Chciałbym w Excelu podsumować liczbę minut rozmów telefonicznych, które zostały przeprowadzone w ciągu miesiąca w mojej firmie. Po podsumowaniu Excel w wyniku pokazuje mi wynik w formacie prezentującym zarówno godziny i minuty. Zależy mi, aby wynik wyświetlał same minuty. Czy jest możliwość uzyskania takiego rozwiązania w Excelu?
Przed podsumowaniem należy upewnić się, że wpisane minuty i sekundy MS Excel rzeczywiście prawidłowo rozumie. Jeżeli wpiszemy do komórki np. 01:08, to tak naprawdę dla Excela będzie to: jedna godzina i osiem minut. Dlatego prawidłowy wpis (jedna minuta i osiem sekund) to: 00:01:08.
I wariant
Jeśli nie zależy nam, aby wynik z podsumowaniem ilości minut zaprezentowany był w komórce z zachowanym formatem daty, to można takie rozwiązanie uzyskać w następujący sposób:
Po podsumowaniu czasów wszystkich przeprowadzonych rozmów z uzyskanego wyniku wyciągamy liczbę minut poprzez zbudowanie formuły wykorzystującej dwie funkcje z kategorii Data i godzina:
Za pomocą funkcji GODZINA uzyskujemy ilość godzin przeprowadzonych rozmów i przemnażamy przez 60 (daje nam to liczbę minut) i dodajemy do tego liczbę minut pobraną za pomocą funkcji MINUTA:
Ponieważ po wpisaniu formuły z w/w funkcjami komórka przyjmie format czasu, to dla prawidłowej prezentacji wyniku, należy zmienić go na ogólny:
II wariant
Jeżeli jednak chcemy, aby wynik prezentowała komórka w formacie czasu, to należy sprawdzić (w oknie dialogowym Formatowanie komórek), jaki format posiada komórka z uzyskanym wynikiem.
Przy formacie komórki w postaci: gg:mm:ss, wynikiem w prezentowanym przykładzie będzie 01:03:41 – ponieważ dla takiego formatu przy sumie minut większej od 59 zegar się „przekręci” – tzn. zwiększona zostanie liczba godzin, a minuty będą naliczane na nowo:
Aby zegar się nie „przekręcił”, należy w oknie Formatowanie komórek (zakładka Liczby, Kategoria Niestandardowe, pole Typ) ustawić format komórki w następujący sposób:
[mm]:ss
W tak przygotowanym obliczeniu, komórka wyświetlająca wynik de facto przechowuje liczbę (ułamek), która mówi nam o czasie (w Excelu liczba całkowita w formacie ogólnym prezentuje dzień, natomiast ułamek czas – godziny:minuty:sekundy). Aby komórka przechowywała faktycznie liczbę, mówiącą nam o sumie minut przeprowadzonych rozmów, należy wyciągnąć ją z uzyskanego powyżej rozwiązania za pomocą funkcji MINUTA.
Wiedząc, że czas to część liczby 1, bo jeden dzień dla Excela to 1, pomnożyć wynik przez 1440, bo tyle jest minut w dobie. Po sformatowaniu wyniku na liczbowy otrzymamy dokładną liczbę minut: 63,68.
