Jak poradzić sobie z oddaniem odpowiedzialności innej osobie? Czasem jest tak, że mam dużo do zrobienia, ale boję się komuś oddać zadania, bo nie chcę, aby zostały one źle zrobione lub niestarannie, a potem ja będę za to odpowiadał swoim nazwiskiem.
To ciężka sprawa, szczególnie kiedy sami na czymś się znamy. Mnie pomogły poniższe argumenty:
Karol zobrazował to "miękko", coachingowo. Ja podejdę do tematu "twardo" - pod kątem prowadzenie przedsięwzięć.
W kwestii zarządzania projektami, kwestia delegowania zadań jest w pewnym sensie "nadrzędna", ponieważ w procesie zarządzania mamy:
- decydowanie kto i co ma zrobić
- na kiedy ma zrobić
- w jakiej formie ma zrobić
- przekazanie powyższych informacji osobom związanym z danym działaniem z weryfikacją, poprawnego rozumienia przekazanych przez nas "danych". Poprawnie, czyli tak jak my tego chcemy. Nie możemy pozwalać na nadinterpretację - musi być pełna precyzja, np. kwestia "na koniec dnia" - czy to jest 16:00 czy 17:00 czy może 23:59?
To oczywiście tylko kilka elementów - natomiast te czynności są elementami "zarządzania".
Kierownik Projektu ABSOLUTNIE nie musi się znać technicznie na tym, co jest realizowane. A jeśli się zna, to jest ryzyko tego, o czym Pan pisze - że pewne rzeczy będzie chciał zrobić sam (bo np. ma w tym większe doświadczenie). Nie powinno się na to pozwalać m.in. ze względów, o których pisał Karol.
I teraz odnosząc się do:
"ale boję się komuś oddać zadania, bo nie chcę, aby zostały one źle zrobione lub niestarannie, a potem ja będę za to odpowiadał swoim nazwiskiem. "
Oddanie zadania, czyli delegowanie, polega na oddaniu realizacji zadania w "inne ręce", ale
w żadnym wypadku nie odpowiedzialności za to zadanie.
W tym celu korzystamy z narzędzi, jakimi są raportowanie, testy jakościowe na poziomie cząstkowym itd.
W momencie, gdy widzimy, że zadanie nie jest realizowane w sposób określony i zaplanowany przez nas w planach, mamy możliwość przekazania realizacji gdzie indziej, np. do innego pracownika.
Jeśli zadbamy o stronę "zarządczą" tej pracy, to powinno być wszystko OK.
Reasumując: Delegując zadanie to od nas zależy, czy forma końcowa będzie staranna czy niestaranna, ponieważ to my zarządzamy tym konkretnym przypadkiem "delegacji zadania" i to my możemy interweniować lub przerywać, gdy coś będzie realizowane nieprawidłowo.
Jeśli zadanie będzie zrealizowane źle, to jest to zazwyczaj nasza wina (zła kontrola, zły dobór jednostki realizacyjnej, złe testy itp.).
Dlatego nie powinniśmy się bać o delegowanie, powinniśmy się bać, czy umiemy dobrze zarządzać delegowanymi zadaniami. ;-)
A ja bym to ujęła krócej, przytaczając już klasyczne stwierdzenie Stalina: "Kontrola najwyższą forma zaufania."
Na początku kontrolujesz częściej. Jeśli wszystko jest OK, możesz coraz rzadziej, aż doczekasz czasów, że sam wykonawca będzie tylko raportował prawidłowo wykonane zadanie.
Mam dokładnie taką samą sytuację jak Ty.
Myślę, że trzeba dobrze znać osobę, której chce się powierzyć te obowiązki. Kiedy już ją poznasz, to jesteś w stanie stwierdzić, czy zna się na rzeczy, pracuje starannie i w podobnym stylu do Ciebie. Jeśli na te pytania odpowiesz sobie twierdząco, to z dużą dozą prawdopodobieństwa możesz jej powierzyć swoje obowiązki.
Myślę, że i tak trzeba trochę wprowadzić niewielką tolerancję na odmienny sposób wykonywania pracy.
Wszystko rozpoczyna się od zmiany w myśleniu, czyli zamiast zadawania sobie pytania "czy oddać obowiązki i odpowiedzialność?", zadać takie: "JAK to zrobić, by było zrobione dobrze i nie moimi rękami?"
