Chciałbym wiedzieć co powoduje, że zespół projektowy sprawnie realizuje cele? Ostatnie moje doświadczenia pokazują, że choćbym nie wiem jak się starał, to co dzieje się wokół zespołu, w firmie, wpływa na jego efektywność i działanie. Jakie czynniki brać pod uwagę, analizując sytuację zespołu projektowego?
Zespół projektowy jest "organizmem", ale nie jest zupełnie niezależnym i samowystarczalnym organizmem. Zespół projektowy jest współzależny od wielu czynników w organizacji, w której tworzy i realizuje swój projekt, a także od pozostałych interesariuszy i otoczenia.
Pracując z zespołami projektowymi jako kierownik projektów lub konsultant zewnętrzny, trener, diagnozując sytuację zespołu kieruję się dziewięcioma czynnikami zaczerpniętymi z literatury, a następnie zmodyfikowanymi i uzupełnionymi w oparciu o swoje doświadczenie projektowe (w oparciu o "Budowanie zespołów. Materiały szkoleniowe..." autorstwa Małgorzaty Kossowskiej i Iwony Sołtysińskiej, wydawnictwo Oficyna Ekonomiczna).
Z moich obserwacji zespołów projektowych najogólniej i najprościej rzecz ujmując (gdy jest potrzeba szybkiej, wstępnej analizy), jest co najmniej dziewięć głównych wymiarów wpływających na pracę zespołu projektowego. Są to wymiary wpływające na funkcjonowanie i efektywność zespołu projektowego. To, co najważniejsze, to fakt, że czynniki te współoddziałują na siebie.
Proponowane przeze mnie obszary funkcjonowania zespołu umożliwiają każdemu (również członkom zespołu projektowego) spojrzenie na zespół projektowy okiem "człowieka z zewnątrz", jak na przedmiot badań. Takie spojrzenie pozwala dostrzec parametry, które decydują o harmonii funkcjonowania i skuteczności zespołu projektowego.
Analiza poszczególnych czynników / wymiarów pomaga w znalezieniu tych wymagających rozwoju, zmiany. Dobre rezultaty przynosi porównanie punktów widzenia różnych osób w zespole projektowym, co umożliwia pełniejszy obraz i refleksję nad czynnikami funkcjonowania zespołu wymagającymi usprawnienia czy zmiany.
Moim zdaniem najważniejsze aspekty funkcjonowania zespołu wpływające na jego efektywność to:
1) cele i misja - każdy członek zespołu potrafi opisać wspólne cele. Cele zespołu i jego misja są jasne i oczywiste dla wszystkich jego członków. Cele są możliwe do osiągnięcia. Członkowie zespołu w merytorycznych wypowiedziach odwołują się do celów zespołu.
2) strategia i sposoby osiągania celów - członkowie zespołu mają jasną wizję sposobów osiągania wspólnych celów oraz zgadzają się z metodami wykorzystywanymi do ich osiągnięcia uważając je za "swoje". Rozumieją swoje role w zespole i zgadzają się z nimi. Sposoby realizacji celów są elastyczne - adekwatne do zmieniających się warunków.
3) polityka firmy - wkład każdej osoby jest doceniany przez pozostałych członków zespołu. Członkowie zespołu czują się doceniani przez firmę, a także mają możliwość ciągłego podnoszenia poziomu swoich kwalifikacji i umiejętności. Zespół projektowy ma stworzone warunki materialno-fizyczne, jak i psychologiczne do realizacji celów, do których jest powołany. W tym podejmowanie decyzji w firmie nie jest upośledzone. Zmiany dotyczące czy to potrzeb interesariuszy, czy realiów funkcjonowania zespołu projektowego są w miarę rzadkie.
4) lider i przywództwo - członkowie zespołu mają poczucie, że zespół potrafi zrealizować wyznaczone zadania; mają dostęp do potrzebnych im informacji i środków materialnych. W zespole panuje wzajemny szacunek i chęć pomocy. Cenione są różne punkty widzenia. Styl przywództwa jest adekwatny.
5) współpraca - członkowie zespołu znaleźli się w nim po to, by osiągnąć wspólny cel; są merytorycznie przygotowani do wykonywania powierzonych im zadań. Osoby mające destruktywny wpływ na pracę zespołu projektowego odchodzą z zespołu. Członkowie zespołu się uzupełniają i przyjmują odpowiedzialność za swoje obszary realizowanych zadań.
6) elastyczność i sposoby myślenia - członkowie zespołu projektowego są gotowi podejmować się różnych funkcji w zależności od potrzeb; czują się współodpowiedzialni za działanie zespołu; biorą pod uwagę różnorodne pomysły i sposoby podejścia do wykonywanych zadań; myślą o wspólnym rozwoju. Członkowie zespołu są w stanie przyznać się do błędów i wspólnie lub pojedynczo zmodyfikować i/lub zmienić swoje działania.
7) komunikacja, w tym kanały komunikacyjne - członkowie zespołu projektowego wyrażają swoje myśli szczerze i otwarcie; kierują się chęcią wzajemnego zrozumienia i akceptacją. Członkowie zespołu słuchają uważnie zdania innych, zdarza się, że rozumieją się bez słów. Ustalone kanały komunikacyjne są jasne, akceptowane i sprawdzają się. Zespół projektowy jest otwarty na proces komunikacji dwustronnej z otoczeniem projektu.
