Szkolenia Altkom AkademiaAltkom Akademia - Zobaczyć więcej

Webinaria: Biurowe narzedzia informatyczne | Praca grupowa i praca w office365

Teams – narzędzie komunikacji i pracy zdalnej w firmie

KONSPEKT (SKRÓCONA TRANSKRYPCJA)

 

Witam serdecznie Państwa na naszym spotkaniu na temat zastosowania Teamsów. Nazywam się Krzysztof Rutkowski. Na początku trochę teorii – co to są Teamsy i do czego można ich wykorzystać, a później przedstawię Państwu to narzędzie w bardziej praktyczny sposób.

 

Wprowadzenie.

Czym są Teamsy? Możemy z nich korzystać w trzech różnych obszarach pracy – jako narzędzia do komunikacji, narzędzia do przechowywania i udostępniania plików i do pracy z plikami, łączy w sobie także wszystko w jednym. Jak sama nazwa wskazuje, w Teamsach pracuje się zespołami; zespołem może być dowolny obszar tematyczny, za chwileczkę sobie o tym porozmawiamy.

 

Praca z plikami – generalnie pracując w chmurze, mamy możliwość przechowywania plików i dostępu do nich z tak naprawdę każdego punktu na świecie. Być może do tej pory używali Państwo One Drive’a – Teamsy dają nam możliwość pracy z tymi plikami. Możemy edytować zdalnie pliki, przeglądać historię ich zmian, wszystko jest wtedy w jednym miejscu.

 

Zespoły i kanały.

Dochodzimy do etapu czym są zespoły – zespół to wydzielona grupa osób zajmujących się pewnym zagadnieniem. Wygląda to tak, że jeśli mamy jakiś temat, jakieś wydarzenie w firmie i potrzebujemy do tego zaangażować kilka osób żeby przygotowały dokumentację, czy omówiły szczegóły, to aż korci żeby zbudować zespół w Teamsach, który będzie się takim wydarzeniem zajmował.

 

Może to też być ciągły, nieprzerwany proces w firmie, teoria, praktyka; bardzo często pracują Państwo w wydzielonych zespołach związanych z konkretnymi dokumentami. Może to być jednorazowe wydarzenie – spotykałem się z rzeczami kiedy w firmie pojawiało się coś nowego, np. wdrożenie albo kampania marketingowa i powoływano zespół.  Może to być inny proces biznesowy.

 

Zaletą Teamsów jest to, że są bardzo mobilne i dobre do różnych zastosowań. Zespół w Teamsach może być także miejscem, w którym łączymy kilku, kilkunastu pracowników z różnych działów, może też służyć do analizy informacji. Teams sam w sobie nie ma narzędzi analitycznych, chyba, że taki uznamy Excela; jeśli potrzebujemy dodatkowych narzędzi analitycznych, jak np. Power BI Online, to może on czerpać z plików zespołu w Teamsach.

 

Zespół może określić dokładną strategię swojej pracy, wydzielić i określić obszar pracy nad swoimi dokumentami i informacjami; według mnie najważniejszą i najbardziej funkcjonalną rzeczą jest zmniejszenie liczby maili wysyłanych między współpracownikami. Na pewno nie raz spotkali się Państwo z sytuacją, że mamy przepełnione skrzynki pocztowe, maile z załącznikami fruwają w każdą możliwą stronę i w każdej możliwej wersji. W Teamsach nie jest to potrzebne; udostępniamy plik, jest on dostępny dla wszystkich.

 

Każdy z zespołów może być podzielony na tak zwane kanały. Kanał = temat. Zespół zajmuje się na przykład wdrożeniem, takie wdrożenie może być podzielone na obszary tematyczne, zespół zajmuje się wprowadzeniem nowego produktu na rynek – także mamy możliwość wydzielenia konkretnych tematów, którymi będziemy się zajmowali w zespole. Budując kanał, mamy na myśli konkretny temat, który jest wyciągnięty, opisany i wyszczegółowiony w pracy zespolowej.

 

Zaletą tego rozwiązania jest logiczny podział i zachowany porządek. Mamy możliwość omówienia wszystkich szczegółów i ustalenia konkretnych informacji w konkretnym kanale. Mamy także możliwość rozbudowywania kanałów o konkretne, dodatkowe aplikacje, które są dostępne w chmurze microsoftowej.

