Dzień dobry! Chciałbym zapytać, w jaki sposób stworzyć dobrą przestrzeń komunikacji. Szczególnie mile widziane są praktyczne wskazówki.
Podczas zajęć dotyczących komunikacji, napotkałem na to nowe dla mnie pojęcie. Omówiliśmy jego znaczenie w teorii, ale wciąż interesuje mnie to, w jaki sposób wytworzyć dobrą przestrzeń komunikacji w praktyce.
Z góry dziękuję za odpowiedź.
Wojtku, to bardzo szeroki temat, poniżej opis kilku metod, które sprawdzają się w stworzeniu przestrzeni komunikacji w zespole:
Jawne zasady
Zespół, aby stawać się coraz bardziej efektywnym, potrzebuje działać według wspólnie ustalonych zasad, które pełnią rolę kręgosłupa moralnego i odzwierciedlają wartości wspólne wszystkim członkom zespołu. Zasady te dotyczą takich obszarów jak: przepływ informacji, organizacja i sposób prowadzenia spotkań zespołu, podejmowanie decyzji, odpowiedzialność za przebieg prac, sposoby rozwiązywania kwestii spornych, trudnych. Zespół ustala zasady, wg. których będzie pracował, podczas spotkania w tym celu organizowanego. Jako lider zadbaj o to, aby zasady zostały spisane w formie dokumentu, pod którym każdy z członków złoży swój podpis.
Post-it w akcji
Post-it znakomicie nadaje się do wizualizacji, zgłaszania indywidulanych pomysłów. Możemy używać go jako narzędzie stymulujące podczas prowadzenia spotkań kreatywnych np. sesji burzy mózgów. Świetnie sprawdza się na tablicach wizualizujących przebieg projektów. Jako lider zespołu podczas spotkania zagraj rolę moderatora i użyj post-it'ów, gdy chcesz, aby każdy indywidualnie, ale wszyscy równolegle, przygotowali pulę propozycji związanych z omawianą kwestią. Niech każdy zapisze swoje zgodnie z zasadą „jedna propozycja na jeden post-it”. Następnie niech wszyscy nakleją swoje post-it’y na jeden wspólny flip. W ten sposób zespół zyska zbiór pomysłów do dalszej pracy.
Zadawanie pytań
Właściwie postawione pytanie ma wielką moc – może pobudzać, pomagać dostrzegać nowe aspekty, okrywać ukryte potrzeby, kształtować poczucie odpowiedzialności – inaczej mówiąc: pytanie może być narzędziem konstruktywnego wpływu społecznego. W zarządzaniu zadawanie pytań wciąż pozostaje niedocenione. A kiedy menedżerowie zadają pytania, używają zdecydowanie za dużo pytań zamkniętych.
Pull zamiast Push
Czyli stwarzanie środowiska do samodzielnego wyznaczania celów przez zespół. Temu między innymi służą dobrze zadawane pytania, niedyrektywne zarządzanie, podejście RPO (rozmowa przekazująca odpowiedzialność).
Model RPO to narzędzie służące do minimalizowania tzw. "performance gap". Ma zastosowanie tam, gdzie wymagane jest zwrócenie członkom zespołu uwagi na obszary, które wymagają poprawy i uczynienie tego w taki sposób, aby dany członek zespołu nie tylko usprawnił swoje działania, ale także dostrzegł potrzebę zmiany oraz wziął na siebie odpowiedzialność za jej wprowadzenie.
Rozmowa składa się z trzech etapów:
Retrospekcje
W realizacji projektów, w pracy zespołowej problemy pojawiają się zawsze. Bez względu na to jak mocno zespół przestrzega ustalonych zasad i jak efektywnie pracuje, wcześniej czy później coś pójdzie nie tak jak powinno. Najbardziej przydatnym narzędziem do eliminowania problemów jest retrospekcja. We współczesnym biznesie zmienność wymagań, założeń, otoczenie, czynników jest czymś stałym, a problemy wynikające z tego czymś zupełnie normalnym. High Performing Team wykrywa i eliminuje problemy możliwie jak najwcześniej – gdy tylko zostaną zauważone. Retrospekcja służy do wczesnego wykrywania problemów służy retrospekcja.
W spotkaniu-retrospekcji uczestniczy cały zespół, który na osi czasu danego odcinka (np. iteracji) zaznacza wszystko, co było lub mogło być istotne i mieć wpływ na przebieg prac. Jest to rodzaj burzy mózgów, podczas której zespół wyciąga wnioski z tego, co wydarzyło się i planuje konkretne działa mające wyeliminować to, co poszło źle i wzmacniać to, co poszło dobrze. Samo przeprowadzenie retrospekcji to nie wszystko, ważne jest, by wnioski z niej wyciągnięte zostały utrwalone.
Czasem bywa tak, że wniosków jest bardzo dużo, a co za tym idzie potencjalnych usprawnień procesu jest jeszcze więcej. Niestety przeważnie próba poprawienia wszystkiego „na jeden raz” ma małe szanse powodzenia. Rozwiązaniem tego problemu jest odpowiednie kategoryzowanie problemów na te poważne i mniej istotne, można to zrobić np. przy pomocy głosowania, gdzie każdy uczestnik ma do dyspozycji kilka głosów (ich liczba powinna odzwierciedlać ilość problemów, które chcemy w najbliższym czasie rozwiązać). Przy pomocy głosowania ustalamy priorytety.
Kolejne retrospekcje mają służyć temu, aby sprawdzać regularnie, na ile udało się poprawić efektywność prac i ustalić nowe priorytety problemów nierozwiązanych.
Retrospekcja to narzędzie, które daje liderowi i zespołowi wiele możliwości i informacji w obszarze tego, jak przebiegają prace w zespole.
