Metodyki tradycyjne w ostatnich latach powoli zaczęły być nieco prześmiewczo traktowane przez rynek. Zastępowano jest metodykami zwinnymi, a ostatecznie często okazuje się, że one też nie są aż takie pomocne, jak można o nich usłyszeć. Dziś wiele firm narzeka na brak motywacji zespołów, na małą kontrolę dostarczania tego co robi zespół, na wzrost cen dostarczania. Dlatego wiele przedsiębiorstw dziś decyduje się na podejście hybrydowe. W tym video dowiesz się, z czym wiąże się hybrydowe zarządzanie i jak dzięki niemu można zyskać.

TRANSKRYPCJA

Cześć, nazywam się Justyna Broniecka i jestem jednym z trenerów Altkom Akademii. Zajmuję się prowadzeniem szkoleń z metodyk zwinnych i tradycyjnych i właśnie dzisiaj chcę opowiedzieć Wam o podejściu hybrydowym, czyli w jaki sposób połączyć zwinne i tradycyjne podejście do zarządzania projektami.

Wady obu podejść. Czego w nich brakuje, co nam w nich przeszkadza?

Zacznijmy od tego, że metodykom tradycyjnym zarzuca się to, że są sztywne, nieelastyczne, że są zbiurokratyzowane, że mamy tam za dużo dokumentów, że są niezwykle formalne, że nie wymuszają angażowania klienta, że te projekty prawie nigdy nie kończą się w czasie i w budżecie, który został założony na początku. Zakładamy, że klient wie co chce i trzymamy się zakresu, który określił no i dosyć sztywno się wprowadza do tych projektów zmiany więc sporo mamy zarzutów w stosunku do metodyk tradycyjnych. Ale żeby nie było, to do metodyk zwinnych również. Dlatego, że klienci w związku z tym, że mamy negocjowalny zakres nie zawsze rozumieją co właściwie dostaną. Z uwagi na dużo czynności szacowania i planowania, jest to dosyć drogie dostarczanie produktów. Z drugiej strony, klient oczekuje, że jak już coś zamawia u dostawcy, to on wie jak to zrobić, natomiast metodyka zwinna wymusza angażowanie klienta co wielu z nich się po prostu nie podoba. W metodykach zwinnych zdecydowanie przenosimy odpowiedzialność na klienta, mamy tam stosunkowo dużo ról związanych z zarządzaniem projektem. Bardzo często mówi się o tym, że z uwagi na częstą komunikację nie jest wymagana dokumentacja i później się okazuje, że nic nie istnieje; szczególnie w przypadkach jakichś konfliktowych sytuacji ani jedna ani druga strona nie ma za bardzo dowodów tego co się realnie wydarzyło, nie ma do czego wrócić. No i elastyczność – elastyczność, którą wszyscy rozumieją tak, że wszystko można, wszystko wolno, wszystko będzie tak jak oni sobie tego życzą, natomiast ta elastyczność jest często kompletnie źle rozumiana. Podsumowując metodyki zwinne i tradycyjne; w zwinnych mamy możliwość negocjacji zakresu, przy czym w tradycyjnych mamy sztywny zakres. W metodykach zwinnych sztywny czas i koszt, a w przypadku metodyk tradycyjnych one są negocjowalne. W zwinnych teoretycznie mamy łatwość wprowadzania zmian, w tradycyjnych – trudność. Znowu mamy niesformalizowaną komunikację vs komunikację pionową. No i mamy uszczuploną dokumentację vs obszerną dokumentację. Nie wiem czy to jest idealny system zarządzania, natomiast wydaje mi się, że klienci potrzebują, pomimo tej wielkiej elastyczności, którą proponuje Agile, tej komunikacji, łatwości, lekkości w zarządzaniu, potrzebuje pewnych standardów formalizacji.

A co gdyby znaleźć coś pomiędzy?

