Rozmawiają: Dariusz Korzun – Business Development Director Altkom Akademia i Piotr Hetka – Trener wiodący Microsoft Office 365

DK: Dzień dobry, witam na spotkaniu poświęconym Microsoft Office 365. Dzisiaj moim gościem jest Piotr Hetka, osoba odpowiedzialna za szkolenia Office’a 365 w Altkom Akademii. Dzień dobry, Piotrku.

PH: Witaj serdecznie, hej.

DK: Pierwsze pytanie – czy Office 365 to 365 aplikacji?

PH: Oj, nie. Jest to, można powiedzieć, usługa aplikacyjna, która pozwala nam pracować w szeroko rozumianej chmurze. Tych aplikacji jest mniej, Microsoft buduje i dodaje kolejne, natomiast tego limitu 365 jeszcze nie uzyskał.

DH: A powiedz mi, proszę – co to właściwie jest Office 365?

PH: Bardzo często spotykam się z takim zdaniem, że Office 365 to jest Office taki w rozumieniu Excel, Word. Otóż nie – staram się to wszystko wyprostować ponieważ Office 365 to generalnie usługa. W tej usłudze jesteśmy w stanie otrzymywać pakiet aplikacji, czy to będzie np. SharePoint, czy to będzie Outlook czy to będzie np. aplikacja Teams. Jedną ze składowych, którą możemy otrzymać jest pakiet standardowy Office’a, czyli ten Excel, Word, którego możemy zainstalować na komputerze i pracować. Reasumując – Office 365 to nie jest jeden produkt, to jest pewna usługa, którą możemy sobie zakupić.

DH: Czy to oznacza, że porównując Office, z którym pracowaliśmy do Office’a 365, będzie to coś znacznie bogatszego w funkcjonalności?

PH: Tak, na pewno bogatszego. Przede wszystkim ważne jest to, że zmienia się koncepcja współpracy zespołowej. Komunikacja, czy też taka praca zespołowa, bardzo często opiera się na jakimś współdzielonym dysku gdzie zespoły udostępniają pliki, dokumenty i bardzo często na jakimś spotkaniu przekazują sobie informację, że tam w tym obszarze znajdziesz wszystkie materiały. Zobacz, poklikaj, wydrukuj. Natomiast bardzo często kiedy osoby czy też firmy starają się przechodzić w te nowe rozwiązania, które dostarcza nam Office 365, zauważają pewną dużą różnicę. Nadal mamy pewną przestrzeń, którą możemy wykorzystywać do zarządzania dokumentami, ale ona bardzo często już jest umiejscowiona w szeroko rozumianej chmurze, można powiedzieć wprost – w Internecie. My dzisiaj, mając bardzo rozbudowany dostęp do Internetu, jesteśmy w stanie dostać się do tego właściwie z każdego miejsca na świecie i jednocześnie bardzo często pracować nawet w czasie rzeczywistym na tym samym dokumencie z kilkoma osobami. Tutaj dużą przewagą tego rozwiązania w Office 365 jest to, że nie musimy już czekać aż ktoś skończy pracę na jakimś dokumencie tylko możemy od razu pracować w czasie rzeczywistym. To jest duży plus.

DK: Jasne. Jeśli uruchomimy Office’a 365, możemy pracować na dokumentach, w Excelu, Wordzie, Power Pointcie…

 PH: Tak, oczywiście.

DK: To wszystko jest niezmienione. Ale dodatkowo możemy pracować na tych samych dokumentach w tym samym czasie w wiele osób.

 PH: Tak, jak najbardziej. Możemy sobie jeszcze na przykład rozwinąć takie okienko czatu, które jeszcze np. w czasie rzeczywistym kiedy mamy widok tego dokumentu, np. Worda, może służyć w międzyczasie do rozmowy. Oczywiście zgodzę się, że możemy sobie jeszcze uruchomić Skype’a czy aplikację Microsoft Teams, która jeszcze nam umożliwi przeprowadzenie wideokonferencji w czasie rzeczywistym, jeszcze wzbogaci współpracę zespołową.

DK: Motyw przewodni brzmi „współpraca”. Czyli Office 365 równa się współpraca.

PH: Tak, to jest taki główny punkt. Oczywiście jest jeszcze kilka innych dodatkowych – między innymi właśnie ta mobilność o której trochę wspomniałem, czyli nie jesteśmy już tak bardzo uzależnieni od tego, że musimy od tej godziny ósmej do godziny szesnastej pracować w biurze. Są różne sytuacje życiowe – ktoś chciałby popracować z domu, jeżeli pracodawca się zgadza, to też jesteśmy w stanie tutaj przy Office 365…

DK: …pracować na tych samych dokumentach, w tym samym czasie, z innymi współpracownikami.

