Analiza biznesowa a szachy część druga

W tym odcinku zajmiemy się oczywiście pierwszym etapem, czyli opisaniem stanu aktualnego, który wchodzi w skład analizy biznesowej. Krok ten jest szczególnie ważny w momencie gdy analityk biznesowy firmy dostarczającej oprogramowanie wchodzi do nowego klienta, zwłaszcza gdy ten reprezentuje nieznaną analitykowi branżę. Taka sytuacja wymaga od niego dużego wysiłku włożonego w nauczenie się podstaw danej dziedziny. Osoba zupełnie nieprzygotowana sprawi na pracownikach klienta fatalne wrażenie i może doprowadzić do fiaska całego przedsięwzięcia, dlatego tak ważne jest opracowanie właściwego modelu analitycznego i wskaźników efektywności (KPI).

Nasz pierwszy ruch, czyli „król na P1” oznacza, że uwaga analityka danych skupia się przede wszystkim na kliencie, czyli osobie (lub grupie osób), która płaci i dlatego może uruchomić cały projekt, ale także go zmienić lub nawet niespodziewanie zamknąć. W większych organizacjach, takich jak na przykład korporacje, sytuacja może być złożona – grupa decyzyjna bywa bardziej skomplikowana. Projekty w korporacjach są uruchamiane na bardzo różnych poziomach; mówiąc o kliencie, mamy zawsze na myśli zarząd tego poziomu, na którym powołano projekt do życia. Analityk musi o tym pamiętać.

Oprócz tak rozumianego klienta kluczową rolę na tym etapie analizy biznesowej odgrywają również regulatorzy. Są to instytucje lub organizacje, które narzucają ograniczenia natury prawnej; ustawy, przepisy i reguły stanowione przez instytucje takie jak Komisja Nadzoru Finansowego lub RODO bądź wewnętrzne regulaminy w strukturach korporacyjnych. Pominięcie obowiązujących reguł byłoby bardzo dużym błędem, którego podczas analizy biznesowej lepiej nie popełniać.

Podczas rozmów z klientem oraz analizy dokumentów od regulatorów analityk danych poznaje:

• strukturę firmy (instytucji) klienta, cele jego działania, procesy i reguły decyzyjne

• jego zasoby, posiadaną infrastrukturę, ograniczenia i problem, który mamy rozwiązać

• tworzące zawsze pewne ograniczenia otoczenie prawne

Precyzyjne zdefiniowanie powyższych punktów (nazwijmy je zbiorczo „sytuacją klienta”) to cel tego etapu analityki. Zatem – hetman na C1.

Na tym etapie analityki biznesowej „źródła wymagań” powinny się raczej nazywać źródłami wiedzy, pozostańmy jednak przy wspólnej nazwie, która później będzie się bardzo dobrze sprawdzać. Źródłami wymagań (wiedzy) są tutaj nie tylko różnego rodzaju rozmowy z klientem (np. wywiady lub warsztaty) i analiza dokumentów generowanych przez regulatorów. Organizacje często posiadają własne definicje procesów, precyzyjnie opisują zasady działania na różnych poziomach (od misji i wizji do reguł decyzyjnych), czy też istotne z punktu widzenia całej organizacji metryki – wskaźniki efektywności (tzw. wskaźniki KPI; Key Performance Indicators). Wszystkie z tych źródeł są bardzo cenne.

Nasz ruch – wieża na Ź1.

Rezultatem pierwszego etapu powinno być dokładne zrozumienie i opisanie przez analityka danych:

• dziedziny

• organizacji klienta (jej struktury organizacyjnej, procesów, infrastruktury i ograniczeń, czyli specyfiki na tle danego obszaru bądź branży)

• problemu (przyczyny, dla której klient chce z nami współpracować)

Drugą wieżę stawiamy zatem na R1.

Analityk biznesowy stosuje w swojej pracy pewne techniki. Podzieliliśmy je tutaj na trzy grupy –  modele (Mo), metryki (Me) oraz pozostałe techniki (T).

Spośród modeli analitycznych najczęściej używane na tym etapie są:

• wysokopoziomowe modele procesów biznesowych lub przepływów danych

• biznesowe przypadki użycia

• wysokopoziomowe modele danych (tzw. diagramy konceptualne ukazujące głównie powiązania między podstawowymi pojęciami)

• hierarchiczna struktura produktu (product breakdown structure, PBS)

Rozważane na etapie pierwszym metryki to stosowane w danym momencie kluczowe wskaźniki wydajności, czyli KPI (Key Performance Indicators). Poza nimi można próbować stworzyć metryki opisujące problem, a zwłaszcza związane z nim koszty (w szerokim znaczeniu).

W grupie pozostałych technik występują najczęściej:

• budowa słownika pojęć, skrótów i danych biznesowych

• analiza SWOT

• poszukiwanie przyczyn podstawowych.

W ramach zadania pozostawiam czytelnikowi decyzję, jakie figury postawiłby na polach Mo1, Me1 i T1 😊. Po więcej informacji zapraszam na szkolenia dla analityków biznesowych.