Jak zaplanować transformację organizacji w zwinną?

W dzisiejszym świecie, w którym zmiany następują w błyskawicznym tempie, organizacje stają przed wyzwaniem, jakim jest szybka adaptacja do nowej rzeczywistości. Właśnie dlatego, tak wiele firm dziś chce reagować zwinnie na sytuacje, które wydarzają się w ich biznesach. Coraz częściej mówi się też o tym, jak dostosować strukturę organizacyjną, kulturę firmy i procesy, aby były jednocześnie efektywne i elastyczne.  Większość firm stoi jeszcze przed tym wyzwaniem.

Czym jest zwinność?  

Zwinność, w kontekście organizacji, oznacza zdolność do szybkiej reakcji na zmieniające się warunki rynkowe oraz elastyczność w dostosowywaniu się do nowych wyzwań. Kluczowe cechy zwinnych organizacji to: umiejętność szybkiego podejmowania decyzji, otwartość na innowacje oraz zdolność do współpracy w ramach zespołów interdyscyplinarnych. Zwinność ma dziś pomagać nam w szybkim zmienianiu się w taki sposób, aby w możliwie najbardziej efektywny sposób dostarczać usługi lub/i produkty do klienta. Dzięki temu cała firma skupia się na tym, aby realizować wartość dla klientów, co sprawia, że sama też na tym korzysta.  

Organizacja zwinna – czyli jaka?  

Mówiąc o zwinnej organizacji mamy często na myśli trzy główne parametry. Pierwszy to kliento-centryczność.  Zwinne organizacje pozyskują wiele informacji od swoich klientów, dostosowując swoje działania do ich potrzeb. Dzięki temu produkty czy usługi są idealnie skrojone pod ich wymagania. Drugim filarem jest założenie, że ludzie i zespoły są samodzielne. Oznacza to, że mają swobodę w podejmowaniu decyzji i działań pod warunkiem, że prowadzą one do realizacji założonych lub wspólnie ustalonych celów. I trzecim filarem jest kultura współpracy. Bez otwartej komunikacji i przepływu informacji nie można by było mówić o zwinności.  

Wiele firm, osiągających dziś sukcesy, opiera swoje transformacje o sprawdzone metody, takie jak AgileSHIFT. To framework pokazujący jak krok po kroku zaplanować działania w firmie, tak aby każdego dnia stawała się coraz bardziej zwinna.

Dlaczego firmy dziś chcą być zwinne?  

Zwinność jest dziś gwarantem szybkości, elastyczności i dostarczaniu do klienta dokładnie tego, czego on potrzebuje. Dzięki zwinności każda organizacja uzyskuje możliwość szybszego dostarczania produktów. Angażując do bieżącej komunikacji klientów mamy właściwie od razu informacje – czym jest produkt, na który on czeka. Nie musimy tym samym zgadywać, tylko uważnie słuchać naszych odbiorców. To powoduje, że mamy zdecydowanie lepsze wykorzystanie naszych zasobów wewnątrz firmy, co przekłada się na zwiększoną wydajność operacyjną. Komplet cech i możliwości, jakie daje dziś zwinne podejście, powoduje, że właściwie każda firma pożąda, aby stać się sprawną, elastyczną, niezależną i samodzielną organizacją. Wydaje się, że dla aktualnych czasów trudno jest znaleźć lepsze podejście. 

Jak zaplanować transformację w organizację zwinną?  

Przeprowadzenie transformacji firmy w organizację zwinną powinno być zaplanowane tak samo, jak większość zmian w naszych firmach. 

1. Ocena obecnej sytuacji: Przeprowadź dokładną analizę obecnych procesów, struktur i kultury organizacyjnej. Ten krok powoli CI na ustalenie, jaki jest Twój poziom wejściowy do transformacji.  
2. Określenie celów transformacji: Zdefiniuj, co chcesz osiągnąć. Czy chodzi o zwiększenie efektywności, lepszą jakość produktów, czy może szybsze wprowadzanie innowacji? Pamiętaj, że wizja końca musi być mierzalna. Określ, co to znaczy, że Twoja firma zwiększyła efektywność. Tak, aby wiedzieć, kiedy zadanie zostało zamknięte i jednocześnie, czy jest ono skończone z sukcesem.  
3. Ustal proces: Każdą zmianę można wdrożyć, kierując się zdrowym rozsądkiem. Może nie będzie to doskonałe, ale z pewnością uda Ci się zrealizować wiele istotnych elementów. To, co polecam w przypadku tak ważnych w dzisiejszych czasach zmianach, jak transformacja w organizację zwinną – to działanie w oparciu o sprawdzone i przetestowane metody pracy. Taką pomocną opcją może być wspominany wcześniej AgileSHIFT.  
4. Gotowość ludzi: Aby zmiana miała szanse wejść w życie, musisz powiedzieć ludziom, dlaczego ją wprowadzasz, ale też pozwolić im zrozumieć, na czym w Twojej organizacji zwinność ma polegać. Na jakie aspekty przede wszystkim będziesz kłaść nacisk. Najlepiej jak by ten etap odbywał się za pomocą zbudowanych dla Twoich zespołów szkoleń. Dzięki temu łatwiej im będzie zrozumieć, jakie są wobec nich oczekiwania.  
5. Wdrażanie zwinnych praktyk: Zacznij od małych kroków. Wprowadzaj zmiany stopniowo, monitorując postępy i dostosowując strategie w razie potrzeby.  
6. Zbieranie feedbacku: Regularnie zbieraj opinie od zespołów oraz klientów, aby stale doskonalić procesy i produkty. 

Trudno jest znaleźć dziś lepszą receptę na odnajdywanie się w naszej rzeczywistości niż bycie zwinnym. Dotyczy to każdego z nas osobno, ale dotyczy też organizacji, społeczności oraz firm. Zwinność daje wiele korzyści i daje nam też więcej swobody. Ale z drugiej strony wymaga od każdego z nas wzięcia realnej odpowiedzialności za to, co robimy. Bezsprzecznie w dzisiejszym świecie, gdzie elastyczność i szybkość reakcji na zmiany są kluczowe, zwinne organizacje mają przewagę konkurencyjną. Dlatego tak wiele z nich dziś stawia na transformację.

Jeśli interesuje cię ta tematyka, polecamy szkolenie:
AgileSHIFT – akredytowane szkolenie z egzaminem – Altkom Akademia