Przede wszystkim w dzisiejszych czasach fizyczna nieobecność zazwyczaj nie oznacza odcięcia się od wszelkiej komunikacji ze światem. Przewodniczący(a) to zazwyczaj osoba na takim stanowisku w organizacji, że musi utrzymywać z nią kontakt także w trakcie urlopu, nie mówiąc o wyjazdach służbowych. Wprawdzie sytuacja nadzwyczajna jest nieplanowana, ale powinien zostać zaplanowany i zapisany w Dokumentacji Inicjowania Projektu maksymalny czas reakcji KS na takie sytuacje.

Z tego wynika, że Komitet musi uzgodnić procedurę eskalacji z Kierownikiem, a w przypadkach planowanej dłuższej nieobecności i "nieosiągalności" Przewodniczący powinien przekazać uprawnienia do podjęcia decyzji w sytuacji nadzwyczajnej innej osobie, określając zakres tych uprawnień. I to już jest zagadnienie prawne, jak takie plenipotencje powinny zostać zapisane.