Budowa i rozwój biura zarządzania projektami (PMO)

Szkolenie skierowane jest do wszystkich, którzy w swojej organizacji chcą utworzyć bądź usprawnić działanie biura zarządzania projektami (Project Management Office – PMO): kierowników projektów i programów, sponsorów projektów, zarządzających portfelem projektów, członków zespołów projektów i programów.

• Pozyskanie wiedzy na temat najlepszych praktyk funkcjonowania biur zarządzania projektami w organizacjach
• Poznanie zakresu typowych funkcji i usług realizowanych przez PMO oraz typowych ról w biurze, wraz z ich zakresem odpowiedzialności i niezbędnymi kompetencjami
• Nabycie praktycznych umiejętności definiowania docelowego zakresu usług i zadań PMO, dostosowanych do potrzeb organizacji
• Pozyskanie wiedzy i nabycie umiejętności dotyczących kształtowania struktury biura, umiejscowienia PMO w organizacji oraz integracji z innymi funkcjami i działami
• Poznanie ścieżki wdrażania PMO oraz nabycie umiejętności planowania i realizacji projektu wdrożenia PMO w organizacji

Wymagane są co najmniej podstawowe umiejętności i wiedza z zakresu zarządzania projektami. Istotną pomocą będzie doświadczenie w zarządzaniu projektami, programami, portfelem projektów.

• Szkolenie: polski
• Materiały: polski

1. Wprowadzenie do biura zarządzania projektami (PMO)
   • Czym jest PMO? Podstawowe definicje, geneza i ewolucja PMO
   • Projekty, programy i portfele w organizacji, ich rola w realizacji strategii firmy
   • Rola PMO w kontekście zarządzania portfelem, programami i projektami
   • PMO a dojrzałość projektowa organizacji
   • Wartość PMO dla organizacji
   • PMO współcześnie – typowe wyzwania i trendy
   • Podstawowe rodzaje PMO – przegląd popularnych typologii
2. Kluczowe aspekty organizacyjne PMO
   • Umiejscowienie PMO w organizacji – najlepsze praktyki
   • PMO scentralizowane vs zdecentralizowane – przykłady, kluczowe wyzwania
   • PMO vs inne działy i funkcje organizacji – kluczowe wyzwania integracji i komunikacji
   • Przegląd typowych ról w PMO – kluczowe obowiązki i niezbędne kompetencje
3. Funkcje i usługi PMO
   • PMO jako jednostka usługowa w organizacji
   • Przegląd typowych zadań realizowanych przez PMO w organizacjach z różnych branż
   • Typowe funkcje i usługi związane ze standaryzacją oraz rozwojem kompetencji w obszarze zarządzania projektami
   • Typowe funkcje i usługi związane ze wsparciem dla projektów i programów
   • Typowe funkcje i usługi związane z monitorowaniem i kontrolowaniem projektów
   • Typowe funkcje i usługi związane z zarządzaniem portfelem
   • Zasady definiowania zakresu funkcji i usług PMO – dopasowanie funkcji i usług PMO do potrzeb organizacji
4. Wdrażanie biura zarządzania projektami
   • Wdrożenie PMO jako zmiana organizacyjna – podstawowe zagadnienia zarządzania zmianą
   • Inicjowanie projektu wdrożenia
   • Analiza stanu obecnego zarządzania projektami w organizacji – problemy i wyzwania
   • Identyfikacja interesariuszy PMO i ich kluczowych potrzeb (+ćwiczenie praktyczne)
   • Określanie propozycji wartości PMO
   • Definiowanie wizji i wstępnego modelu funkcjonowania PMO (+ćwiczenie praktyczne)
   • Dobór i powołanie zespołu wdrożeniowego – niezbędne kompetencje w zespole
   • Definiowanie modelu docelowego funkcjonowania PMO
   • Tworzenie propozycji wartości PMO (+ćwiczenie praktyczne)
   • Precyzowanie zakresu usług PMO (+ćwiczenie praktyczne)
   • Określanie docelowej struktury biura
   • Planowanie wdrożenia
   • Określanie etapów wdrożenia – przyrostowego uruchamiania funkcji i usług PMO
   • Tworzenie roadmapy i planu wdrożenia (+ćwiczenie praktyczne)
   • Wdrażanie PMO
   • Angażowanie interesariuszy wdrożenia
   • Etapowe uruchamianie usług i realizacja korzyści
   • Demonstrowanie wartości PMO na podstawie szybkich sukcesów (quick wins)
   • Zamykanie projektu wdrożenia PMO
   • Przegląd poprojektowy
   • Zebranie doświadczeń i transfer wiedzy
   • Miary sukcesu PMO – pomiar korzyści z wdrożenia
   • Krytyczne czynniki sukcesu wdrożenia
   • Typowe błędy wdrażania PMO
5. Rozwój biura zarządzania projektami
   • Przyczyny porażek PMO
   • Kluczowe wyzwania związane z utrzymaniem i rozwojem propozycji wartości PMO
   • Tworzenie środowiska do stałego usprawniania i rozwoju biura
   • Rozwój kompetencji personelu PMO

Używane metody warsztatowe:

1. Przekazanie wiedzy na praktycznych przykładach
2. Ćwiczenia praktyczne w grupach, oparte o studium przypadku lub na podstawie organizacji Klienta warsztatu
3. Wstępne wypracowywanie elementów wdrażania PMO w kontekście organizacji Klienta