Język VBA. Czym jest i do czego może się przydać?

Sukces Office’a jest oszałamiający, a jego elementarna znajomość stała się chlebem powszednim dla milionów użytkowników na całym świecie. Jeśli jednak pogrzebać nieco głębiej, może się okazać, że ten popularny produkt Microsoftu posiada kilka intrygujących narzędzi, które bezsprzecznie zasługują na naszą uwagę. Jedną z nich jest VBA, czyli Visual Basic for Applications – zaimplementowany w aplikacjach MS Office język programowania, który umożliwia automatyzację pracy z dokumentami. Dlaczego warto poznać to narzędzie i do czego może się nam ono przydać? Dowiecie się tego z dalszej części tekstu.

Jak to działa?

VBA opiera się na języku Visual Basic i w pewnym sensie stanowi jego uproszczoną wersję; nie można w nim tworzyć samodzielnych aplikacji desktopowych z rozszerzeniem .exe, jest za to zaszyty w plikach obsługiwanych przez aplikacje takie jak Word, Excel, czy Power Point. Programy wchodzące w skład pakietu Office działają więc tu zatem jako środowisko uruchomieniowe. Tak jak już powiedzieliśmy, główne zastosowanie VBA to automatyzacja działań dzięki czemu można zaoszczędzić wiele czasu i uwolnić się od obowiązku wykonywania monotonnych, powtarzalnych czynności przy wprowadzaniu danych, formatowaniu tekstów, rysowaniu schematów, czy tworzeniu wykresów i tabeli. Służą do tego makropolecenia – fragmenty kodu zapisane w VBA. Kiedy każda wykonywana na dokumencie czynność zostanie nazwana i opisana, algorytm może przedstawić właściwy schemat i uruchomić pożądane działania.

Pisząc makropolecenie, należy zamieścić w nim odpowiednie instrukcje, które następnie zostaną wykonane za pomocą jednego kliknięcia; przykładowe efekty jakie da się dzięki temu osiągnąć to konsolidowanie różnych plików, rejestrowanie zmian, eksportowanie arkuszy z Excela do formatu PDF, przepisanie danych do strony internetowej bądź odświeżanie tabel przestawnych. Innym popularnym celem użycia makropoleceń jest przekazywanie danych pomiędzy różnymi aplikacjami. Makropolecenia w VBA pozwalają nie tylko znacząco skrócić czas pracy nad jednym zadaniem, ale także eliminują ryzyko popełnienia błędu ponieważ za każdym razem dana czynność jest wykonywana w ten sam sposób. Za pomocą VBA możemy także utworzyć funkcje, których nie ma w standardowym wyposażeniu Excela bądź innego programu, zaspokajają natomiast nasze aktualne potrzeby; są one przy tym dużo bardziej przejrzyste od długich i skomplikowanych formuł, które trzeba by wpisywać przy „ręcznym” wykonywaniu działań. Poza wymienionymi przypadkami operowania na powtarzalnych i występujących w wielu miejscach danych, VBA można z powodzeniem użyć również jednorazowo przy pracy z jednym dokumentem.

Korzystanie z edytora.

Aby zacząć korzystać z Visual Basic for Applications, tworzyć i pisać w nim makropolecenia oraz edytować kody, musimy sięgnąć do edytora VBA – oddzielnej aplikacji, która umożliwia pracę z tym językiem programowania. Ponieważ VBA pozostaje zintegrowany z całym pakietem MS Office, edytor jest dostępny z poziomu każdego office’owego programu; wystarczy go włączyć za pomocą karty „Deweloper”. W edytorze znajduje się pasek z takimi narzędziami jak dodawanie modułu i formularza, wklejanie, przeszukiwanie i wycinanie kodu, wstawianie i usuwanie komentarzy, uruchamianie i zatrzymywanie programu. Do naszej dyspozycji pozostaje także menu podręczne oraz kilka okien, w których wyświetlają się m.in. wszystkie aktualnie otwarte pliki, moduły i formularze użytkownika. Tworzone moduły z kodami możemy eksportować i przesyłać innym osobom, a także zapisywać jako osobne pliki. Ważnym ułatwieniem dla użytkowników edytora VBA jest system podpowiedzi, związanych np. z automatycznym zakończeniem procedury bądź używanymi obiektami.

Nie ma się czego bać!

Słysząc o programowaniu, wielu ludzi automatycznie nabiera zupełnie nieuzasadnionych obaw myśląc, że w każdym wypadku to niesłychanie trudna i skomplikowana czynność; tymczasem wcale nie musi tak być. VBA jest językiem możliwym do opanowania także dla osób nieposiadających bardzo ścisłych i matematycznych umiejętności. Ze względu na swoją relatywną prostotę oraz ograniczone zastosowanie stanowi także dobry wstęp do programowania jako takiego. Niezależnie od innych zamiarów i planów rozwoju zawodowego, Visual Basic for Applications stanowi nieocenione narzędzie dla wszystkich osób pracujących z aplikacjami pakietu MS Office, a zwłaszcza operujących na wielkich zbiorach danych w Excelu. Właściwe użycie VBA owocuje nie tylko zwiększoną wygodą i komfortem, ale także zwiększoną wydajnością, szybszym tempem osiągania założonych celów oraz innymi korzyściami dla całej organizacji – dobrze zatem otworzyć się na oferowane przez ten język możliwości.