 

 

Komunikacja.

Teraz komunikacja – MS Teams przejmuje funkcjonalność Skype for Business, która zostanie usunięta. Jeśli Państwa chmura jest starsza niż mniej więcej rok, mogą jeszcze Państwo korzystać ze Skype for Business, jeśli jest nowa – Microsoft systematycznie wyłącza tę funkcjonalność, która przechodzi w Teamsy.

 

Jest to komunikacja na poziomie indywidualnym i grupowym, mogą to być wideo i audiokonferencje. Komunikacja może się też odbywać na poziomie kanału i pliku. Jeśli zespół zajmuje się konkretnym tematem, to warto ustalić co jest w nim potrzebne i co ma się znaleźć w konkretnym pliku; jak wiadomo, ustalenia telefoniczne często się rozmywają, a tutaj mamy możliwość zobaczenia jak się umówiliśmy.

 

Każda komunikacja, czy indywidualna, czy grupowa, , czy w kanału, czy na pliku, czy w wideokonferencji jest teraz przechowywana na Teamsach i można do niej w każdej chwili wrócić. Można łatwo zmieniać czat z wideo na audiorozmowę, jeśli prowadzę z kimś dyskusję na czacie, nie możemy się dogadać – jednym prostym kliknięciem wyszczególniamy to o co nam chodzi.

 

Tak jak wspomniałem wcześniej, zaletą jest to, że jest zapisywana jest historia rozmowy czatowej. Zaletą komunikacji jest też możliwość rejestracji konferencji, które oczywiście można potem dalej udostępniać.  Jeśli chodzi o teorię to tyle – chciałbym teraz Państwu pokazać jak to wszystko wygląda.

 

Jak dostać się do Teamsów? Czat, kalendarz, spotkania.

Zaczniemy od tego jak do Teamsów możemy się dostać. Po pierwsze, może to być dostęp przez przeglądarkę – preferowane to Edge i Chrome, tylko te dwie dają możliwość skorzystania z wideokonferencji, w innych przeglądarkach można wyłącznie pracować z plikami albo pisać na czacie. Jeżeli nie chcą Państwo korzystać z przeglądarki, mamy możliwość ściągnięcia i zainstalowania tak zwanej aplikacji lokalnej.Trzecim sposobem jest aplikacja mobilna.

 

Ja w tym momencie pokazuję Państwu aplikację lokalną. Teamsy to dość proste narzędzie, wymaga natomiast zwrócenia uwagi na miejsce, w którym się znajdujemy  i opisy, ale jest to do łatwego ogarnięcia. Z lewej strony mamy pasek zadań – są tam aktywność, czaty, rozmowy, kalendarz, pliki. Zacznę od plików. Mam stąd dostęp do One Drive’a – widać, które pliki są przeze mnie w tym momencie przechowywane w chmurze. Pliki w Teamsach to są pliki, które dotyczą moich zespołów, do których przynależę i do których mam dostęp. Ostatnie to pliki na których ostatnio pracowałem żeby się nic nie zagubiło.

 

Co do czatów, jest to dość proste narzędzie – mogę tutaj dodawać i budować kontakty. Wybieram teraz jakiś kontakt z mojej firmy, dodaję konto, mam je w swoich kontaktach, mogę sobie potworzyć grupy. Mechanizm wysyłania informacji na czacie jest dość prosty; wszystko jest przechowywane w historii. Kalendarz to kalendarz outlookowy; wszystkie wydarzenia i wpisy w kalendarzu outlookowym są widoczne też w Teamsach.

 

Można zakładać spotkania, z dokładnym zaplanowaniem, tytułem, spotkaniem, kanałem, lokalizacją i innymi potrzebnymi informacjami. Takie spotkanie w trybie wideokonferencji może się odbyć po prostu przez Teamsy. Jest to dość proste narzędzie – przypomnę co pokazywałem na jednym z pierwszych slajdów, jest to narzędzie prawie „wszystko w jednym”.Mam dostęp do plików, czatu, kalendarza, nie mam tylko dostępu do maili.

