Na wstępie pragnę zaznaczyć, iż trudno jest jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie, jako że istnieje wiele możliwych powodów, dla których opinia czy prośba jest odbierana jako atak. Oto kilka z nich:

• druga osoba może mieć złe doświadczenia z osobą wyrażającą opinię, np. została kiedyś skrytykowana przez nią lub też była świadkiem krytykowania przez nią innych osób i teraz trudno jej uwierzyć w dobre intencje,
• druga osoba może mieć niską samoocenę i wszelkie opinie odbiera jako próbę ataku czy manipulacji, a samo jej wyrażenie jako próbę narzucenia jej,
• wyrażając prośbę czy opinię, możemy nieświadomie (tonem, słowami-zapalnikami, miną) –mając jak najlepsze intencje – wysyłać przekaz, który przez drugą osobę może zostać odebrany jako drwina, wywyższanie się, agresja etc.,
• temat, który jest poruszany, jest dla drugiej osoby delikatny, trudny, kłopotliwy,
• druga osoba może się bać opinii/prośby właściwie z każdego wyżej wymienionego powodu,
• wyrażając opinię zapominamy o podkreśleniu tego, iż rzeczywiście jest to opinia (np. zamiast „moim zdaniem lepiej było zrobić…”, mówimy kategorycznie „lepiej było zrobić…”) lub też wyrażamy naszą opinię jakby to był niepodważalny sąd,
• wyrażając prośbę zapominamy, że prosząc powinniśmy dawać prawo do odmowy, inaczej jest to nie prośba, tylko rozkaz. A nie dając prawa do odmowy, wywołujemy opór.

Powodów można wymieniać więcej, więc dobrze jest mieć powyższe na uwadze i przeciwdziałać wystąpieniu oporu w sytuacjach, w których jest to możliwe oraz dodatkowo stosować kilka wskazówek, przydatnych zwłaszcza wtedy, gdy po naszej stronie nie ma krytykanctwa, a nasze słowa są odbierane jako atak z powodu niskiej samooceny odbiorcy.

O czym więc warto wiedzieć/pamiętać:

• o powiedzeniu, co i JAK można zrobić lepiej, a nie tylko tego, co zostało zrobione źle. To jeden z głównych grzechów udzielania jakiejkolwiek informacji zwrotnej. Bardzo łatwo nam zwrócić uwagę, że druga strona zrobiła coś niedostatecznie dobrze lub nie zrobiła czegoś, co w naszym mniemaniu powinna. Jednak takie podejście jest odbierana jako krytyka i bez względu na jej zasadność wywołuje często mechanizmy obronne. Zamiast więc mówić: „raport został zrobiony niedokładnie”, powiedzmy: „jak dodasz do zestawienia klientów źródło ich pozyskania, będziemy mieli lepszy pogląd na to, jakie sposoby dotarcia do klientów są najskuteczniejsze”. A więc powiedzmy CO zrobić, JAK (jeśli to konieczne) i CZEMU to ma służyć;
• o tym, że nasza opinia jest tylko NASZĄ OPINIĄ, a więc nie jedyną słuszną prawdą, niepodważalnym sądem, z którym druga strona musi się zgodzić. Druga strona ma prawo mieć własną opinię na każdy temat. To o tyle istotne, że często nie rozumiemy, jak druga osoba może się nie zgadzać z naszą opinią, którą przecież uważamy za logiczną i sensowną. Otóż druga strona może mieć inną perspektywę, o czym poniżej. Warto od czasu do czasu podkreślać, że to co mówimy, jest jedynie naszą opinią, naszym punktem widzenia;
• o przyjęciu perspektywy drugiej osoby – wyrażając opinię, mówimy generalnie z własnego punktu widzenia. Jednakże wcześniej warto zastanowić się nad tym, w jakiej sytuacji znajduje się druga osoba i dlaczego zachowała się tak, a nie inaczej. Przykładowo mówimy ponownie, że raport został wykonany niedokładnie, gdyż zabrakło danych o źródłach pozyskania klientów. Tymczasem może właśnie w odczuciu drugiej osoby to nie jest ważna informacja lub też osoba nie wiedziała, że dla osoby zlecającej raport to będą ważne informacje. Dlatego najpierw warto zapytać, skąd taki, a nie inny kształt raportu, skąd takie stanowisko, skąd taka decyzja etc. zanim wyrazimy własną opinię;
• o celu wyrażania opinii: po co ją właściwie przekazujemy? Czy ta opinia będzie miała wartość dla drugiej strony? Czy przyczyni się do poprawy efektywności, do zauważenia jakiegoś problemu? Czy przeciwnie – ma służyć jedynie wyładowaniu przez nas emocji? Jeśli druga strona postrzega opinię jako nieprzydatną lub nieadekwatną do sytuacji czy też czuje, że jest obiektem czyjejś frustracji, opór rośnie;
• o skupieniu się na problemie, nie na osobie – to pozwala rozwiązać problem, załatwić sprawę, poprawić efektywność. Skupianie się na osobie często jest przypięciem łatki typu „leń”, „nie nadajesz się”, „nie jesteś w tym dobry”. Należy więc też unikać generalizowania i uogólniania. Więc jeśli druga osoba często popełnia jakiś błąd, to zamiast słać przekaz typu „nie nadajesz się do tego”, lepiej zastanowić się wspólnie, CO można zrobić, JAK i JAKIE efekty to przyniesie;
• wyrażając prośbę, postawmy się na miejscu drugiej osoby, zadbajmy o takie aspekty, jak: a) prawo do odmowy (inaczej to będzie rozkaz lub polecenie służbowe) , b) uzasadnienie, dlaczego akurat prosimy tę osobę o przysługę, c) sprawdzenie, czy druga osoba jest w stanie wykonać to, o co ją prosimy, d) refleksja, czy przypadkiem nie prosimy zbyt często, co może być źródłem oporu (druga osoba może być nieasertywna i nie umieć odmówić, co wzbudza w niej frustrację i poczucie wykorzystania), e) refleksja, czy nie mamy zbyt dużych oczekiwań;
• o upewnieniu się, że nasza mowa ciała i głos są neutralne lub sprzyjające dobrej komunikacji. Najlepiej spytajmy o to niezależnie kilka osób, niech nam powiedzą, jakie wrażenie sprawiamy podczas wyrażania opinii czy wyrażania prośby.

Musimy też mieć świadomość, że nie na wszystko mamy wpływ i pomimo braku powodu do tego, by druga strona odebrała nasze słowa jako zagrożenie, takie wrażenie może powstać. Należy więc uzbroić się w cierpliwość i systematycznie „edukować” (czy też przyzwyczajać) drugą stronę, że nasze opinie są wyrażane z dobrymi intencjami.