KONSPEKT (SKRÓCONA TRANSKRYPCJA)

Witam Was serdecznie na spotkaniu na którym będziemy mówili o kontroli projektów w świecie, w którym się znaleźliśmy kiedy musieliśmy wszyscy przestawić się na pracę zdalną. Musimy sobie radzić – projekty zawsze są wyzwaniem, a co dopiero kiedy nie możemy się ze sobą spotykać i rozmawiać na żywo.

Agenda:

Planowanie

1. Jak dzięki planowaniu ograniczać ryzyko projektowe i tworzyć odpowiednie środowisko pracy?
2. Wykorzystanie wsparcia technicznego i utrwalanie ustaleń.
3. Kwestie związane z zarządzaniem dostępem do danych.

Komunikacja   

1. Jak komunikować się w zespole przy pracy zdalnej?
2. Użyteczne narzędzia.
3. Nie tylko we własnym gronie – sposoby i zasady komunikacji z klientami.

Narzędzia

1. Tablica Kanbana, czyli jak planować pracę i posuwać się do przodu.
2. Macierz RACI – rozkład ról i zadań w zespole/organizacji.
3. Konkretne rozwiązania techniczne.

Cykliczne spotkania.

1. Planowanie i organizowanie spotkań online.
2. Zwięzłość przede wszystkim – jak szybko i sprawnie omówić wszystkie ważne kwestie bez niepotrzebnego przedłużania?
3. Dobrze przygotowana  agenda to podstawa.

Najważniejsze problemy i wyzwania.

Pierwsze pytanie do Was – co jest dzisiaj dla Was największym wyzwaniem w projektach nad którymi zdalnie pracujecie? Brak codziennego kontaktu z ludźmi, bieżąca kontrola pracowników, zarządzanie zadaniami, utrzymanie zaangażowania – czyli normalne rzeczy dziejące się w projektach, niekoniecznie zdalnych. W ramach powtórki – kilka słów o tym czym jest projekt. Są to skończone działania z określonym początkiem i końcem, dające określony rezultat w postaci usługi albo produktu. Podstawowe zasoby to czas, ludzie i pieniądze; dzisiaj zasobem jest m.in. po prostu dostęp do komputera.

Chyba największym wyzwaniem dzisiaj jest poradzenie sobie z komunikacją, która zazwyczaj jest werbalna. Kierownik ma swoją skrzynkę narzędziową – swoje umiejętności wraz z narzędziami. Narzędziem jest np. wykres Gantta. Metody i frameworki – chodzi o metodyki do zarządzania projektami, takie jak Prince, Agile, Scrum, Lean, Kanban, extreme programming i tak dalej. Na pewno musimy zarządzać zespołem i na pewno są nam potrzebne kompetencje osobiste, bardzo ważne w dzisiejszym świecie.

Planowanie.

Dzisiejsze seminarum podzielimy na cztery kroki – pierwszy to planowanie. Wiele organizacji musi bardzo szybko wprowadzać zmiany; trybu pracy, technologii, procesów. Każda firma wprowadza dziś bardzo wiele zmian, każda z nich jest jakimś projektem. Nie można tu nie wspomnieć o cyklu Demminga; jest to cykl zarządzania. W projektach mówimy o zarządzaniu w ramach planowania i delegowania zadań. To z jakich narzedzi korzystamy zależy od projektu; w małych prawdopodobnie wystarczy Trello. W większych projektach sprawdzają się Teamsy, oczywiście MS Project gdzie można współdzielić zasoby, są też firmy, które świetnie sobie radzą na Google Docsach.

Dużym wyzwaniem jest dzielenie i kontrola zadań; z pomocą przychodzi tutaj macierz RACI. Służy do przydzielania zadań, odpowiedzialności za te zadania i informacji z kim to skonsultować. Każda osoba otrzymuje tu swoją rolę. Jeśli taka macierz jest dostępna publicznie gdzieś online na spotkaniach zespołu to każdy ma jasną informację kto za co odpowiada i prościej później egzekwować co zostało zrobione. Wszyscy dziś walczymy o przetrwanie naszych firm więc jesteśmy trochę bardziej elastyczni niż zwykle. Kontrolowanie czasu pracy jest dzisiaj jednak trudniejsze.