 

Tworzenie zespołu.

Nas najbardziej interesuje zespół. Trochę teorii informatyczno-administracyjnej – mogę utworzyć zespół, chyba, że na poziomie administracyjnym zostało to zablokowane dla użytkowników. Jeżeli nie mam zablokowanej tej możliwości, tworzę sobie zespół – oczywiście wiedząc czym się będzie zajmował.

 

Ja tu od podstaw utworzę zespół prywatny i nadam  mu nazwę. Nazwa powinna mieć ręce i nogi; jeśli np. zespół ma się zajmować wdrożeniem nowego oprogramowania, nazywamy go „wdrożenie oprogramowania” i tak dalej.  Dlaczego? Jeśli należę do kilku zespołów, nazwa ma mi od razu powiedzieć po co i do jakiego mam w danym momencie wejść. Tworzę zespół, chwilkę poczekam.

 

Będę używał słowa „members”, czyli „współpracownicy”. Mogę ich już dodawać do zespołu. Mam już przygotowany zespół, którego jestem właścicielem, którym mogę zarządzać. Każdy zespół składa się z kanałów – na dzień dobry mamy kanał ogólny, w każdym momencie mogę sobie zrobić kolejny kanał.

 

Trochę o kanałach.

Przypomnę to co mówiłem na samym początku – kanał to temat. Na dzień dobry każdy zespół ma kanał ogólny pod tytułem „co robimy w tym zespole”. Nie służy on do przechowywania wszystkich plików związanych z pracą zespołu bo się zrobi bałagan, a nie o to nam chodzi. Tematy zespołów mają być ładnie wyciągnięte i widoczne dla wszystkich innych. Bardzo fajna opcja – kanał może być dostępny dla wszystkich w zespole (jako kanał standardowy), może też być prywatny dla określonych osób.

 

W tym momencie chcę zrobić kanał standardowy. Proszę bardzo, jest kanał tematyczny w moim zespole. Ile ich mogę zrobić? Ile potrzebuję. Utworzę też kanał prywatny. Oczywiście do tego kanału mogę też dopraszać ludzi. W kanale prywatnym jest kłódeczka, której nie ma w kanale publicznym. Kanał ogólny, który jest utworzony na dzień dobry to kanał publiczny.

 

Na górze mamy tak zwane paski zakładek, które umożliwiają mi pracę z tym konkretnym kanałem. Jeżeli jestem na kanale ogólnym, pokazuje mi on wszystkie czynności wykonywane w zespole – stąd informacja o utworzeniu kanału zamówień.

 

Na zakładce „ogłoszenia” znajdują się wszystkie informacje – są dostępne dla wszystkich osób, które wejdą w to miejsce. To według mnie cenne kiedy zaproszone osoby szybko dowiadują się jaka jest koncepcja wykorzystania danego zespołu. Zakładka „pliki” służy do przechowywania plików związanych z kanałem tematycznym tego zespołu. Co mogę zrobić?

 

Praca z plikami.

Mogę w różne sposoby przekazać plik, np. teraz przekazuję ze swojego pulpitu. Pliki w ten sposób przekazane do kanału są automatycznie dostępne dla wszystkich osób, które zaprosiłem do tego zespołu jako jego właściciel. Jak pracować z tymi plikami? Mogę go otworzyć albo online albo w aplikacji lokalnej albo w Teamsach – najlepiej pracować właśnie w Teamsach. Można wtedy rozmawiać na czacie z kimś kto też pracuje w tym pliku o tym co się ma w nim znaleźć.

 

Wszystkie czynności, tematy i rozmowy, które tu pokazuję będą dostępne w historii komunikacji dotyczącej tego pliku – można się potem na to powoływać. Końcem pracy z tym dokumentem jest po prostu jego zamknięcie. Znajduje się w chmurze i wszystkie zmiany są w nim przechowywane, nie muszę się martwić o jego zabezpieczenie, to wszystko jest robione automatycznie.

