W kryteriach jakości dot. strategii zarządzania komunikacją znajduje się poniższy zapis:
"Wszyscy interesariusze wyrazili zgodę na zawartość, częstotliwość i metodę komunikacji".
Jak zachowanie tego standardu wygląda w projektach, gdzie lista interesariuszy jest długa (kilkadziesiąt osób i więcej)?
Czy zgoda komitetu sterującego jako reprezentanta każdej ze stron, jest wystarczająca, czy może każdy jeden interesariusz powinien wyrazić zgodę?
Z pewnością nie chodzi o wszystkich (w sensie: bezwyjątkowo każdego) interesariuszy. Na potrzeby opracowania Strategii Zarządzania Komunikacją musimy zidentyfikować wszystkich interesariuszy (grupy, typy interesariuszy), ale z pewnością nie będziemy wypracowywać sposobów komunikacji z wszystkimi grupami. W stosunku do części interesariuszy (najczęściej - zewnętrznych) możemy przecież podjąć decyzję o nieinformowaniu ich o projekcie.
Wobec części interesariuszy (ich grup czy typów) możemy podjąć decyzję o ich zaangażowaniu w projekt. Tych kluczowych interesariuszy chcemy dla dobra projektu zaangażować, wciągnąć w orbitę projektu, odbierać komunikaty, informować o projekcie tak, by zapewnić z ich strony wsparcie dla projektu lub zmniejszyć ich negatywne oddziaływanie na projekt. Temu mają służyć metody komunikacji określone w Strategii.
Kluczowi interesariusze nie muszą być zaangażowani w zespół zarządzania projektem. Nie można ich utożsamiać z głównymi interesariuszami (biznes, użytkownik, dostawca) projektu. Takich grup interesariuszy może być (i najczęściej jest) więcej. Komitet Sterujący zatwierdza Strategię Zarządzania Komunikacją jako całość, ale zawartość, częstotliwość i metodę komunikacji musimy roboczo, na poziomie operacyjnym wynegocjować, ustalić w wszystkimi kluczowymi interesariuszami.
Pytanie, czy są to interesariusze instytucjonalni (np. związek zawodowy, kierownictwo działów w organizacji itp) - w tym przypadku z pewnością da się zidentyfikować osoby odpowiedzialne za podejmowanie decyzji w imieniu tej struktury czy ją reprezentujące. Większy problem możemy mieć, gdy zidentyfikowaliśmy jakąś grupę interesariuszy wartych zaangażowania, lecz nieposiadających reprezentacji (np. mieszkańcy budynków bezpośrednio sąsiadujących z inwestycją). W takim przypadku konieczna będzie decyzja o przyjęciu jakiejś formuły konsultowania zasad komunikacji satysfakcjonujących dla tej grupy i w odpowiedni sposób wspierających projekt.
Decyzje te powinny być każdorazowo podejmowane w projekcie, choć często zespół zarządzania projektem będzie zobowiązany realizować politykę komunikacyjną narzuconą przez kierownictwo organizacji lub programu.
Nie ma powodu czekać z uzgodnieniem satysfakcjonujących interesariuszy metod komunikacji na zatwierdzenie Strategii Zarządzania Komunikacją przez Komitet Sterujący. W trakcie etapu inicjowania, wypracowując poszczególne strategie Kierownik Projektu może (i powinien) rozpoznawać potrzeby informacyjne interesariuszy, utworzyć Strategię (a w jej ramach - zaproponować odpowiednie dla projektu metody komunikacji). Zanim ją udokumentuje i przekaże do zatwierdzenia, może przeprowadzić uzgodnienia z interesariuszami. Ma również oparcie w Nadzorze Projektu - może i powinien proponowane przez siebie rozwiązania konsultować. W końcu - bardzo często działając w jakimś konkretnym środowisku organizacyjnym znamy wymagania organizacji lub programu dotyczące komunikacji z interesariuszami, i będziemy je stosować w projekcie.
I jeszcze jedna uwaga wynikająca z praktyki: przytoczone w pytaniu kryterium jakości dotyczące Strategii Zarządzania Komunikacją dość często nie jest traktowane formalnie i oznacza po prostu, że uzgodniliśmy z ważnymi dla projektu interesariuszami, w jaki sposób mamy się komunikować w sprawach projektu.
Przypominam, że jednym z pryncypiów PRINCE2 jest dostosowanie metodyki do potrzeb projektu tak, aby nie obciążała ona zbytnio zespołu zarządzania projektem z jednej strony, z drugiej zaś zapewniała właściwy poziom kontroli nad nim.
Czyli w praktyce zatwierdzenie przez Komitet będzie ostatnim krokiem, a zbieranie doświadczeń, uzgodnienia i tym podobne działania mające służyć wypracowaniu samej strategi odbędą się prędzej. W mojej organizacji czasem informuje się interesariuszy o projekcie w trakcie jego trwania (faza sterowania etapem) żeby uniknąć sytuacji blokowania projektu. W praktyce wygląda to tak, że Zarząd podejmuje decyzje, więc wiadomo, że zmiana zostanie zaimplementowana, ale można skutecznie opóźniać jej wdrożenie. W związku z tym, osoby realizujące projekt podejmują decyzję o informowaniu interesariuszy o projekcie od pewnego momentu, zazwyczaj w fazie testów, czyli po uzgodnieniach z dostawcami, a na etapie kiedy interesariusze lub osoby z ich zespołów muszą zostać zaangażowane w projekt (do testów). Zastanawiam się, czy to zgodne z metodyką. Zaznaczam, że żadna metodyka nie jest wdrożona, ale identyfikuje potencjalne konflikty. Z Pańskiej wypowiedzi wnoszę, że jest to do pogodzenia, tzn należy dopasować metodykę w tym zakresie do istniejącej praktyki.
