Jestem odpowiedzialny za poprowadzenie projektu, którego celem jest stworzenie nowej strony internetowej w mojej firmie. Przedsięwzięcie planowane jest na ok. 6 miesięcy i będzie angażowało czasowo kilka osób. Mam wrażenie, że PRINCE2 to złożona i zbiurokratyzowana metodyka. Obawiam się, że nas nie stać na taki standard.
Jak osiągnąć akceptowalną proporcję kosztów zarządzania do kosztów całego projektu przy zachowaniu kontroli nad projektem?
Przed opisanym dylematem staje każdy Project Manager rozpoczynający projekt.
Zmniejszenie kosztów zarządzania można osiągnąć poprzez:
Przyjrzyjmy się, jakie możliwości daje nam metodyka PRINCE2.
Liczba etapów zarządczych
Etapy zarządcze służą Komitetowi Sterującemu do rozliczania Kierowania Projektu oraz stanowią zaplanowanym moment oceny zasadności kontynuowania projektu. Metodyka wymaga minimum dwóch etapów zarządczych, większa ich liczba powoduje:
Więcej etapów zarządczych = wyższe koszty zarządzania.
Znaczenie zakresu tolerancji
Tolerancje służą oddelegowaniu realnych uprawnień do rozwiązywania problemów na niższe poziomy zarządzania. Zmniejszenie zakresu tolerancji powoduje większy formalizm w projekcie:
Mniejsze tolerancje = wyższe koszty zarządzania.
Forma i częstotliwość raportowania
Raporty służą przekazywaniu informacji o stanie realizacji projektu i stanowią podstawę do podejmowania decyzji. Należy pamiętać że metodyka:
Powyższe trzy przykłady pokazują, że stopień formalizmu, a co za tym idzie, koszty zarządzania nie wynikają z reguł metodyki, zależą od naszej decyzji.
Upraszczać metodykę można dodatkowo poprzez łączeni ról i procesów. Należy się jednak mieć na baczności, aby w efekcie nie osiągnąć PINO.
Więcej na ten temat poniżej w prezentacji:
