Dobre pytanie. :)

Kierownik Projektu, w którym brałam udział, skarżył się, że jak przyszedł do pracy w firmie, w której pracuję i chciał przejrzeć doświadczenia z poprzednich projektów prowadzonych przez jego poprzedników - nie było takowych dokumentów, w ogóle nie istniały. Wyjaśnił nam, że odgrywają kluczową rolę w tzw. uczeniu się na błędach i to, że ich wcześniej nie wymagano, jest nie do pomyślenia.

Według mnie, teoretycznie najłatwiejszym (bo wykorzystującym autorytet formalny) sposobem jest, oczywiście, wymaganie takowego dokumentu jako np. elementu zakończenia projektu, ale to nie gwarantuje, że dokument ten, prócz tego, że istnieje, bo taki był wymóg, rzeczywiście zawiera cenne uwagi i przemyślenia, tym samym jest wartością dodaną.

Jednym ze sposobów na zachęcenie do należytego, skrupulatnego i dokładnego zapisywania doświadczeń może być omówienie z osobami, które powinny taki dokument tworzyć, jego kluczowej roli oraz danie im do zrozumienia, że zostanie on wnikliwie przeanalizowany (przez np. Komitet Sterujący), czyli nie będzie jednym z 1000 dokumentów, których się wymaga, a i tak nikt ich nie czyta.

Poza tym, można spróbować uświadomić osobom odpowiedzialnym za rejestrowanie doświadczeń, iż po części wzbogacą one i swój zakres wiedzy w dziedzinie zarządzania projektami. Można w tym celu zaproponować zorganizowanie sesji podsumowującej dany etap projektu czy sam projekt, podczas której osoby zaangażowane mogłyby przeprowadzić burzę mózgów na temat tego, co i jak można jeszcze ulepszyć/czego można uniknąć, itp., bazując właśnie na tym dokumencie.