Witam.

Aby rozważyć, jaką metodykę, czy podejście zastosować w projekcie, trzeba dobrze zrozumieć projekt, czyli co chcemy dostarczyć, dla kogo, dlaczego, w jaki sposób możemy to zrealizować, jaka branża, jakie mamy doświadczenia, jakie jest znaczenie projektu dla organizacji itd. itd.

Czyli czynników jest bardzo wiele. Każda rekomendacja, czy to PRINCE2, czy AGILE może zostać podważona w odniesieniu do konkretnego projektu. Każdy projekt powinniśmy rozpatrywać indywidualnie.

AGILE, w odróżnieniu od PRINCE2, nie jest metodyką. To jest raczej filozofia, w oparciu o którą powstało wiele modeli, frameworków, czy metodyk, które są zgodne z manifestem Agile.

Jeśli rozważamy PRINCE2, to musimy mieć świadomość, że ta metodyka przeznaczona jest dla całego zespołu zarządzania projektem, nie tylko dla Project Managera. Ważne pytanie: jaka jest dojrzałość organizacji w tym obszarze, doświadczenie? Jedna osoba znająca metodykę PRINCE2 będzie miała duży problem w projekcie i szybko może się okazać, że pozostałe osoby decyzyjne również powinny poznać przynajmniej podstawy metodyki PRINCE2, aby projekt mógł być zarządzany efektywnie.

Musimy też mieć świadomość, że PRINCE2 zakłada, że na początku dobrze wiemy czego chcemy (w formie np. Opisu Produktu Końcowego Projektu). Pytanie, czy mamy takie informacje, doświadczenia, realizowaliśmy podobne projekty, aby podejść do tematu kaskadowo (tzw. waterfall model).

Kolejna kwestia, to zapewnienie zgodności z metodyką PRINCE2 poprzez stosowanie pryncypiów. Z doświadczenia wiem, że największy problem (często nieświadomie) stanowi spełnienie ostatniego pryncypium, czyli dostosowanie metodyki PRINCE2 do projektu. Wiele organizacji, która zaczyna stosowanie metodyki PRINCE2 skupia się na byciu zgodnym z metodyką (np. wprowadzają zbędną biurokrację, komplikują przez to rzeczy proste do zarządzenia), przez co w projekcie skupiają się na realizacji metodyki, a nie tego, co najważniejsze – czyli projektu. Zrozumienie tego, że efektywne zarządzanie projektem jest najważniejsze, a metodyka ma nas w tym jedynie wspierać, wymaga doświadczenia i dojrzałości w zarządzaniu projektami.

Kluczowym pytaniem będzie: czy Klient (odbiorca / biznes / sponsor czy inny decydent) oczekuje, że dostarczymy 100% zakresu? Jeśli tak, to Agile raczej odpada. W projektach zarządzanych zgodnie z metodyką PRINCE2 najczęściej rozważamy ryzyka związane z dotrzymaniem terminu, kosztów, jakości, czy zakresu projektu. Czyli trochę inaczej, niż w przypadku projektów Agile, gdzie czas, koszt i jakość są elementami nienegocjowanymi, natomiast zakres jest naszą zmienną.

Jeśli chodzi o podejście „zwinne”, to kluczem do sukcesu jest zrozumienie i akceptacja filozofii AGILE. Organizacja, decydenci muszą zrozumieć, na czym to polega? Klient nie może oczekiwać 100% zakresu, ale w zamian za to ma gwarancję dotrzymania terminu, kosztów czy jakości w projekcie. Podejście Agile często stosujemy w projektach, gdzie wizja produktu końcowego na początku jest rozmyta. Klient nie do końca wie, czego chce.

Kolejną kwestią jest to, że w przeciwieństwie do PRINCE2, w Agile przedstawiciele biznesu (w tym także użytkownika) muszą być dostępni w znacznie większym wymiarze czasu w projekcie. Ich ograniczona dostępność jest traktowana jako ryzyko dla projektu Agile’owego. Agile Project Management (czy DSDM Atern) dostarczają bardzo ciekawe narzędzie jakim jest PAQ (ang. Project Approach Questionnaire), które zawiera listę 21 pytań. Udzielając odpowiedzi na wskazane pytania, możemy wywnioskować na ile jesteśmy gotowi zastosować podejście Agile w naszym projekcie, na ile filozofia jest zrozumiana i akceptowana przez decydentów. Wyniki z tego narzędzia przekładają się na ryzyka projektowe.

Podsumowując, z mojego doświadczenia PRINCE2 wymaga zrozumienia, doświadczenia i dojrzałości w zastosowaniu, w projektach, w których wiemy czego chcemy od początku, wiemy jak to zrobić, mamy doświadczenia. AGILE wymaga akceptacji filozofii i zmiany sposobu myślenia, zmiany sposobu zarządzania.

Warto na koniec podkreślić fakt, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby „zintegrować” obie metodyki w jednym projekcie. Agile PM wręcz wymaga uzupełnienia niektórych obszarów (np. zarządzanie ryzykiem, konfiguracją), które PRINCE2 dość dokładnie opisuje. Jeśli przyjrzymy się szczegółom obu podejść, szybko zauważymy wiele podobieństw np. w zakresie ról i obowiązków, czy cyklu życia projektu. Również można rozważyć „połączenie” PRINCE2 z lekkim podejściem Agile, jakim jest popularny ostatnio SCRUM.

Pozdrawiam

Łukasz Czopek