M365 – Outlook online, ToDo, Bookings – Efektywna komunikacja i zarządzanie czasem

• Pracownicy biurowi i specjaliści pracujący na co dzień z pocztą elektroniczną 

• Menedżerowie oraz liderzy zespołów zarządzający swoim i zespołowym czasem 

• Osoby chcące zwiększyć swoją produktywność i uporządkować pracę z informacją 

• Pracownicy działów administracyjnych, HR, sprzedaży oraz obsługi klienta 

• Użytkownicy Microsoft 365, którzy chcą lepiej wykorzystać omawiane narzędzia 

• Uporządkowanie skrzynki odbiorczej i poprawa efektywności pracy z pocztą 

• Umiejętność tworzenia przejrzystej, profesjonalnej i skutecznej komunikacji mailowej 

• Lepsze zarządzanie czasem przy wykorzystaniu kalendarza i zadań  

• Automatyzacja codziennych działań dzięki regułom i szybkim krokom 

• Skuteczne planowanie spotkań oraz zarządzanie dostępnością 

• Zwiększenie produktywności poprzez zastosowanie sprawdzonych metod organizacji pracy 

• Znajomość dobrych praktyk w zakresie bezpieczeństwa i kontroli komunikacji 

Outlook online 

1. Wprowadzenie: Outlook jako centrum pracy 

• Dostęp do aplikacji 
• Najważniejsze obszary: mail, kalendarz, zadania, kontakty 

        2. Efektywna komunikacja mailowa 

• Tworzenie czytelnych i skutecznych maili 
• Używanie szablonów do powtarzalnej komunikacji 
• Tworzenie komunikacji masowej (np. biuletyny – opcjonalnie) 
• Dobór odbiorców (Do, DW, UDW) – dobre praktyki 
• Zarządzanie ważnością i oczekiwaniami (priorytety, potwierdzenia) 

      3. Tworzenie profesjonalnych wiadomości 

• Formatowanie zwiększające czytelność 
• Załączniki i materiały wizualne (pliki, obrazy, tabele) 
• Współpraca w treści (Loop – opcjonalnie) 

     4. Zarządzanie skrzynką odbiorczą – porządek i szybki dostęp do informacji  

        a) Organizacja wiadomości 

• Foldery systemowe 
• Foldery Odłożone i Archiwum 
• Tworzenie własnej struktury folderów 
• Przenoszenie, kopiowanie wiadomości pomiędzy folderami  

      b) Widok konwersacji – śledzenie tematów 

      c) Kategorie i flagi jako narzędzia priorytetyzacji 

      d) Automatyzacja pracy 

• Automatyczna segregacja za pomocą reguł  
• Tworzenie złożonych reguł  
• Szybkie kroki 

     5. Zasada INDEX zero (opcjonalnie) 

      a) Jak ograniczyć chaos w skrzynce 

      b) Model pracy z wiadomościami: 

• Usuń 
• Deleguj 
• Wykonaj 
• Odłóż 
• Archiwizuj 

6. Osobista produktywność i zarzadzanie czasem 

     a) Praca z Microsoft To Do 

• Tworzenie i zarządzanie zadaniami 
• Przekształcanie wiadomości w zadania 

      b) Kalendarz  

• Wykorzystywanie do organizowania własnego czasu  
• Zarządzanie terminami Kalendarza  
• Udostępnianie kalendarza (opcjonalne) 
• Przekształcenie wiadomości w zdarzenie kalendarzowe 
• Czas do zarezerwowania – Bookings (opcjonalne)  

7. Organizowanie spotkań:  

• dobieranie terminu spotkania,  
• wysyłanie zaproszeń,  
• monitorowanie odpowiedzi,  
• przenoszenie i anulowanie spotkań  

8. Zarządzanie nieobecnością 

• Asystent nieobecności – Odpowiedzi automatyczne (poza biurem)  
• Informowanie zespołu i klientów 
• Wykorzystanie reguł asystenta do przekazywania informacji 

9. Personalizacja środowiska pracy 

• Ustawienia widoku i nawigacji 
• Dostosowanie akcji 
• Ustawienia kategorii oraz konwersacji 
• Obsługa wiadomości – Oznacz jako przeczytaną  
• Personalizacja Kalendarza: godziny pracy, dni wolne, strefy czasowe i inne 
• Tworzenie i zarządzanie podpisami w wiadomościach 

10 Bezpieczeństwo i kontrola komunikacji 

• Cofanie wysłanych wiadomości 
• Kosz osobisty i koszt organizacyjny – zarządzanie usuniętymi elementami 
• Podstawy bezpiecznej komunikacji (opcjonalnie szyfrowanie) 

11. Kontakty i relacje biznesowe 

• Kontakty osobiste vs Kontakty Organizacyjne 
• Tworzenie i zarządzanie bazą kontaktów 
• Listy kontaktów Osobistych vs Publicznych 
• Po co tworzyć Osobistą listę kontaktów i jak nią zarządzać 

ToDo 

1. Wprowadzenie do narzędzia Microsoft To Do 

2. Dostęp do aplikacji 

• Element Outlooka Online 
• Aplikacja webowa https://to-do.office.com/ 
• Aplikacja mobilna  

3. Interfejs użytkownika i nawigacja 

a) Pasek nawigacji 

b) Kluczowe widoki: 

• „Mój dzień” 
• „Ważne” 
• „Zaplanowane” 

4. Zarządzanie zadaniami  

• Definicja zadania 
• Tworzenie nowego zadania w aplikacji 
• Edycja zadania.  

5. Tworzenie grupy i jej wykorzystanie w codziennej pracy 

6. Tworzenie listy 

• Porządkowanie zadań za pomocą list 
• Udostępnianie listy 
• Przydzielanie zadań  
• Śledzenie postępu prac nad przydzielonymi zadaniami  

Bookings 

1. Wprowadzenie do Microsoft Bookings 

• Co to jest Microsoft Bookings i do czego służy 
• Przykłady zastosowań (HR, sprzedaż, szkolenia, serwis) 
• Integracja z Microsoft 365 (Outlook, Teams) 

2. Interfejs i konfiguracja podstawowa 

• Nawigacja po aplikacji 
• Ustawienia firmy (nazwa, godziny pracy, logo) 
• Strefy czasowe i język 

3. Tworzenie usług 

• Definiowanie usług (np. konsultacja, spotkanie) 
• Czas trwania, przerwy, cena (opcjonalnie) 
• Spotkania online (Teams) 

4. Zarządzanie personelem 

• Dodawanie pracowników 
• Role (administrator / pracownik) 
• Dostępność pracowników 

5. Strona rezerwacji i udostępnianie 

• Personalizacja strony rezerwacji 
• Udostępnianie linku 
• Osadzanie linku w innych usługach 

6. Zarządzanie rezerwacjami 

7. Przegląd kalendarza 

• Dodawanie rezerwacji ręcznie 
• Zmiana / anulowanie wizyty 
• Powiadomienia 

8. Automatyzacja i dobre praktyki 

• Przypomnienia automatyczne 
• Polityka anulowania 
• Ograniczenia dostępności 

• Podstawowa znajomość obsługi komputera i przeglądarki internetowej 

• Elementarna znajomość pakietu Microsoft 365 (w szczególności pracy z pocztą elektroniczną) 

Polski