 

Oczywiście nie muszę wrzucać istniejącego pliku, który mam gdzieś w komputerze czy na chmurze; mogę tu zrobić plik od podstaw, łącznie z folderem. Folder jest po to żeby w danym zakresie, kanale tematycznym pliki były ładnie pogrupowane. Mogę utworzyć kolejny folder – to jest bardzo prosty mechanizm tworzenia struktury folderu i pliku w konkretnym kanale gdzie kanał mówi do czego to służy.

 

Co dalej? Dany plik mogę sobie oczywiście pobrać. W każdym kanale można wrzucić różne albo te same pliki. Wszystkie są przechowywane w SharePoincie – do tej witryny mają dostęp wszystkie zaproszone osoby. Jak wykorzystać SharePointa? Pokażę to na przykładzie konkretnego pliku. Otworzę sobie dokument „cennik” i zmodyfikuję sobie cenę jakiegoś produktu. Plik na którym pracuję jest traktowany jako plik w wersji online’owej i jest w trybie autozapisu.

 

Wraz z zapisem, ten plik zapisał sobie historię zmian. Na pasku, który jest na samej górze, można otwierać wszystkie pliki. Mam SharePointa, w którym moje Teamsy przechowują wszystkie pliki, jest historia wersji i okienko z informacją jaka jest aktualna wersja, kiedy się pojawiła i kto ją utworzył. Wszystkie wykonane zmiany zostają w chmurze i można sprawdzić poprzednie wersje, łącznie z godzinami z konkretnych dni.

 

Otworzył mi się plik w wersji historycznej gdzie jest stara cena; mogę szybko, łatwo i bezboleśnie dobrać się do tego co było kiedyś i wyciągnąć taką informację. Jest to w każdym momencie dostępne nie tylko dla mnie, ale też dla innych współpracowników, z którymi pracuję w konkretnym kanale. Nie muszę tego za nich robić, wystarczy powiedzieć gdzie to mają. Mam nadzieję, że to w miarę proste.

 

Dodawanie osób i rozszerzanie o nowe funkcjonalności.

Chciałbym zrobić z Państwem jeszcze jedną rzecz. To jest na razie tylko kanał, w którym ja jestem; chciałbym tam zaprosić jeszcze inne osoby. Tak jak tutaj robiłem kanał, teraz skorzystam z opcji „dodaj członka”. Mogę też zmienić przyporzadkowanie na właściciela. Zaproszone osoby dostają maila i automatycznie ich Teams pokazuje przynależność do zespołu.

 

Jak to wygląda na koncie innej osoby? Ta osoba dostała powiadomienie, że została dodana do jakiegoś zespołu, z automatu w zespołach pojawia się lista zespołów i ten do którego ta osoba została zaproszona. Ma dostęp do komunikacji kanału i całej historii. Ma dostęp do wszystkich plików danego kanału. Oczywiście jeśli ta osoba kliknie, to nie zobaczy historycznego pliku tylko aktualny. Teraz dwie osoby pracują na tym samym dokumencie.

 

I teraz tak – będę na razie zmieniał informacje przez drugą osobę. Widzą Państwo znacznik pokazujący w której komórce jest ta druga osoba. Kiedy wpisze jakąś wartość i zatwierdzi ją enterem, zmieni się też historia wersji. Zawsze będzie można zobaczyć jak to było wcześniej, a jak jest teraz. Jeżeli potrzebujemy odbyć konwersację z drugą osobą, jest obok czat; komunikacja jest możliwa podczas edytowania pliku.

 

Zamknę teraz ten plik i jeszcze tylko jedna rzecz, tak w ramach przypomnienia; w ogłoszeniach na moim kanale jest wszystko o czym rozmawialiśmy w tym konkretnym pliku. Jest do niego przypisana historia komunikacji na jego temat, niczego nie trzeba wyszukiwać.

 

Chciałbym jeszcze zrobić jedną prostą rzecz – wspomniałem wcześniej w prezentacji, że kanały mogą być rozbudowywane. W zakładce wiki możemy opisać co w tym kanale robimy. Mamy tam też plusika, który może być wykorzystany do tego żeby zwiększyć funkcjonalność kanału, dodać do niego konkretną aplikację, np. OneNote do tworzenia notatek albo Plannera, służącego do zarządzania zadaniami.

