Dlaczego tak wiele organizacji wprowadza zwinność do swoich projektów?

W obliczu rosnącej konkurencji i nieustannie zmieniającego się otoczenia biznesowego, organizacje zaczynają dostrzegać konieczność wprowadzenia zwinności do swoich organizacji i projektów. Dziś bez możliwości szybkiego reagowania na zmieniające się otoczenia bardzo łatwo jest stracić klientów, pracowników, czy partnerów biznesowych. W kontekście zarządzania projektami na popularności zyskują podejścia hybrydowe do projektów, które łączą w sobie najlepsze elementy podejść klasycznych i zwinnych.

Co wyróżnia projekt od pracy operacyjnej?

Dziś modnie jest mówić, że dane działanie jest projektem. Jednak w praktyce coś, co potocznie tak nazywamy, wcale projektem nie jest. Projekty i prace operacyjne różnią się na wielu płaszczyznach. Projekty są unikalne, mają określony czas trwania oraz jasno zdefiniowane cele i rezultaty. Z kolei prace operacyjne dotyczą codziennych, rutynowych zadań, które mają na celu utrzymanie organizacji w działaniu. Prace operacyjne to takie, które pozwalają nam na  realizowanie zwykłych czynności, dzięki którym firma przynosi zyski. Natomiast prace projektowe umożliwiają nam nieustanne udoskonalanie organizacji, aby jak najlepiej odpowiadała na potrzeby klientów i funkcjonowała w sposób maksymalnie efektywny.

Jak to wyglądało kiedyś?

Kiedyś zarządzanie projektami opierało się głównie na sztywnych metodykach i długoterminowym planowaniu. Projekty były realizowane według ściśle określonych celów i harmonogramów. Przez długie lata to podejście było wystarczające. Wynikało to głównie z tego, że świat był mniej dynamiczny i bardziej przewidywalny. Z czasem jednak wiele organizacji zmagało się z problemami, takimi jak niewłaściwe oszacowanie zasobów, brak komunikacji między zespołami, trudności z wprowadzaniem zmian, czy niewystarczające zrozumienie wymagań klientów. Dlatego dziś w naprawdę niewielu branżach korzysta się z podejść klasycznych w czystej postaci.

Dlaczego to co kiedyś funkcjonowało, przestało działać?

W miarę jak rynek się zmienia, a klienci stają się coraz bardziej wymagający, tradycyjne podejście do zarządzania projektami okazało się niewystarczające. Sztywne struktury nie pozwalały na szybkie reagowanie na zmiany, co prowadziło do opóźnień i przekroczeń budżetowych. Dziś kluczowe jest zrozumienie, że elastyczność i podejście adaptacyjne to niezbędne cechy każdej organizacji, która pragnie się rozwijać, zostać na rynku i odnosić sukcesy.

Jak rozumieć podejście zwinne w projektach?

Podejście zwinne opiera się na kilku kluczowych zasadach, takich jak iteracyjny i adaptacyjny rozwój produktów i usług, stałe dostosowywanie się do wymagań klientów oraz aktywne zaangażowanie zespołu w proces decyzyjny. Główne wartości to skupienie, odwaga, szacunek, współpraca, zaangażowanie. W projektach zwinnych priorytetem jest współpraca i szybkie wdrażanie zmian, co umożliwia ciągłe udoskonalanie produktów i usług. To sprawia, że zwinne podejścia stają się coraz bardziej popularne. Z największymi trudnościami, w kontekście budowania zwinności, borykają się takie branże jak budownictwo, transport, firmy państwowe, firmy zajmujące się szeroko pojętą infrastrukturą. Z uwagi na mnogość przepisów prawnych, uwarunkowań politycznych i norm jakościowych niezwykle trudne jest zastosowanie tam podejść zwinnych w krystalicznej postaci. Dla takich firm idealnym podejściem wydaje się być podejście hybrydowe np. PRINCE2Agile.

Czym jest podejście hybrydowe?

