Dlaczego mamy trudności z egzekwowaniem?

Często Szefowie unikają sytuacji komunikowania trudnych decyzji lub informacji ze względu na obawę przed reakcją pracowników. To może być mniej lub bardziej uświadomiony lęk przed utratą sympatii lub niechęć wywołana spodziewanym kontratakiem podwładnego, który będzie zrzucić z siebie odpowiedzialność.

Do trudnej rozmowy należy się przygotować. Celem szefa w takich sytuacjach jest :

• nie ulec presji pracownika
• chronić własne interesy (bez poczucia winy)
• nie demotywować pracownika zbyt obcesową postawą

Proponuję aby elementami takiej rozmowy były:

Zapowiedzenie celu rozmowy  (Ochrona przed dygresjami i rozmywaniem celu rozmowy)

Typowe zwroty:

• „Zaprosiłem Pana aby przekazać MOJĄ decyzję”,
• „Celem tego spotkanie jest zakomunikowanie mojej decyzji”

Unikać : „Co słychać ?” „Jak się pracuje” (zaproszenie do dyskusji, a to nie jest dyskusja)

Ludzka twarz  szefa (komunikacja intencji)

Celem jest zadbanie o relacje i ochrona motywacji (zjednanie do współpracy)

Typowe zwroty:

• „Jest to dla mnie trudna rozmowa”
• „obawiam się pańskiej reakcji”
• „Długo się zastanawiałem i rozważałem różne możliwości”
• „Chcę aby pan wiedział że jest pan dla mnie ważnym członkiem zespołu”
• „Wiem że jest pan zapracowany”

Przekazanie decyzji

Im szybciej to zrobisz tym lepiej dla wszystkich (ograniczenie domysłów i projekcji)

celem jest szybkie pozbawienie złudzeń że sprawa rozejdzie się po kościach

Najważniejsze jest operowanie komunikatem JA

• bierzesz odpowiedzialność (dorosły)
• to twoja decyzja w ochronie swoich interesów
• budowanie autorytetu
• jasna sytuacja dla pracownika kto jest odpowiedzialny
• trudno to kwestionować

Typowe zwroty:

• Ja podjąłem taką decyzję
• To jest moja decyzja
• Ja nie zmienię tej decyzji

Unikać

• Muszę podjąć taką decyzję / Będziemy musieli się rozstać
• Nie mogę zrobić inaczej
• To jest decyzja centrali 

Krótkie, prawdziwe uzasadnienie

Twoja decyzja zawsze będzie subiektywna. Ważne jest aby nazywać ważne WŁASNE interesy, a nie wymaga tego interes firmy, sytuacja rynkowa itp. Nie gromadzić listy argumentów aby się nim przerzucać, ważne argumenty albo działają od razu albo w ogóle.

Typowe zwroty:

• Podjąłem decyzję odebraniu panu projektu ponieważ (JA) nie chcę ryzykować ponoszenia kosztów związanych z opóźnieniami
• Podjąłem decyzję o przydzieleniu Panu nowych obowiązków ponieważ Pan daje (MI) największą gwarancję wykonania tego w oczekiwanej jakości i terminie 

Unikać :

• Korporacyjnego bełkotu o interesach, rynkach, standardach „Robimy to dla dobra firmy”
• Ocen pracownika : „Jest pan nieodpowiedzialny”, „Jeszcze będzie mi Pan dziękował „
• Mnożenia argumentów i bicia piany

Obrona własnej decyzji (zdarta płyta) – przygotowanie do obrony

Celem jest:

• Chronić szefa przed bezsensowną rozmową o słuszności decyzji
• Zabezpiecza przed destrukcyjnymi emocjami (poczucie winy)
• Zniechęca do polemiki – pozbawia złudzeń co do zmiany decyzji
• Okazanie szacunku dla podwładnego

Kroki:

Powtarzać istotne fragmenty wypowiedzi podwładnego (dajesz sygnał że słuchasz, nie lekceważysz) :

• Słyszę że inni pracownicy nie mają tylu obowiązków
• Rozumiem że jest pan bardzo przepracowany

Przypomnieć decyzję z krótkim (tym samym uzasadnieniem)

• Ja swojej decyzji nie zmienię ponieważ …
• Podtrzymuję swoją decyzję z powodów które wymieniłem

Zamknięcie spotkania

Nie przeciągać rozmowy która jest trudna dla obu stron

Typowy zwrot:

• Uważam rozmowę za zakończoną
• Nasza rozmowa dobiegła końca
• Nie zamierzam dłużej dyskutować

Lub (jeśli chcesz zadbać o relacje, motywację):

• Zaproszenie do negocjacji z podwładnym na temat sposobu realizacji decyzji w celu zmniejszenia kosztów jej wykonania dla obu stron

„Decyzji nie zmianę, ale co mogę zrobić aby ochronić pana ważne interesy „:

• Przejście do badania potrzeb : dotarcie do ważnych interesów pracownika.