Czy w sytuacjach nadzwyczajnych, gdy nie mamy dostępu do osoby znajdującej się o poziom wyżej od nas, możemy zwrócić się z naglącą sprawą "o piętro wyżej" niż sugeruje to nasza struktura organizacyjna, czyli np. do osoby z poziomu zarządzania strategicznego? Myślę tu o sytuacji, gdy nasz bezpośredni przełożony, np. kierownik projektu jest nieosiągalny, a nasza sprawa nie może czekać, gdyż przekroczymy zakładaną wcześniej tolerancję czasu.
Co do zasady, metodyka PRINCE2 nie sugeruje tego rodzaju "bypassów". Odpowiedzialność za rozliczenie etapów i kontrolowanie sytuacji w zespołach należy do Kierownika Projektu, natomiast czasem pojawiają się sytuacje nadzwyczajne, które wymagają działań ponadstandardowych. W sytuacji, gdy - przykładowo - Kierownik Projektu nie jest dostępny, a sytuacja wymaga podjęcia natychmiastowych działań należy zwrócić się do Nadzoru Projektu, który poinformuje o zaistniałej sytuacji Komitet Sterujący.
Poniższy schemat przepływu informacji może sprawiać wrażenie, że PRINCE to struktura „wojskowa”, nie ma omijania szczebli dowodzenia:
Ma to swoje uzasadnienie, ponieważ każdy z poziomów ma określone uprawnienia i horyzont widzenia projektu. Problem z dotrzymaniem terminu zgłaszany przez Kierownika Zespołu do Komitetu Sterującego, mógłby napotkać na następujące trudności:
czy inni kierownicy wcześniej zgłaszali podobne problemy z terminami i na jakim są etapie rozwiązywania (być może jest to drobiazg lub ostatni „gwóźdź do trumny”)?
jak opóźnienie przy wykonaniu danego produktu wpłynie na inne produkty?
Dlatego też PRINCE mówi o szczeblach zarządzania, które odpowiadają za kontrolę postępów na różnych poziomach szczegółowości. Dodatkowo metodyka kładzie silny nacisk na definiowanie ról projektowych, a nie osób, które je pełnią. Nieobecność osoby kierownika projektu (np. urlop) oznacza, że rola Kierownika Projektu musi być natychmiast czasowo obsadzona.
Oczywiście w projekcie zdarzają się sytuacje nagłe, krytyczne, a w kluczowym momencie Kierownik Projektu nie odbiera telefonu. Czy w takim momencie Kierownik Zespołu może się skonstatować z Komitetem Sterującym? Jasne, że tak.
Systemowo ja uzasadniłbym to tak: aby PRINCE2 był stosowany, to muszą być pełnione role. Jeżeli nie są, to nie ma PRINCE i nie obowiązuje zasada komunikacji do Kierownika Projektu. Albo też rola kierownika projektu jest pełniona chwilowo właśnie przez interweniującego Kierownika Zespołu i wtedy on w zgodzie z metodologią komunikuje się z Komitetem Sterującym.