PH: Dokładnie tak.

DK: Wszystkie osoby, które pracują w tym samym zespole czy w tej samej firmie mogą się ze sobą komunikować, współpracować razem.

PH: Jak najbardziej.

DK: To oznacza, że poziom komunikacji jest znacznie większy…

PH: Jak najbardziej tak. I takie narzędzia możemy spokojnie wyszukać w Office 365, na różnych płaszczyznach. Czy to na płaszczyźnie takiej szeroko rozumianej komunikacji – tutaj takie dwa przewodnie oprogramowania, które do tego celu służą, to jest Skype, tutaj w ramach Office’a 365 jest w bardziej rozbudowanej wersji Skype For Business oraz Teams. Różnica jest taka, ze Skype za kilka chwil, za kilka miesięcy, będzie już powoli wyłączany na rzecz Teams bo Teams będzie tą przewodnią aplikacją do szeroko rozumianej komunikacji w czasie rzeczywistym, czy to wideokonferencyjnej czy to czatów.  Teams będzie tą wiodącą. To z perspektywy komunikacji. Jest też ta wymiana dokumentów, praca na dokumentach. Tutaj takim podstawowym narzędziem jest platforma SharePoint, która pozwala porobić bardzo wiele fajnych rzeczy.

DK: Zauważyłem po uruchomieniu Microsoft Teams, że dostęp do biblioteki dokumentów mam też w zespołach w Microsoft Teams.

PH: Jak najbardziej.

DK: Czy to oznacza, że mogę prowadzić ożywioną dyskusję i wideokonferencję i jednocześnie w tym samym czasie poprosić kogoś żeby wszedł do tego właśnie zespołu i zobaczył dokument na którym pracuję?

PH: Tak, jak najbardziej. Cała idea polega na tym, tak jak zaczęliśmy naszą rozmowę, powiedzieliśmy sobie o tym Office 365, że jest dużo aplikacji. Tak, zgadzam się – natomiast Microsoft stworzył Teams, które spełnia kilka bardzo ważnych zadań. Przede wszystkim takie pierwsze zadanie to jest integracja tych wszystkich aplikacji do jednego miejsca, pulpitu. Po co? Po to żeby już w tym jednym miejscu to wszystko widzieć, żeby nie przeskakiwać pomiędzy tymi aplikacjami, np. Outlookiem, kalendarzem, SharePointem, żeby to ładnie się potem wkomponowało w taką naszą współpracę. Tam jesteśmy w stanie zrobić tak zwane zespoły – takie obszary, w których właśnie ludzie mogą udostępniać pliki, konwersacje, czaty, analizy biznesowe. Tutaj powstało dużo tematów.

DK: Poza samą aplikacją bądź pulpitem, na którym pracuję, może być Microsoft Teams, w którym komunikuję się z innymi osobami za pomocą czatu, wideokonferencji. W tym też narzędziu mam naszą zespołową bądź prywatną bibliotekę dokumentów – PowerPointa, Excela, cokolwiek innego co jeszcze stworzyliśmy. Dodatkowo mogę pracować jednocześnie z tymi samymi osobami, z którymi rozmawiam, żebyśmy stworzyli tę samą ofertę, ten sam cennik, w tym samym czasie. Microsoft Office 365 jest zupełnie innym podejściem, rozszerzającym współpracę pomiędzy pracownikami firmy na umożliwienie komunikacji i wymiany informacji.

PH: Tak, jak najbardziej. Czytasz mi w myślach.

DK: (śmiech)

PH: Generalnie to wszystko co powiedziałeś jest prawdą. Jest to pewien pakiet, który umożliwia tę komunikację, tę współpracę zespołową. W Office 365, tak jak wspominałem, kupujemy, czy też dostajemy, usługę. I cała ta warstwa programistyczna, cała ta warstwa administracyjna, serwerowa, nas totalnie nie obchodzi.

DK: To jest po stronie Microsoftu.

PH: Tak. Co więcej, my jesteśmy tutaj też w stanie uzyskać od Microsoftu gwarancję dostępności tych całych usług.

DK: Brzmi to bardzo interesująco. Ile czasu muszę poświęcić na to żeby, posiadając to narzędzie, nauczyć się tego o czym mówisz czyli żeby zacząć korzystać z takich funkcjonalności i korzystać z nich efektywnie?

