Monitorowanie projektu jest uwarunkowane sposobem jego zaplanowania. Jakość i szczegółowość planu projektu/etapów wpłynie na możliwości monitorowania jego postępów.

Wydaje się, że najbardziej wiarygodnym i efektywnym sposobem monitorowania postępów jest śledzenie zaawansowania dostarczania produktów projektu (składowych/częściowych, pomocniczych, zarządczych). Im bardziej szczegółowo zostały one zaplanowane (zidentyfikowane, opisane, ustrukturyzowane), tym bardziej szczegółowe może być monitorowanie postępów ich dostarczania. 

Kolejną istotną kwestią jest wbudowywanie wymogów raportowania w uruchamianych zleceniach (zadaniach, umowach podwykonawczych).  Chodzi o to, aby to wykonawca prac dostarczał wiarygodne dane dotyczące postępów jego prac. Powinny być one tak szczegółowe, jak szczegółowo kierownik jest w stanie je interpretować i weryfikować - raportowane dane nie poddawane weryfikacji mogą z czasem tracić wiarygodność...

Część aktywności w projekcie nie daje jednak wprost łatwo identyfikowalnego produktu, dlatego nie da się całości prac w projekcie monitorować w sposób "produktowy". W tych przypadkach monitorowanie postępów polega na monitorowaniu czasu pracy poświęcanego na zadania.