Z pomocą przyjdzie nam tutaj tabela przestawna (zakres musi mieć nagłówki), w której użyjemy funkcji Policz (Licznik/Count). Alternatywnie możemy użyć funkcji Licz, tudzież funkcji bazodanowej BD.ILE.Rekordów.A

Wydaje mi się, że przy niewielkich tabelach najprościej będzie włączyć filtrowanie (wstążka Dane, przycisk Filtruj). Trójkątne przyciski filtrowania, które pojawią się w komórkach pierwszego wiersza tabeli, bez wysiłku pozwolą wybrać z kolumny nazwisk - nazwisko jednego konkretnego pracownika. Dane pracowników o innych nazwiskach zostaną ukryte na czas filtrowania. Przy prawidłowo wypełnionej tabeli powinno się zobaczyć informacje o wszystkich kursach, w których uczestniczył wybrany pracownik. Całkowitą liczbę kursów można zobaczyć w lewym dolnym narożniku okna Excela. Powinien być tam zapis np.: "Znaleziono 13 rekordów z 450". 13 rekordów - czyli trzynaście wierszy z informacjami o szkoleniach, w których uczestniczył wybrany pracownik.

Natomiast przy większej masie informacji tabela przestawna będzie rozwiązaniem zdecydowanie wydajniejszym. Jeżeli chcemy uzyskać raport z listą nazwisk wszystkich pracowników i łączną liczbą szkoleń, w których uczestniczyli, wystarczy zaznaczyć jedną komórkę w tabeli z danymi (nie ma potrzeby zaznaczać całej tabeli, Excel sam ją zaznaczy) i na wstążce Wstawianie wcisnac przycisk Tabela Przestawna. Domyślnie raport tabeli przestawnej generuje się w nowym arkuszu. Z listy pól (kolumn) trzeba przeciągnąć Nazwisko na Etykiety Wierszy. To wygeneruje tyle wierszy, ile było niepowtarzalnych nazwisk. Do okna Wartości należy przeciągnąć np. nazwę szkolenia, co spowoduje włączenie funkcji Licznik i wyświetlenie przy każdym nazwisku liczby szkoleń.