Podręcznik PRINCE2 mówi o budżecie zmian, że jest to kwota na pokrycie kosztów wniosków o wprowadzenie zmiany oraz opcjonalnie kosztów ich analizy. A co z samym sfinansowaniem wdrożenia zmiany? Czy to nie jest zawarte w budżecie zmian? Skąd wziąć na to fundusze?
Metodyka PRINCE2 taktuje wniosek o wprowadzenie zmiany jako jeden z trzech rodzajów zagadnienia obok odstępstwa i problemu / obawy. Dlatego też mówiąc o tym, że z budżetu zmian finansujemy tylko i wyłącznie wnioski o wprowadzenie zmiany, ma na myśli ten konkretny rodzaj zagadnienia (a nie np. dokument, z czym wniosek nam się najczęściej kojarzy). Budżet zmian nie służy nam do korekty odstępstw czy rozwiązywania problemów.
Nie oznacza to, że z tego budżetu sfinansujemy tylko i wyłącznie przeprocesowanie raportu o zagadnieniu typu wniosek o zmianę. W projektach najczęściej taki wniosek o zmianę obejmuje opis i powód zmiany, analizę wpływu na projekt, rekomendację, decyzję, ale również informacje o wdrożeniu np. w formie podsumowania (w przypadku decyzji pozytywnej) aż do zamknięcia tego wniosku. Czyli obejmuje koszty związane zarówno z zarządzaniem tą zmianą oraz z jej wdrożeniem.
Nie możemy zapominać o tym, że wytyczne, które daje nam PRINCE2 w tym obszarze, są rekomendacjami metodyki. W projekcie musimy uzgodnić i zaplanować, czy taki budżet w ogóle będzie, jaka będzie jego wartość, kto będzie miał uprawnienia do dysponowania tym budżetem (czyli np. kto będzie pełnił rolę obsługi zmian) i w jakim zakresie (np. czy tylko wdrożenie, czy również analiza będzie finansowana z tego budżetu).