 PH: Wszystko zależy oczywiście od tej osoby, natomiast ja powiem szczerze, że czasami nawet takie dwudniowe szkolenie na którym pokazujemy te wszystkie możliwości pracy zespołowej, jest wystarczającym czasem. W tym przypadku, przez takie dwa dni, jesteśmy w stanie pokazać próbkę, taką zajawkę każdej tej aplikacji i zaufaj mi, że to jest tak fajnie zrobione, że pracownik, który zobaczy taką zajawkę, jest w stanie wejść do tego narzędzia i czasami metodą prób i błędów wyklikać sobie kolejne czynności, kolejne zadania, kolejne funkcje. Jesteśmy w stanie zrobić bardzo dużo fajnych rzeczy w bardzo prosty sposób. Co więcej, co jest też zauważalne, te aplikacje są też zbudowane w sposób kontekstowy więc często jest tak, że system sam nawet nam podpowiada kolejne akcje, które są możliwe do wykonania. Ten cały layout aplikacji jest tak skonstruowany, że on nie jest zaśmiecony jakimś tysiącem funkcji i dzięki temu pracownik, osoba, która zaczyna przygodę z Office 365 od samego początku, nie jest obciążona tym negatywnym, można powiedzieć, widokiem.

DK: Czyli dwa dni?

PH: Ja bym powiedział tak – na wystartowanie na samym początku. To jest idealnie.

DK: Dobrze. Wysyłamy koleżanki i kolegów, po dwóch dniach wracają do firmy, czują się znacznie swobodniej w pracy…

PH: Wiedzą co mogą wykorzystywać, jakie są narzędzia, bo tych narzędzi, tak jak wspominaliśmy, jest dużo. Jest Teams do dokumentacji, SharePoint do pracy z dokumentami, jest np. aplikacja Planner do zarządzania zadaniami, bardzo fajny komponent, który w takim widoku kanbanowym pokazuje wszystkie te zadania. Jest dużo fajnych możliwości, w tych dwóch dniach idealnie możemy się ze wszystkimi tymi rzeczami zapoznać.

DK: To są użytkownicy tacy jak my, którzy przychodzą do komputera, pracują na co dzień na dokumentach. A proszę, powiedz mi, ktoś powinien to kontrolować?

PH: Jak najbardziej, zawsze powinna być taka osoba i z reguły jest to dział IT (śmiech).

DK: Ale dla osób, które będą miały tworzyć te struktury, bo ktoś jednak jest menedżerem bądź osobą zarządzającą zespołami, czy do tego potrzebne są dodatkowe umiejętności czy szkolenia?

PH: Jak najbardziej tak. Jeżeli chodzi o umiejętności – tak, czy szkolenia – oczywiście tak. Tutaj my też możemy spokojnie dostarczyć usługi szkoleniowe, które pozwolą osobie, która już wie co w trawie piszczy, dowiedzieć się jak tym właśnie zarządzać, wejść na wyższy poziom. Tak jak dobrze tutaj wspomniałeś – bardzo często w organizacjach jest taka rola wybranych osób, które są albo właśnie ambasadorami tej usługi kiedy ta osoba wie jak zrobić coś bardziej zaawansowanego, czyli taki power user, który potem może być „wykorzystany”, np. do tego żeby porozmawiać z IT, dogadać się jakiego rodzaju usługi chcemy mieć wdrożone. Może porozmawiać z szeroko rozumianym biznesem żeby się dowiedzieć jakie są ich wymagania i czy np. Office 365 jest w stanie to spełnić no i ewentualnie jeszcze z grupą deweloperów żeby im przekazać to co biznes chce, jak chce mieć to IT żeby deweloperzy mogli to zrobić. Więc tych grup na wyższych poziomach jest kilka. Power User jest takim kolejnym elementem, szczebelkiem w tej całej strukturze.

DK: Jasne. Proszę, powiedz mi – hipotetycznie ze stu osób w naszej firmie, wybieramy te osoby, które mają trochę więcej umiejętności i chęci i one tworzą zespoły, może biblioteki, nadadzą uprawnienia, będą kontrolowały to w jaki sposób ta komunikacja będzie w narzędziu wykonywana. Powiedziałeś i o administratorach i o programistach – a czy do tego też są szkolenia?

