W trakcie inicjowania projektu zakładane są rejestry, jednym z nich jest przedmiotowy ZOK (choć w nazwie nie ma słowa "rejestr"). Założenie ZOK-a oraz późniejsze prowadzenie wpisów i ich uaktualnianie należy do Wsparcia, która to rola - jak wiadomo - często jest spełniana przez Kierownika. Może to być też dedykowana rola tzw. "bibliotekarza konfiguracji", jeśli organizacja (duża!) posiada Biuro Wsparcia typu P3O.

Praktycznie najczęściej istnieje w organizacji narzędzie bazodanowe, które może służyć też do prowadzenia ZOK. Wtedy administrator bazy jest proszony o przygotowanie odpowiedniej struktury i przydział uprawnień. Uprawniony do wpisywania na ogół jest Kierownik oraz osoba pełniąca rolę Wsparcia. Zatem wpisy i uaktualnienia mogą pochodzić teoretycznie z dwóch źródeł, ale Kierownik jest ostatecznie odpowiedzialny za jakość i wiarygodność wpisów, jest - w terminologii PRINCE'a - Zatwierdzającym, czyli "potwierdzającym odbiór zapisów". Tę zasadę można też zrealizować dla prostszych narzędzi typu arkusz kalkulacyjny, czy po prostu tabela w edytorze tekstowym.