M365 Microsoft Teams i Planner– Narzędzia efektywnej współpracy

• Pracownicy biurowi i zespoły projektowe korzystające lub planujące korzystanie z Microsoft 365 

• Menedżerowie i liderzy zespołów odpowiedzialni za organizację pracy i komunikacji 

• Specjaliści HR, administracji i operacji wspierający współpracę w organizacji 

• Działy IT jako wprowadzenie do możliwości narzędzi i ich zastosowania biznesowego 

• Organizacje, które chcą usprawnić komunikację i zarządzanie zadaniami 

• Nauczysz się efektywnie wykorzystywać Microsoft Teams jako centralne narzędzie pracy zespołowej 

• Zrozumiesz, jak uporządkować komunikację i ograniczyć nadmiar maili oraz nieefektywnych spotkań 

• Poznasz skuteczne metody zarządzania zadaniami i projektami przy użyciu Microsoft Planner 

• Nauczysz się zwiększać transparentność pracy zespołu oraz jasno przypisywać odpowiedzialności 

• Zrozumiesz, jak prowadzić efektywne spotkania online i wykorzystywać pracę asynchroniczną 

• Poznasz dobre praktyki organizacji dokumentów i współpracy w czasie rzeczywistym 

• Nauczysz się wykorzystywać integracje Microsoft 365 do usprawnienia codziennych procesów pracy 

Teams 

1. Microsoft Teams jako centrum pracy organizacji 

a) Rola MS Teams w ekosystemie Microsoft 365  

b) Teams jako:  

• centralny punkt komunikacji i współpracy, 
• narzędzie do pracy projektowej i operacyjnej, 
• platforma do spotkań i decyzji biznesowych 

c) Korzyści biznesowe:  

• szybszy przepływ informacji, 
• mniejsza liczba maili i spotkań ad-hoc, 
• praca asynchroniczna i transparentność 

d) Dostosowanie ustawień aplikacji do potrzeb organizacji i użytkownika 

e) Dostęp do zasobów użytkownika takich jak kalendarz i OneDrive 

2. Komunikacja 1:1 i w małych grupach – czat personalny 

• Zarządzanie kontaktami i historią rozmów 
• Zasady efektywnej komunikacji czatowej w organizacji 
• Formatowanie wiadomości (czytelność, decyzje, call to action, niewerbalna komunikacja) 
• Załączniki i praca na plikach w czacie 
• Dodatki i narzędzia wspierające pracę (ankiety, zadania, aplikacje) 
• Ograniczanie „szumu komunikacyjnego” (kiedy czat, kiedy kanał) 

3. Spotkania online jako narzędzie decyzyjne 

a) Integracja Teams z Outlookiem – kalendarz jako narzędzie zarządcze 

b) Planowanie spotkań: 

• role: organizator, współprowadzący, uczestnicy, 
• asystent planowania, 
• ustawienia opcji spotkania 

c) Dobre praktyki spotkań online: 

• agenda, czas, role i notatki 
• zasady dotyczące komunikacji na spotkaniu 

d) Udostępnianie zasobów: 

• pulpit vs aplikacja, 
• tablica (Whiteboard), 
• wspólne notatki i zadania 

e) Nagrywanie spotkań – wiedza jako zasób organizacji 

4. Zespoły i kanały – struktura pracy w Teams 

a) Czym jest zespół i kiedy go tworzyć  

b) Role i odpowiedzialności w zespole  

• Właściciel (owner) – jego zadani w zespole 
• Członek (members) – jego zadania w zespole 
• Określenie kompetencji i uprawnień Członków 

c) Kanały:  

• standardowe, prywatne i udostępnione, 
• przykłady struktur zespołów (projekty, działy, procesy) 

d) Karty jako centrum informacji wyświetlające:  

• Najważniejsze pliki(word, excel, pdf) 
• Strony i portale internetowe 
• Potrzebne informacje z witryny SharePoint 
• Planner 
• Inne narzędzia biznesowe 

5. Komunikacja zespołowa i zarządzanie informacją 

• Konwersacje w kanałach jako „wspólna pamięć zespołu”  
• Oznaczenia, reakcje, przypięcia – jak zwiększyć czytelność  
• Zasady pisania wiadomości zespołowych  
• Wykorzystanie dodatków do zwiększania zaangażowania zespołu 

6. Praca na dokumentach i współpraca w czasie rzeczywistym 

a) Tworzenie i organizacja plików w Teams 

b) Zarządzanie dostępem i wersjonowaniem 

c) Wspólna edycja dokumentów (Word, Excel, PowerPoint) 

d) Praca synchroniczna i asynchroniczna 

• Wyewidencjonuj 
• Zaewidencjonuj 

e) Najczęstsze błędy i dobre praktyki pracy na plikach 

7. Zaplecze techniczne – co stoi za Teams 

a) SharePoint jako fundament przechowywania danych 

b) Co dzieje się z plikami zespołów i kanałów – wstęp do struktury witryny SherePoint 

c) Różnice pomiędzy: 

• witryna zespołu, 
• witryna kanału prywatnego 

d) Wpływ struktury witryny na bezpieczeństwo danych i informacji 

e) Rola grup Microsoft 365 

Planner 

1. Wprowadzenie do Microsoft Planner 

• Rola Plannera w ekosystemie Microsoft 365 
• Kluczowe korzyści biznesowe 

2. Interfejs i nawigacja 

3. Tworzenie i organizacja planów 

• Zakładanie nowych planów 
• Strukturyzowanie pracy w zależności od potrzeb biznesowych 
• Dobre praktyki nazewnictwa i organizacji 

4. Praca z planami 

a) Zasobniki (Buckets) jako struktura pracy 

• Grupowanie zadań według etapów, procesów lub priorytetów 
• Wpływ na przejrzystość i kontrolę realizacji 

b) Tablica (Board) – zarządzanie wizualne 

c) Praca z zadaniami 

• Tworzenie zadań – definiowanie zakresu pracy 
• Modyfikacja zadań – aktualizacja statusów, terminów, opisów 
• Przydzielanie zadań – odpowiedzialność i współpraca zespołowa 
• Wykorzystanie etykiet i checklist do standaryzacji pracy 

5. Monitorowanie i raportowanie postępów 

a) Widok siatki (Grid) 

• Zarządzanie zadaniami w formie tabelarycznej 
• Szybkie filtrowanie i edycja 

b) Raporty i wykresy 

• Wizualizacja postępów zespołu 
• Identyfikacja opóźnień i ryzyk 

c) Widok kalendarza 

• Planowanie terminów 
• Zarządzanie obciążeniem czasowym 
• Śledzenie stanów za pomocą wykresów 

6. Integracja z innymi narzędziami Microsoft 365 

a) Teams – współpraca w kontekście komunikacji i projektów 

• Podstawowa znajomość obsługi komputera i środowiska Windows 

• Ogólna orientacja w aplikacjach Microsoft 365 

Polski