procesu zarządzania: planowanie i podejmowanie decyzji, organizowanie, przewodzenie i kontrolowanie (R. Griffin., 2001, s. 9-11; J.A.F. Stoner i in., 2001, s. 20). W trudnych sytuacjach możesz i powinienesz szukać rozwiązań na dwóch poziomach: systemów i ludzi. Pierwszy z nich dotyczy uregulowania realizacji codziennych zadań zespołu za pomocą umów i wypracowanych procedur; poziom ludzi wiąże się natomiast z koniecznością zrozumienia, zaopiekowania i zajęcia się emocjami oraz potrzebami w zespole. Rozwiązywanie problemów odbywa się tu za pomocą informacji zwrotnej czy indywidualnych ustaleń z pracownikami.

Jeśli chcemy sprawnie poradzić sobie z trudną sytuacją, powinniśmy poszukiwać zarówno rozwiązań systemowych (ustalenia, umowy, narzędzia i sposoby pracy) jak i tych, które odpowiadają na indywidualne potrzeby członków zespołu.

Pierwszy tydzień pracy zdalnej – kontrola zniszczeń czy pierwsze koty za płoty?

Kiedy nasza rzeczywistość zmienia się z dnia na dzień, rolą menedżera jest sprawne działanie w poszukiwaniu rozwiązań, które pomogą zespołowi odnaleźć się w trudnej sytuacji. W pierwszych krokach warto pomyśleć o trzech zagadnieniach: sposobie komunikacji i przepływie informacji, organizacji pracy w nowych realiach i radzeniu sobie z pojawiającymi się emocjami.

Jak zadbać o komfort emocjonalny w trudnej sytuacji?

Bez emocji nie ma motywacji – ale co zrobić, gdy nasze uczucia znajdują się w zupełnie innym miejscu, niż zadania i projekty, które mamy zrealizować jako zespół? Wiele osób może się niepokoić trwającą sytuacją, i doświadczać dużego stresu nie okazując go na zewnątrz; czasami te przeżycia mogą nawet nie być w pełni uświadomione. Ludzie, których porządek życia i pracy został zaburzony często stają się zdekoncentrowani, zdemotywowani i mniej efektywni. Co zatem należy zrobić? Zadbaj o siebie: tak szybko jak się da ustal nowy porządek w domu oraz zasady komunikacji z szefem lub zespołem (jeśli sam zajmujesz stanowisko kierownicze) . Nie wahaj się powiedzieć przełożonemu czego od niego oczekujesz – jakich narzędzi pracy, konkretnych sposobów komunikacji, organizacji itd. Na szczęście człowiek jest istotą o wysokich zdolnościach adaptacyjnych i w ciągu kilku dni sytuacja powinna się unormować.

Jak zadbać o efektywną realizację zadań?

Wielu menedżerów postrzega obecną sytuację jako ogromne zagrożenie dla codziennej produktywności pracowników, efektywności zespołu i – co za tym idzie – dla realizacji celów. Wciąż w jakimś stopniu pokutuje przekonanie, że ludzie są raczej leniwi i nie bardzo będzie im się chciało pracować. W dodatku, skoro nie ma ich w biurze, nie będzie tego nawet widać! Niezależnie od poziomu „leniuszkowości”, istnieją sposoby i narzędzia pomagające zadbać o właściwy poziom produktywności.

W sytuacji nagłej zmiany i niepewnego kontekstu pracy powinniśmy zadbać przede wszystkim o sprawne „lądowanie” w nowej sytuacji, czyli o komfort codziennego funkcjonowania oraz o sprawną realizację zadań. Nie ma co ukrywać – na początku powinniśmy spodziewać się spadku produktywności i zaangażowania oraz utrudnienia realizacji założonych celów. Na szczęście jednak, pierwsza czkawka rzadko przekłada się na długotrwały spadek produktywności pracy zespołowej; musimy tylko sprawnie zadziałać w trzech obszarach:

Sposób komunikacji i przepływu informacji – W pierwszym kroku ustal z pracownikami w jaki sposób będziecie się teraz ze sobą kontaktować. Wspólnie podejmijcie decyzję z jakich narzędzi chcecie skorzystać przy poszukiwaniu (Czy mamy do siebie pisać i dzwonić z każdym tematem?) oraz przekazywaniu informacji (Jak informować o problemach lub o realizacji zadania?).

