Przypomnijmy, jak to ujmuje metodyka.

• Plany zespołu nie są obowiązkowe (choć poziom planów zespołów jest zalecany). Oznacza to, że co do zasady powinny być tworzone plany zespołów, choć w konkretnych uzasadnionych przypadkach z planu konkretnego zespołu możemy zrezygnować. 
• Plan zespołu jest tworzony przez Kierownika Zespołu w ramach procesu Zarządzanie Dostarczaniem Produktów w trakcie działania "Przyjmowanie Grupy Zadań do wykonania".
• Plany Zespołów mogą być tworzone równolegle do Planu Etapu.

Plan Zespołu służy zaplanowaniu prac specjalistycznych (służących dostarczeniu produktów) przekazanych do realizacji w ramach Grupy Zadań. W związku z tym Kierownicy Zespołów nie bazują na planie Etapu (nie z niego dowiadują się, co muszą dostarczyć i na jakich warunkach) , a na Grupie Zadań. To z niej dowiadują się, co, na kiedy, za ile mają dostarczyć, oraz jakie inne obowiązki zlecone w Grupie Zadań mają zrealizować (np. związane z kontrolą jakości).

Kiedy w praktyce planu zespołów będą tworzone? To zależy od realnych potrzeb. 

Możemy zrezygnować z planu. Zlecając dostarczenie produktu zewnętrznemu dostawcy często wystarczy nam zlecenie dostarczenia produktu lub usługi zgodnych ze specyfikacją na określony termin. Np. zlecenie drukarni wydrukowanie materiałów nie będzie najczęściej wymagało tworzenia na potrzeby projektu Planu Zespołu. Kontrola nad realizacją tej Grupy Zadań zostanie zapewniona przez umowę.

• Możemy przyjąć rozwiązanie, że dopiero w trakcie etapu, w którym ma być zrealizowana Grupa Zadań będziemy uzgadniać z Kierownikiem Zespołu warunki jej wykonania (np. dopiero w trakcie etapu została podjęta decyzja dotycząca tego, komu zlecamy grupę zadań do realizacji). W takiej sytuacji Kierownik Projektu w oparciu o Plan Etapu utworzy dokument zarządczy, jakim jest Grupa Zadań, przekaże ją Kierownikowi Zespołu, a on utworzy na jej podstawie Plan Zespołu. Może się zdarzyć, że w trakcie przyjmowania grupy zadań do wykonania stwierdzi, że nie jest jej w stanie zrealizować w ograniczeniach przyjętych w Planie Etapu. Szacunki dokonywane na potrzeby Planu Zespołu mogą być niezgodne z szacunkami przyjętymi w trakcie tworzenia pPlanu Etapu. Zgłosi wtedy ryzyka lub zagadnienia tego dotyczące i Kierownik Projektu będzie musiał w jakiś sposób je obsłużyć, co wpłynie na realizację przyjętego już planu etapu. Może też stwierdzić, że nie jest w stanie zaplanowanej grupy zadań zrealizować, co może wymagać znalezienia innego zespołu.
• Innym rozwiązaniem jest przekazywanie Kierownikom Zespołów informacji o planowanych dla nich grupach zadań w trakcie tworzenie Planu Etapu. Ma to dwie zalety:
  • Kierownicy Zespołów mogą z większym wyprzedzeniem planować prace dla zespołu,
  • W trakcie planowania Kierownicy Zespołów będą wykonywać konkretne szacunki, które mogą przekazać Kierownikowi Projektu. KP dzięki temu może przyjąć dla Planu Etapu ściślejsze, bardziej realistyczne szacunki.

Wybór tych opcji zależy od rzeczywistych warunków: od tego, czy mamy własne zespoły, czy zespoły zewnętrzne są wybrane iw wyprzedzeniem i dostępne na potrzeby projektu, czy mamy potrzebę utrzymywania pod kontrolą postępów prac specjalistycznych. Czasami wręcz nie będziemy mogli sobie pozwolić na tworzenie Planu Etapu bez równoległego zaplanowania Grup Zadań, zwłaszcza, gdy jesteśmy skazani na współdzielenie zespołów z innymi projektami, albo, gdy prace specjalistyczne są na tyle złożone i wymagające kontroli, że planowanie na obu tych poziomach będzie wzajemnie na siebie oddziaływać.