PH: Jak najbardziej tak – bardzo często one są dedykowane już pod tę konkretną grupę ponieważ wtedy wchodzimy na te bardzo wysokie poziomy, bardzo często spotykamy się już z dokładnymi wymaganiami klienta, firmy, które mają być spełnione więc bardzo często przed samym szkoleniem mamy kilka takich rozmów, telefonów, spotkań. Staramy się wyciągnąć informację co ciekawego te grupy interesuje. To też jest trochę taki temat rzeka – moglibyśmy się tu spotkać i o administrowaniu i o deweloperce, moglibyśmy porozmawiać naprawdę dosyć długo, natomiast często jest tak, że to też trzeba gdzieś skupić, skumulować w dwóch-trzech dniach więc trzeba pokazać taką esencję tego wszystkiego.

DK: Powiedziałeś, że możemy przygotować szkolenia, które będą dostosowane do oczekiwań odbiorców. Czy dotyczy to też szkoleń podstawowych?

PH: Tak, jak najbardziej – mamy tutaj pewien standardowy schemat, który bardzo często przedstawiamy na dzień dobry w kontakcie z klientem, natomiast bardzo często firmy już np. mogą wiedzieć co mniej więcej w tym Office 365 jest i są przygotowane na to, że chcą poznać tylko jakiś wybrany zakres. My jesteśmy tutaj elastyczni – dostarczamy takie rozwiązanie, którego klient potrzebuje.

DK: Czyli na poziomie szkoleń podstawowych, szkoleń dla power userów, administratorów czy programistów, właściwie to co oferujemy jako materiał szkoleniowy może być dostosowane do potrzeb konkretnej firmy po to by jak najlepiej przygotować pracowników do pracy w środowisku, które ma dana firma, tak?

PH: Tak, jak najbardziej. Oczywiście mamy pewien core, w którego ramach musimy to przygotować i który musimy dostarczyć, natomiast jest tu zbiór kolejnych narzędzi i funkcjonalności, które możemy oczywiście zaoferować i dzięki temu to szkolenie może być bardziej dostosowane do wymogów klienta, jak najbardziej tak.

DK: Podsumowując – Microsoft Office 365 to coś więcej niż 365 aplikacji, to jest rozwiązanie, które wspiera współpracę, komunikację i integruje ze sobą zwykłe aplikacje pakietu Microsoft Office 365, z narzędziami, które tę komunikację ułatwiają.

PH: Dokładnie tak. Co więcej, ja mogę jeszcze dopowiedzieć, że tutaj pojawia się bardzo fajnie rozbudowana mobilność. Najczęściej kiedy chcemy się do tych wszystkich aplikacji dostać i z nimi pracować, możemy to zrobić poprzez przeglądarkę internetową. No i oczywiście możemy się zalogować, pracujemy. To jest takie najbardziej standardowe rozwiązanie. Ale np. kiedy mamy pracowników mobilnych, najczęściej pracownik mobilny, handlowiec, który jeździ po całej Polsce, świecie, ma dostęp do swojego telefonu służbowego. Jesteśmy w stanie tam też dostać się już natywnymi aplikacjami, które możemy zainstalować na tym urządzeniu i dzięki temu troszeczkę ułatwionym sposobem dostać się do tych wszystkich naszych zasobów.

DK: Czyli też dostać się do dokumentów, przeczytać, zobaczyć jak to wygląda…

PH: Jak najbardziej. Dokładnie. A wracając do takiego komputera stacjonarnego, jest już kilka aplikacji, które są już przygotowane, które też można zainstalować i też dostać się do takiego zasobu o wiele, wiele szybciej; tutaj też już nie musimy wchodzić przez przeglądarkę do naszego zasobu tylko już tym narzędziem możemy od razu się dostać.

DK: Brzmi świetnie, super rozwiązanie, musimy się go nauczyć. Mamy cztery poziomy do nauki, dwa dni szkoleniowe, poznanie rozwiązania, może być też dostosowane do oczekiwań firmy, potem bardziej zaawansowany użytkownik, ten, który będzie coś tworzył, kontrolował już jak inni pracują oraz administrator i programista.

PH: Dokładnie tak. Czyli co, zapisujesz się? To zapraszam (śmiech)

DK: Zapisuję się na szkolenia (śmiech). Zapraszam też wszystkich innych na szkolenia Microsoft Office 365. Dziękuję Ci za rozmowę. Zapraszam Cię na kolejne spotkanie, tych tematów, o których powiedzieliśmy jest wiele, możemy skupić się na kilku z nich żeby trochę dokładniej i głębiej w nie wejść. Na dzisiaj dziękuję. Do usłyszenia.

PH: Dziękuję, nawzajem.