8) kultura zespołu - ludzie cieszą się z przynależności do zespołu. Członkowie zespołu wierzą, że osiągną sukces, potrafią motywować się do pracy i mają silne poczucie wspólnoty. Zespół ma własne zwyczaje i rytuały. Członkowie zespołu wspólnie celebruje sukcesy.
9) sprawność i efekty działania - zespół pracuje owocnie i realizuje cząstkowe zadania; wyniki pracy zespołu mają dobrą jakość a decyzje (również te niezależne od osób w zespole projektowym) są sprawnie podejmowane. Procedury rozwiązywania problemów są znane wszystkim członkom zespołu.
Cel jest podstawowym czynnikiem dynamizującym działania zespołu projektowego i orientującym energię jego członków w jednym, wspólnie wybranym kierunku. Komunikacja i współpraca to kluczowe procesy interpersonalne umożliwiające funkcjonowanie zespołu ludzi. Właściwy przebieg tych procesów warunkuje działanie zespołu projektowego na każdym poziomie. Polityka firmy, czynnik zewnętrzny w stosunku do zespołu projektowego, determinuje zakres i swobodę jego działań - specyficzne rozwiązania mogą sprzyjać rozwojowi zespołu lub go hamować. Bezpośredni wpływ na skuteczność zespołu projektowego ma również sposób przewodzenia zespołowi. W każdym zespole projektowym jest to kwestia, która nie tylko budzi wiele emocji i uruchamia różnorakie procesy grupowe, ale również - jeśli nie jest konstruktywnie rozstrzygnięta - negatywnie wpływa na większość procesów zachodzących w zespole projektowym. Strategia i sposoby działania zespołu projektowego oraz elastyczność w myśleniu i działaniu determinują rozmach i skuteczność podejmowanych przez zespół decyzji i wdrażanych rozwiązań. Kultura zespołu projektowego jest pochodną jego relacji. Efektywność zaś jest podstawowym wyznacznikiem tego, czy zespół projektowy dobrze pracuje. Jest też podstawą świętowania sukcesów i budowania spójności zespołu.
W literaturze przedmiotu można odnaleźć rozważania dotyczące krytycznych czynników sukcesu w zarządzaniu projektami (Zob. S. Spałek, Krytyczne czynniki sukcesu w zarządzaniu projektami, Wydawnictwo Politechniki Śląskiej, Gliwice 2004), nazywanych Critical Success Factors - CSFs. Są to uwarunkowania, od których w największym stopniu zależy powodzenie realizacji wdrażanego projektu. Powołując się na wyniki prowadzonych badań, T. Young stwierdza, że na osiągnięcie sukcesu projektu mają wpływ takie elementy, jak:
Analizując uwarunkowania wpływające na sukces projektu, należy brać pod uwagę zarówno czynniki wewnątrzorganizacyjne, jak i zewnętrzne czynniki powodzenia projektów (Zob. J. Haffer, Skuteczność zarządzania projektami w przedsiębiorstwach działających w Polsce, Wydawnictwo TNOiK, Toruń 2009.)
W literaturze opartej o praktykę bardzo duże znaczenie dla sukcesu realizacji projektu przypisuje się samemu menedżerowi projektu, w szczególności jego wiedzy i kompetencjom interpersonalnym, przejawiającym się w umiejętności wydobywania najlepszych elementów z pracy zespołowej oraz zorientowaniu na jakość. Uważam, że należy zwrócić uwagę, że to ludzie są kluczem do sukcesu w realizacji projektów - kształtowanie głównych procesów w projektach zależy w dużym stopniu od wiedzy i umiejętności członków zespołów, a przede wszystkim od zachowań organizacyjnych i przyjmowanych postaw. (Waldemar Walczak w "Uwarunkowania i czynniki wpływające na sukces projektu" wymienia za R. Newton, The project manager: mastering the art of delivery, Pearson Education Limited, Harlow 2005, s. 150-152.).
Zgadzam się z powyższymi tezami dotyczącymi kompetencji bezpośredniego szefa zespołu i kompetencji członków zespołu, uważam je za czynniki kluczowe. W swojej praktyce pracy z zespołami projektowymi spotkałam się z różnymi sytuacjami w organizacjach wpływającymi negatywnie na efektywność zespołów projektowych. Przyznam jednak, że zdarzyło mi się obserwować, że spójny wewnętrznie zespół projektowy wraz ze swoim bezpośrednim szefem potrafili skutecznie doprowadzić projekt do sukcesu pomimo trudności na zewnątrz zespołu. Dlatego ostatecznie skłaniam się do tych, którzy stwierdzają, że największy wpływ na funkcjonowanie zespołu projektowego ma jego bezpośredni szef, to za nim ludzie "idą" bądź nie oraz skład zespołu projektowego. Te społeczne, czy interpersonalne kompetencje szefa zespołu projektowego, jak i członków zespołów projektowych, można doskonalić podczas szkoleń dotyczących komunikacji w zarządzaniu projektami – miękkich aspektów pracy Project Managera, które polecam.
Na zakończenie, za Waldemarem Walczakiem przedstawię schemat pokazujący wielość czynników wpływających na projekt i ich wzajemne oddziaływanie na skuteczność działań zespołu projektowego:
|
Źródło: opracowanie Waldemar Walczak w "Uwarunkowania i czynniki wpływające na sukces projektu" na podstawie H. Kerzner, Advanced project management. Edycja polska, Wydawnictwo Helion, Gliwice 2005, s.69
