Bardzo dobre pytanie, związane ze źródłem najpoważniejszych problemów w projektach. Zła współpraca z klientem, w tym niewystarczające zaangażowanie w trakcie przygotowywania (inicjowania) projektu wskazywana jest przez praktyków zarządzania projektami jako powszechnie występująca.

Gotowość do zaangażowania się w prace projektowe zależy oczywiście od konkretnego klienta: od jego doświadczenia, kultury pracy, znajomości metodyk i praktyki realizowania projektów.

Jestem przekonany, że nie ma uniwersalnych sposobów na przekonanie klienta, iż właściwe przygotowanie się do realizacji projektu wymaga odpowiedniej (współ)pracy. Z własnego doświadczenia wiem, że skuteczny bywa właściwie dla konkretnego klienta dobrany i umotywowany mix poniższych argumentów.

1. wsparcie się autorytetem metodyki. Najprościej jest wskazać formalne wymagania związane z konkretną metodyką, której rygorów jesteśmy zobowiązani w danym projekcie przestrzegać. Jeżeli organizacja zdecydowała się realizować projekt według danej metodyki – powinna konsekwentnie spełniać wymagania przez nią stawiane. Argument bazuje na mechanizmie racjonalizacji postdecyzyjnej: jeśli zdecydowaliśmy się już na metodykę, to łatwiej nam będzie zdecydować się na narzucone przez nią rozwiązania.
   
   
2. Oparcie się na doświadczeniu: własnym, z wcześniejszych projektów, cudzymi doświadczeniami. Z badań wynika, że im później w projekcie będzie niezbędne wprowadzenie zmiany, tym kosztowniejsza będzie to zmiana. W związku z tym warto poświęcić odpowiednią uwagę procesowi przygotowania się do projektu. Każdy z nas jest w stanie znaleźć odpowiednie przykłady pozwalające umotywować tę tezę. Warto wyszukać pozytywne i negatywny przykłady, najlepiej z własnej organizacji czy branży, działające najmocniej na wyobraźnię.
   
   
3. Odwołanie się do potrzeby kontroli nad projektem, a zwłaszcza nad pieniędzmi i zasobami zaangażowanymi w projekt. Aby cokolwiek kontrolować, trzeba wpierw to sensownie zaplanować. Im sensowniejsze będą plany, tym sensowniej będziemy mogli kontrolować przebieg projektu. Poświęcenie czasu, uwagi, środków na stworzenie dobrych planów pozwoli właściwie organizować prace, optymalnie wykorzystywać zasoby, a w końcu odpowiednio do potrzeb monitorować poszczególne parametry projektu i ogólnie – jego stan.
   
   

Czy te argumenty na pewno zadziałają? Oczywiście nigdy nie będziemy mieli pewności. Zależy to od konkretnej osoby, konkretnej organizacji. Wpływ na skuteczność przekonywania ma w końcu również osoba przekonująca – jej pozycja, doświadczenie, charyzma, zdolności perswazyjne.

Z chęcią poznam Twoje doświadczenia i sposoby przekonywania klienta. Może to pozwoli mi w kolejnym projekcie dobrać odpowiednie argumenty?