Bardzo istotne pytanie. 

Spotkania często kojarzone są niestety z brakiem efektywności i nadmiernym traceniem czasu. By wykorzenić takie przekonanie, warto zaskoczyć pozytywnie pracowników. Poniżej przedstawię kilka wskazówek (mających zastosowanie w sytuacjach biznesowych), które przyczyniają się do poważniejszego traktowania organizatora spotkania:

Przed spotkaniem

1. Przemyśl, po co jest spotkanie. Mądra zasada organizowania spotkań brzmi - jeżeli coś można załatwić bez zwoływania spotkania- nie zwołuj go. Warto zastanowić się, czy zamiast organizować fizyczne spotkanie grona osób, nie lepiej jest zaaranżować videokonferencji bądź wykonać kilku telefonów (nawet współdzielonych). Do przekazywania informacji służą też narzędzia takie jak dzielone dokumenty, tablice (https://mural.ly/) do edycji czy najzwyczajniejsze maile.

2. Zaplanuj spotkanie. Ustal agendę - ile ma trwać (z uwzględnieniem czasu na pytania i poślizgi) i jakie kwestie poruszyć. Możesz to zrobić posługując się graficznym wykresem np. diagramem Ishikawy, drzewkiem celów, osią czasu, ścieżką działań lub najzwyklejszymi punktami spotkania (w załączniku materiały do przejrzenia).

3. Zamiast myśleć, CO CHCESZ POWIEDZIEĆ, zastanów się, O CZYM CHCĄ SŁUCHAĆ ODBIORCY. Okazuje się, że nie zawsze to idzie w parze.

4. Gdy wiesz już, o czym chcą słuchać odbiorcy, czas najwyższy przemyśleć formę. I tutaj otwiera się wachlarz możliwości: 

- prezentacja multimedialna (im mniej tekstu tym lepiej) w formie klasycznej (Power Point) i mniej klasycznej (Prezi.com) Próbka prezentacji obrotowej http://prezi.com/pxh7ind4ygxe/?utm_campaign=share&utm_medium=copy&rc=ex0share

-quiz dla odbiorców - spotkanie prowadzone na zasadzie pytanie-odpowiedź

-gra (za dobre pytania nagrody lub za aktywny udział gratyfikacja/punkty). Uwaga! Uczestnicy nie mogą się poczuć jakby byli tresowani w myśl zasady - masz cukierka za aktywność. Aktywność ma przecież wynikać z inicjatywy uczestników, ze stworzonej przyjaznej atmosfery, która ma jasno określone ramy 

-stand up style - czyli każdy ma w 2 minuty (przykładowo) streścić najważniejsze informacje, spotkanie na stojąco

-cykl spotkań określonych w czasie

-narada

-argument-kontrargument

-burza mózgów

-uczestnicy sami w kolejności przygotowują części spotkania (np. każda z pięciu osób ma 10 minut na zrelacjonowanie w ciekawy sposób poczynań swojego zespołu)

-itp.

5. Dla uatrakcyjnienia spotkania możesz zadbać o rekwizyty, np.

-totem, czyli przedmiot trzymany przez zabierającego głos, z którym utożsamia się zespół 

-pomoce wizualne (zdjęcia, plany, mapy, grafiki)

-rekwizyty (makieta do wspólnego uzupełnienia, pudełko plasteliny dla plastycznego przedstawienia tematu*).

* sama kiedyś w ten sposób przedstawiłam projekt dla Zarządu, słuchaczom bardzo spodobały się plastyczne metafory

6. Z odpowiednim wyprzedzeniem (np. kilku dni) zadbaj, by każdy uczestnik otrzymał zaproszenie ze szczegółową agendą (planem) spotkania wraz z jego celami, przebiegiem i regułami. Upewnij się, że każdy wie gdzie, o której jest i czego dotyczy spotkanie. Dobrze, jeżeli uczestnicy potwierdzą udział. Rzadziej rezygnuje się z przyjścia na spotkanie, gdy zostało one wszystkim zaanonsowane i potwierdzone.

7. Dobrze jest formułować cele w formie czynnej, nie biernej, np. Określimy ramy czasowe projektu, a nie Ramy zostaną określone. Doprecyzuj, czego oczekujesz po spotkaniu, co zostanie osiągnięte. Podkreśl korzyści (dla słuchaczy, nie dla siebie). To zmotywuje zespół do większego zaangażowania (wiedzą, czym ma się zakończyć spotkanie).

Podczas spotkania

-uczestnicy mają czuć sensowność spotkania - poruszaj te kwestie, na których im zależy

-komunikacja dwustronna - każdy może się wypowiedzieć, w końcu uczestnicy nie przyszli na "tureckie kazanie". Jeżeli będą mieli realny wpływ na jego przebieg, chętniej wezmą w nim udział

-docenianie zabierania głosu i stosowania się do zasad spotkania (uczysz i wspierasz uczestników we wspólnym realizowaniu planu spotkania). Dziękuj za przejawy zainteresowania

-pilnuj czasu, ustal sygnał z asystentem, dyskretnie kontroluj czas

-weź na siebie moderację (każdy ma głos, niektórych będzie trzeba zachęcić do mówienia, innych wręcz stopować). Każdy ma mieć poczucie, że powiedział to, czym chciał się podzielić

-uprzedź, że spotkanie zakończy się za np. 10 minut, daj czas na podsumowanie i wnioski

-upewnij się, że każdy wyniósł coś z danego spotkania (poza poczuciem upływu czasu).

Po spotkaniu

8. Zadbaj, by po spotkaniu pozostał ślad - w formie raportu, wniosków rozsyłanych do uczestników. To świetny punkt zwrotny w dalszej współpracy z zespołem pracowników. Im mniejszy czas między doręczeniem/rozesłaniem raportu, tym lepiej. 

Mam nadzieję, że ta odpowiedź będzie pomocna.

Agata.

Załączniki: 

1. Diagram Ishikawy, źródło www.wnp.pl . Na głównej osi wypisywany jest temat, na mniejszych pionowych osiach jego konkretne składowe.

2. Drzewo celi (podobny mechanizm), źródło www.magor.republika.pl. Pień - temat, gałęzie (np. rozrysowane) to poszczególne aspekty zagadnienia.

3. Oś czasu, źródło decolink.pl. Zaznaczamy kamienie milowe naszego projektu, omawiamy w kolejności.