Na jakie elementy należy zwrócić szczególną uwagę przy formułowaniu systemu komunikacji między uczestnikami projektu, aby zapewnić szybki przepływ jak największej ilości informacji, a jednocześnie nie doprowadzić do chaosu komunikacyjnego i natłoku zbędnych dla niektórych uczestników projektu danych?
Temat komunikacji w ramach projektu jest bardzo szerokim obszarem obejmującym zarówno komunikację formalną jak i nieformalną, wewnątrz projektu i wokół niego.
Kluczowym procesem jest oczywiście:
Ustalenie potrzeb informacyjnych interesariuszy oraz określenie odpowiednich środków to istotny czynnik sukcesu projektu. Na początek konieczne jest zidentyfikowanie interesariuszy. Interesariuszem projektu określa się jakąkolwiek osobę bądź grupa, zainteresowana projektem lub jego wynikami.
Najbardziej ogólnie można interesariuszy podzielić na osoby z zespołu projektowego i wszystkie pozostałe. Najbardziej przydatne narzędzia do segmentacji interesariuszy to: Klasyfikacja CPIG, Radar interesariuszy Mayfield’a, Macierz Interesariuszy, na ich podstawie można określić jak ważne dla naszego projektu są dane osoby i jak zaplanować komunikację z nimi.
Planowanie komunikacji w projekcie jest ściśle powiązane z organizacją projektu, czyli rolami i zadaniami poszczególnych osób w projekcie, to struktura organizacyjna projektu ma decydujący wpływ na wymagania dotyczące komunikacji w projekcie. Bardzo przydatnym narzędziem, które można wprowadzić planując skuteczną komunikację jest Tabela RACI, w której od razu jasno przypisane zostaną osoby odpowiadające za konkretne narzędzia lub dysponujące konkretną wiedzą.
Podstawowe pytania, które warto przeanalizować w celu skonstruowania optymalnego planu komunikacji to:
Kto będzie otrzymywał informacje?
Jaką będzie otrzymywał informacje?
Na kiedy będzie otrzymywał informacje?
Jak będzie otrzymywał informacje?
Od kogo będzie otrzymywał informacje?
2. Planując skuteczną komunikację w projekcie konieczne jest zaplanowanie dokumentacji i sprawozdawczości (formalnej i nieformalnej) w projekcie na którą składają się:
Dokumenty projektu (jak: korespondencja, notatki i dokumenty opisujące projekt, które należy odpowiednio zorganizować);
Raporty z projektu, prezentacje projektu (formalne i nieformalne informacje o projekcie przekazywane różnym interesariuszom).
Oraz ich administrowanie.
3. Z doświadczenia wiem, że kluczowe jest sprawdzanie co pewien czas funkcjonowania zaplanowanej komunikacji, można przeprowadzić próbny – pilotażowy obieg dokumentów i wdrożyć go w projekcie po sprawdzeniu czy działa. Za bardzo ważne uważam w miarę regularne przeprowadzanie spotkań zespołu projektowego udrażniających komunikację i wyrównujących wiedzę o postępach w projekcie. Jednym z najważniejszych obszarów w komunikacji pomiędzy uczestnikami projektu jest komunikacja nieformalna – bezpośrednie rozmowy i rozmowy telefoniczne.
Miałam na myśli "pilotażowy" obieg dokumentów/informacji w samym zespole projektowym - zasymulowanie sytuacji, która ma się zaraz wydarzyć, przygotowanie się na realne działanie, szczególnie, gdy nie mamy w organizacji sprawdzonych i dobrze funkcjonujących praktyk w tym zakresie.
Puszczanie informacji czy dokumentacji do innych interesariuszy - spoza zespołu zadaniowego czy projektowego może przyczyniać się do zbędnego szumu informacyjnego.