Podejście hybrydowe łączy elementy tradycyjnych i zwinnych metodyk, umożliwiając organizacjom korzystanie z zalet obu podejść. W praktyce oznacza to, że zespół projektowy może dostosować metody zarządzania w zależności od specyfiki projektu oraz wymagań klientów. Najczęściej w praktyce wygląda to tak, że proces zarządzania jest realizowany w oparciu o klasyczne metody projektowe, ale proces operacyjnej pracy wsparty jest zarządzaniem zwinnym. Aby lepiej to sobie zobrazować, wyobraź sobie budowę mostu. Wiadomo, że most musi powstawać sekwencyjnie i dopiero po ukończeniu jego budowy będzie można go używać. Ale w trakcie tej budowy na pewno pojawi się wiele tematów związanych z dostępnością pracowników, materiałów budowalnych, cen surowców, pogody i wielu innych. Dzięki podejściu hybrydowemu łatwiej nam reagować na zmienność otoczenia.

Podejście hybrydowe PRINCE2 Agile łączy najlepsze praktyki zarządzania projektami według metodyki PRINCE2 z elastycznością i adaptacyjnością metod zwinnych, takich jak Scrum, Kanban czy AgilePM.

Oto jego kluczowe cechy:

• Łączenie planowania długoterminowego z elastycznością:
  • PRINCE2 zapewnia silne podstawy planowania, zarządzania budżetem i kontrolowania ryzyk.
  • Metody zwinne umożliwiają szybką adaptację do zmieniających się wymagań i priorytetów.
• Dostosowanie do różnych środowisk projektowych:
  • Umożliwia pracę w projektach o różnej skali i złożoności, łącząc strukturalne podejście PRINCE2 z elastycznością Agile.
  • Hybrydowe podejście jest szczególnie skuteczne w organizacjach o tradycyjnych strukturach, które chcą wdrożyć elementy zwinności.
• Skupienie na dostarczaniu wartości:
  • Priorytetem jest dostarczanie produktów, które przynoszą wartość klientowi, zgodnie z zasadami Agile.
  • Regularne przeglądy i iteracje pozwalają na bieżąco oceniać i maksymalizować wartość biznesową.
• Integracja zasad PRINCE2 z praktykami Agile:
  • Zachowuje kluczowe elementy PRINCE2, takie jak jasno określone role, etapy projektu i struktura zarządzania.
  • Dodaje elementy Agile, np. backlog, sprinty czy tablice Kanban, do codziennej pracy zespołów.
• Transparentność i komunikacja:
  • Wprowadza mechanizmy wspierające przejrzystą komunikację między zespołami i interesariuszami.
  • Regularne spotkania (np. daily stand-ups) i raportowanie są dostosowane do potrzeb projektów.
• Kultura ciągłego doskonalenia:
  • Agile promuje retrospektywy i uczenie się na błędach, co jest integrowane w strukturze PRINCE2.
  • Każdy cykl projektu staje się okazją do poprawy procesów i dostarczania większej wartości.
• Elastyczne zarządzanie ryzykiem:
  • PRINCE2 oferuje solidne narzędzia do zarządzania ryzykiem, które są uzupełniane przez zdolność Agile do szybkiego reagowania na zmiany.
• Silne ukierunkowanie na użytkownika końcowego:

PRINCE2 Agile to podejście, które pozwala organizacjom łączyć strukturalną kontrolę projektową zwinności z większą elastycznością i responsywnością na zmiany.

Współczesny świat wymusił na nawet najbardziej zagorzałych zwolennikach tradycyjnych metod dostosowanie podejść do realiów naszych czasów. Hybrydowe rozwiązania, takie jak PRINCE2Agile, wydają się idealnie łączyć najlepsze elementy obu tych światów.

Jeśli interesuje cię ta tematyka, polecamy szkolenia:
PRINCE2® Agile Foundation – akredytowane szkolenie z egzaminem – Altkom Akademia
PRINCE2® Agile Practitioner – akredytowane szkolenie z egzaminem – Altkom Akademia