No i teraz gdybyśmy się mieli przyjrzeć jakie są zalety połączenia tych dwóch metodyk, to jeżeli chcielibyśmy wprowadzić kompletnie sztywny czas i koszt, to dla wielu klientów nie jest do końca możliwe do przyjęcia, dlatego, że ten zakres być może będą chcieli rozszerzać i nie zawsze są w stanie powiedzieć ile realnie chcą wydać. Natomiast w przypadku takiej hybrydy, dzisiaj na przykład taką hybrydą jest PRINCE2 Agile, mamy zdecydowanie większą kontrolę czasu i budżetu, natomiast ona nie jest aż tak sztywna jak w przypadku czystej, klasycznej metodyki zwinnej. Zakładamy, że szczegóły wyłaniają się z czasem – czyli cała góra projektu jest zarządzana w sposób tradycyjny, natomiast na poziomie dostarczania produktów cały czas pracujemy metodykami agile’owymi czy też scrumowymi i tam zezwalamy na to żeby szczegóły wyłaniały się z czasem. Czyli jesteśmy w stanie zastosować metodykę PRINCE2 Agile do projektów, które są projektami technologicznymi, ale chcemy mieć nad nią trochę większą kontrolę. Też kwestia kontaktu z klientem – tutaj wprowadzamy rolę Product Ownera jeżeli będziemy mówili o Scrumie, jeżeli o Agile’u to będzie ambasador biznesowy, natomiast tak czy owak, po stronie klienta istnieje ktoś kto jest odpowiedzialny za to żeby był zaangażowany projekt, za to co produkuje zespół, czy to odpowiada potrzebom biznesu, czy to zaspokaja potrzeby biznesu. Dzięki temu to wyłanianie się szczegółów z czasem jest nadal pod kontrolą i mamy zdecydowanie łatwiejszą możliwość wprowadzania zmian. Dzięki takiej koniunkcji mamy też uszczuploną dokumentację. Ja osobiście nie jestem fanem tworzenia biurokratycznych projektów, natomiast czasami, kiedy pracujemy z administracją publiczną, w jakichś przetargach, może się okazać, że ta dokumentacja nie może być uszczuplona z uwagi na warunki formalne, natomiast sam Prince wdrożony w taki klasyczny, polski sposób zwykle jest taki, że macie bardzo dużo dokumentów, nie rozumiecie po co je robicie. Znowu we wdrożonym świecie Agile okazuje się, że tych dokumentów nie ma wcale. I tu jest taki balans pomiędzy tą bardzo rozszerzoną dokumentacją a brakiem dokumentacji. Ona jest uszczuplona, ale nadal istnieje, nadal się czujemy bezpiecznie, nadal istnieje jakiś plan projektu, harmonogram, nadal istnieje lista wymagań więc wiemy co robimy, wiemy dlaczego i wiemy w jakim kierunku podążamy.

Role i funkcje, czyli kogo tu w ogóle mamy.

Na samej górze projektu mamy tak zwaną formalną strukturę, to się nazywa po prostu Komitet Sterujący, natomiast powoduje to, że mamy dosyć jasną, sztywną kontrolę nad projektem, a z drugiej strony tam gdzie jest wymagana elastyczność, czyli podejście do produkcji, to wykorzystujemy metodyki agile’owe. No i to powoduje, że częściej spełniamy obietnice, które daliśmy klientowi, to powoduje, że częściej i lepiej harmonogramujemy. No i teraz gdybyśmy mieli spojrzeć na role, to takie główne role w projektach zwinnych to sponsor, wizjoner, analityk, Product Owner, Scrum Master, wykonawcy i testerzy. W metodykach tradycyjnych mamy Komitet Sterujący, idąc metodyką Prince kierownika projektu czy liderów. No i teraz gdybyśmy mieli przyjrzeć się hybrydzie, to zwykle największy problem przy zmianach jest pomiędzy kierownikiem projektu, a Product Ownerem, dlatego, że kierownik projektu w projektach tradycyjnych często jest odpowiedzialny za przysłowiowe „wszystko”. Natomiast prawda jest taka, że kiedy zrobimy hybrydę, to kierownik projektu odpowiedzialny jest za organizację pracy, za koordynowanie projektu, natomiast Product Owner odpowiedzialny jest za to co produkuje zespół, czyli ta rola kierownika projektu jest nieco okrojona i bardzo często kierownicy projektu mają dosyć spory kłopot mentalny z oddzieleniem się od zarządzania tym co produkują ludzie, jakiej to jest jakości, w jakiej to jest kolejności realizowane, dlatego, że product owner jest odpowiedzialny za to żeby reprezentować klienta i żebyśmy wiedzieli kto jest właścicielem produktu i kto odpowiada za to co ostatecznie jest produkowane. Komitet Sterujący pełni swoją klasyczną rolę, czyli po prostu zarządza strategicznie projektem, podejmuje strategiczne decyzje; no i mamy Scrum Mastera. Scrum Master to jest taki koordynator pracy zespołu i tutaj prawie zastępuje lidera z projektów tradycyjnych i tutaj też trzeba się przyjrzeć jego roli, dlatego, że taki klasyczny lider ma sposób zarządzania raczej dyrektywny. Natomiast Scrum Master to jest taki służebny lider, mówiąc z angielskiego, servant. W tym momencie zmienia się trochę jego mentalność, podejście do zespołu, sposób motywacji; oczywiście jest to wprost związane z kulturą organizacyjną.

PRINCE2 Agile, czyli złoty środek.

A więc moim zdaniem największe zalety takiej hybrydy PRINCE2 Agile to z jednej strony trochę usztywnienie takiego generalnego zarządzania projektem, ale z drugiej strony pozwolenie na to żeby szczegóły wyłaniały się z czasem co pozwala na to żebyśmy byli w stanie realizować moim zdaniem lepiej i skuteczniej projekty w branżach technologicznych, szczególnie duże, które wymagają formalnej kontroli. No i teraz – mówiłam dużo o tym w jaki sposób radzić sobie z taką hybrydą, ale tym razem zapraszam Was do kolejnego video, w którym opowiemy o tym jak takie wdrożenie przebiegało w jednej z dużych platform sprzedażowych.