Struktura podziału produktów.

Drugie narzędzie to struktura podziału produktów. Wiele osób działa teraz bardzo szybko i przez to projekty rzadziej są przemyślane. Struktura podziału produktów pozwala temu zaradzić. Pokazuje z jakich mniejszych produktów składa się produkt końcowy. Robimy ich opisy i układamy kolejność technologiczną; pozwala to o niczym nie zapomnieć. Żeby np. powstało to seminarium, musi powstać agenda, muszą powstać zaproszenia, procedura zapisów, potem informowania Was o tym jak będzie przebiegało – to wszystko są produkty.

Jeśli macie tę strukturę produktów, prawdopodobieństwo, że o czymś zapomnicie, wynosi właściwie zero; bardzo to pomaga układać pracę. Pokażę przykładowe wykorzystanie zgodnie z metodyką PRINCE2. Druga możliwość planowania projektów to podejście z PMBOK-a, które najpierw opiera się na działaniach, czyli podziale pracy. Z mojego doświadczenia wynika, że podejście prince’owe, czyli rozpoczęcie od produktu, a potem zamienienie tego na działania, sprawdza się zdecydowanie lepiej.

Komunikacja.

Drugi krok o którym powiemy to komunikacja. Dzisiaj robimy to głównie online – piszemy, korzystamy z telekonferencji. Narzędzi technologicznych jest bardzo dużo. Jeśli chodzi o potrzeby klienta, to klient może być zewnętrzny albo wewnętrzny.  Definiowanie potrzeb ma wymiar praktyczny i poznawczy, czyli motywację. Zrozumienie cudzych motywacji ma duże znaczenie – dobrze czasem spojrzeć na problem z perspektywy drugiej strony.

Jeśli chodzi o podejście PMBOK-owe, mówi ono, że dzięki komunikacji procesy wychodzą lepiej. Dzisiaj komunikaty są zakłócane różnymi szumami; nie wszystko da się przekazać online, nie możemy dobrze odczytywać komunikatów niewerbalnych, takich, które widzimy w świecie rzeczywistym. Szumy komunikacyjne są jeszcze większym problemem niż zwykle. Jeśli pracujecie w dużych zespołach, być może warto podzielić się na mniejsze podzespoły. Bardzo wiele firm wprowadza taki podział żeby możliwie ograniczyć liczbę kanałów komunikacyjnych.

Kolejna ważna rzecz – plan komunikacji. Dzisiaj w wielu projektach komunikujemy się z zewnętrznymi interesariuszami i w tym przypadku musimy przemyśleć jakie informacje chcemy przekazywać. Często lepszą formą komunikacji od pisemnej jest nagrywanie filmików, w których mówimy np. klientowi o tym jak nam idzie. Cały czas powinniśmy utrzymywać plan komunikacji, wiedzieć co komu przekazać; dzisiaj w firmach tyle się dzieje, że komunikatów powinno być dużo żebyśmy nie czuli się tak mocno zagubieni.

Interesariusze.

Interesariusze – są to osoby, firmy, stowarzyszenia czy organizacje zainteresowane naszym projektem, sukcesem albo jego brakiem. Interesariusze mogą być biznesowi, projektowi albo zewnętrzni. Obecnie panuje pochodząca z metodyk zwinnych tendencja żeby używać coraz mniej fizycznej dokumentacji projektów i żeby więcej używać miękkiej formy podejmowania decyzji. Procesy stają się wtedy bardziej przejrzyste.

Warsztaty facylitowane – zespół na nich sam wartościuje i analizuje pomysły, tak w najwięszym skrócie; da się je prowadzić zdalnie, miałam okazję brać w takich udział. W Zoomie można sobie udostępniać ekrany,dźwięk czy filmy z komputerów; właściwie wszystkie narzędzia, których się używa również w normalnych warunkach.