Sposób organizacji pracy – Następna kwestia to zorganizowanie całego dnia pracy zespołu. Skoro nie mamy siebie wzajemnie pod ręką, warto określić przedziały godzinowe, w których jesteśmy dostępni i możemy się ze spokojnym sumieniem „ścigać” o wykonanie różnych zadań. Przy „home office” pracownikom dość często zdarza się miewać pewne opory: „Czy o 16:15 mogę jeszcze do niego zadzwonić w kwestiach zawodowych?”. Ustalenie konkretnych ram czasowych pomoże uniknąć takich problemów.

Poza przedziałami godzinowymi, warto zadbać również o przestrzeń naszej pracy –  miejsce, w którym będziemy mogli być na bieżąco z tym co na nas czeka, czym aktualnie zajmują się inni i co zostało już zakończone. Wspólne miejsce do zarządzania zadaniami pomaga też dyscyplinować się w sytuacji rozprężenia.

ABC radzenia sobie z emocjami – Idziesz do sklepu i widzisz puste półki. Trzy dni z rzędu próbujesz kupić papier toaletowy, który po prostu Ci się skończył. Potrzebujesz tylko jednej „paczki” tego nagle deficytowego towaru. Nie przejdzie Ci przez myśl, że może faktycznie ta sytuacja jeszcze zdąży się znacznie pogorszyć?

Czy tego chcemy czy nie, otaczająca rzeczywistość wpływa na nasz stan emocjonalny, który jest przecież źródłem motywacji do działania. Choć oczywiście w mediach (zwłaszcza społecznościowych) znajdziemy sporo nawoływań do zachowania spokoju, w rozmowach z innymi da się odczuć obawy, strach, czy lęk. Jeśli nie jesteśmy specjalistami, trudno nam stwierdzić na ile sytuacja faktycznie wymaga naszej uwagi i zaangażowania (potrzebnego przecież w codziennej pracy), warto więc skupić swoje menedżerskie działania na radzeniu sobie ze stanem faktycznym. Co to konkretnie oznacza?

Bądź wyczulony na emocje
Być może sam radzisz sobie całkiem nieźle, ale inni mogą nie mieć takich umiejętności. Jak się czułeś, gdy ktoś zwracał Ci uwagę kiedy ktoś z Twoich bliskich był poważnie chory? Jak się czujesz, gdy ktoś wytyka Ci czego powinieneś był się nauczyć, jeśli właśnie stoisz przed salą, w której za 10 minut masz egzamin? Kiedy ludzie mierzą się z negatywnymi emocjami – obawami, strachem, lękiem – dobrze żeby pozytywna informacja zwrotna przeważała nad negatywną.

Pozwól na przerwy i pogaduszki na czacie
Rozmowa na ważne dla nas tematy integruje i tworzy poczucie wspólnoty. Czy tego chcemy czy nie, ludzie będą poświęcać czas na wymianę zdań, opinii, czy plotek o tym co się aktualnie dzieje. Pozwól na to bo (przy założeniu, że nikt nie sieje defetyzmu) daje nam to chwilowe poczucie większej kontroli nad sytuacją.

Jeśli zajdzie taka potrzeba, dyscyplinuj ludzi nie kontrolą i wymogami („Masz przecież deadline do zrobienia!”) tylko skupieniem uwagi na kluczowych zadaniach („Domknijmy tę prezentację dla zarządu, a potem pogadamy jakie zapasy gromadzić: pasztety czy ryby z puszki”).

Humor. Ale czy warto żartować z tak poważnej sytuacji?
Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na tak zadane pytanie. Nie chcę powiedzieć, że koniecznie powinniśmy żartować; wiem jednak, że humor potrafi obniżyć poziom napięcia emocjonalnego, pomaga w nabraniu dystansu do problemów i daje, przynajmniej chwilowe, poczucie ulgi. We własnym zespole zauważyłem również, że dla niektórych osób jest to naturalny sposób radzenia sobie z emocjami w stresujących sytuacjach. Obserwując przepływ informacji pomiędzy ludźmi w mediach społecznościowych łatwo znaleźć sporo memów z humorystycznym podejściem.

Warto zaakcentować, że jako zespół (oraz społeczeństwo w ogóle) mierzymy się z bardzo poważnym wyzwaniem szczególnie w kontekście tego, czym się zajmujemy na co dzień (np. zapewnianiem bezpieczeństwa naszym klientom). Z drugiej strony raczej nikomu włos z głowy nie spadnie, jeśli w luźnej rozmowie zażartujemy, że to wszystko nie jest okazją do przedłużonych KoronaFerii :).