 

W ten sposób rozbudowuję sobie ten konkretny kanał.  Jeśli mam kanał, w którym mam wiele plików, mogę powiedzieć swoim współpracownikom, że dany dokument jest priorytetowy. Zaznaczam ten dokument i przypinam go jako kartę – wszystkie osoby wchodzące na ten kanał dostaną wtedy taką informację.  Taką informację mogę też zostawić na innych kanałach i oznaczyć tam osobę za pomocą symbolu małpy.

 

Osoba o której wspomniałem dostanie powiadomienie i będą wiedziały co mają zrobić.  Teamsy są prostym narzędziem – serdecznie zapraszam na szkolenie gdzie będziemy dokładniej, bardziej szczegółowo i głębiej je poznawali. Ja bardzo dziękuję, ale skorzystam z okazji i spróbuję jeszcze odpowiedzieć na kilka pytań.

 

Pytania.

„Czy aplikacja Teams jest darmowa?” Tak, jest możliwość założenia darmowego konta w usługach microsoftowych i korzystania częściowo, przez pewien okres czasu, z darmowych Teamsów.

 

„Jak robić wideokonferencje?” Na przykład tak – mam czat, mam przycisk „rozmowa video” i w tym momencie dzwonię. Drugi tryb wideokonferencji – mam kalendarz, mam nowe spotkanie, mam „zaplanuj spotkanie’, tytuł, mogę użyć jakiejś treści i zapisać lokalizację, mogę w tym momencie dodać uczestników. Osoba, którą zaproszę dostanie linka z dostępem. Dostęp do wideokonferencji może być z narzędzia lokalnego lub mobilnego, przeglądarki Chrome i przeglądarki Edge; inne przeglądarki nie obsługują trybu wideokonferencji. Po kliknięciu w link wchodzi się do trybu wideokonferencji. W tym trybie można udostępniać zasoby, ekran, okna, aplikacje i rejestrować – jest to dość proste.

 

Padło pytanie, czy można zahasłować plik żeby tylko konkretna osoba miała do niego dostęp. Można to zrobić indywidualnie na pliku, ale trzeba wtedy sięgnąć głębiej do SharePointa, ale można też przygotować zespół i zrobić w nim kanał prywatny. I uwaga, jeśli do takiego kanału prywatnego, do którego mam dostęp jako właściciel i konkretna osoba, to tylko my zobaczymy umieszczony w nim plik. Na poziomie Sharepointa można to dokładniej zparametryzować, zaznaczyć np., że plik jest tylko do odczytu albo dla wybranych osób i to już pokazujemy na szkoleniu.

 

„Jak włączyć czy wyłączyć powiadomienia o wiadomościach?” – w prawym górnym rogu mają Państwo okienko z loginem, tutaj mamy możliwość ustawienia komunikacji, a dokładnie powiadomień i tu wystarczy poklikać, przeklikać, domyślnie wszystko jest w jakiś sposób śledzone, czyli dostaję informacje o powiadomieniach, wzmianki osobiste, wzmianki o kanale. Czyli jeśli chodzi o modyfikację powiadomień, to w tym miejscu, na poziomie konta, możemy to ustawić.

 

„Jak zablokować nagrywanie?” – na poziomie Teamsów możemy się umówić, że nie da się zablokować na poziomie użytkownika, może to być zablokowane administracyjnie, ale jeśli rozpoczynam tryb wideokonferencji i włączę rejestrowanie to wszystkie biorące w niej osoby widzą informację, że jest to nagrywane.

 

„Jak dodać osobę do zespołu?” – powtórzę jeszcze raz, w nazwie zespołu trzy kropeczki, dodaj członka i wybieram osobę. Proszę Państwa, bardzo dziękuję, przepraszam, że nie odpowiedziałem na pozostałe pytania, ale jest ich tak dużo, serdecznie zapraszam na szkolenie, do zobaczenia. Dziękuję za udział, zdrowia wszystkim życzę. Do widzenia.

Krzysztof Rutkowski

Trener Altkom Akademii od 2001 r., prowadzi szkolenia z pakietu Office i aplikacji chmury Microsoft.

ZGARNIJ
KARTĘ ABONAMENTOWĄ
NETFLIX LUB STORYTEL

Sprawdź