Kim są interesariusze? Dzielą się na cztery podstawowe grupy – mocno zaangażowanych (są to właściciele biznesowi), interesariuszy, których należy informować (klienci i użytkownicy),  osoby zajmujące się kontrolami i audytami, które mogą wywrócić nasz projekt, i na koniec mniej istotnych interesariuszy; przypadkowych klientów czy jakąś dalszą konkurencję. Wiedząc kto jest w której grupie, można sobie zaplanować komunikację.

Narzędzia.

Jedziemy dalej – narzędzia. Moim zdaniem dzisiaj bez narzędzi nie da się pracować. Jeśli chodzi o platformy do komunikacji, to dzisiaj najpopularniejsze są Zoom i MS Teams, ale są też inne. Co do zarządzania zadaniami, to dwa najpopularniejsze narzędzia to Trello i Jira; można w nich układać tablice Kanbana. Mówicie jeszcze, że jest Asana, rzeczywiście też dość popularne narzędzie. W świecie technologii chyba najbardziej rozpowszechniona jest dziś Jira – w metodykach zwinnych da się dzięki niej zrobić chyba wszystko.

Mamy także wykresy burn up i burn down – na jeden nakłada się zrobione zadania, na drugim zadania do zrobienia i powinny na siebie nachodzić. Do kontroli projektów klasycznych przydaje się metoda earned value. Te opcje są w tych narzędziach – Trello, Jirze, nie trzeba tego robić osobno. Musicie zadbać o to żeby ludzie rozumieli technologie i umieli z nich dobrze korzystać; warto robić np. filmiki instruktażowe dzięki którym ludzie czują komfort i to, że ktoś o nich pomyślał.

Spotkania.

Teraz ostatnia część – jak organizować spotkania, jak się komunikować. Mówicie, że macie spory problem z egzekwowaniem od ludzi zadań – z mojej perspektywy absolutnie nie warto kontrolować czasu pracy ludzi bo to się źle skończy, ludzie bardzo często muszą współdzielić Internet i sprzęt, moim zdaniem najsensowniej jest się umówić na jedno spotkanie, które w metodykach zwinnych nazywa się daily stand-up; codzienna zbiórka zespołu.

Umawiacie się tam na tablicach Kanbana kto wykona jakie zadania następnego dnia. Jako osoby kontrolujące oczekujecie tylko tego, że do jutra do zbiórki zostanie to zrobione, w najbardziej dogodnej porze. Trzeba dać ludziom sporą wolność w zarządzaniu swoim czasem. Taką tablicę Kanban można zrobić także w Teamsach, a nawet w Google Docsach. Warto podzielić nasze grupy na mniejsze zespoły żeby się łatwiej komunikować i publicznie zobowiązywać do zrobienia jakiegoś zadania co motywuje do tego żeby z nim zdążyć.

No i kolejna rzecz, szczególnie ważna przy tak zmieniającym się otoczeniu jak dzisiaj, to priorytetyzacja zadań. Najpopularniejszym narzędziem jest MoSCoW – must, should, could i won’t. Dzisiaj wprowadzamy zmiany do projektów właściwie cały czas, codziennie – jest to pewnym wyzwaniem.

Zakończenie.

Zbliżamy się ku końcowi – to jest moment kiedy czekam na Wasze pytania, zakładam, że jest ich trochę. Czy masz jakiś sposób na zaangażowanie pracowników, którzy w sytuacji pracy zdalnej się wycofują?  Po pierwsze, trzeba z ludźmi rozmawiać, w tej sytuacji bardziej niż kiedykolwiek. Zadzwoń do człowieka, umów się na konferencję i zapytaj w czym możesz mu pomóc; prawdopodobnie on nie dostarcza zadań nie dlatego, że nie chce tylko jest czymś absolutnie zablokowany; nie ma sprzętu albo czymś się martwi. Z mojej strony to tyle, jeśli macie jeszcze jakieś pytania, pozostaje mi Wam życzyć dużo spokoju. Zdrowia i dbajcie o siebie bo to dzisiaj najważniejsze, pamiętajcie, że z ludźmi trzeba rozmawiać. Bardzo dziękuję za miłe słowa, do zobaczenia.