Witam,

rozumiem, że proces handlowy związany jest z wyborem docelowego dostawcy rozwiązania?

Ważna też jest kwestia, czy patrzymy z punktu widzenia Klienta, czy Dostawcy.

Patrząc z punktu Klienta, spotykałem się z dwoma modelami:

1. Kiedy proces zakupowy (tak zwykle ten proces jest nazywany, jeśli mówimy o wyborze docelowego dostawcy przez Klienta) traktowany był jako oddzielny projekt, inicjatywa i dopiero po wybraniu docelowego dostawcy powoływany był docelowy projekt wdrożeniowy.

2. Kiedy proces zakupowy był częścią całego projektu.

Wg mojej wiedzy nie ma jednoznacznej recepty na to, który model lepiej się sprawdzi w naszej organizacji, gdyż to jest zależne od wielu czynników wewnętrznych w organizacji (procesy, procedury, standardy, stopień formalizmów etc.).

Również sam proces zakupowy (proces handlowy), stanowiący część projektu  (czyli model 2), różnie był planowany / lokowany w projektach zarządzanych zgodnie z PRINCE2. Podam jeden z przykładów z korporacji z branży telekomunikacyjnej:

Firma, której standardem jest PRINCE2, w ramach procesu Przygotowanie Projektu wysyłała tzw. RFI (Request for Information) do potencjalnych dostawców celem otrzymania tzw. SW (Studium Wykonalności).  Po analizie wyników i danych zapadała decyzja o uruchomieniu (lub nie) projektu (zgodnie z PRINCE2 – zgoda na Inicjowanie Projektu). W ramach procesu Inicjowanie Projektu przeprowadzany był proces RFP (Request for Proposal), czyli zapytanie o ofertę handlową, zebraniem ofert i wyłonieniem docelowego dostawcy. Jeszcze w ramach Inicjowania Projektu docelowy dostawca współpracując z Kierownikiem Projektu (Klienta), wspierał planowanie projektu, doprecyzowanie zakresu etc.

Ulokowanie samego procesu zakupowego w projekcie PRINCE2 zależy też od samego projektu, jego skali, czego dokładnie dotyczy, co z analizą. Zawsze metodykę PRINCE2 należy odpowiednio dostosować do konkretnego projektu.

Patrząc z punktu widzenia Dostawcy: Bazuję na moim doświadczeniu z branży IT w korporacjach zajmujących się tworzeniem, wdrażaniem czy integrowaniem rozwiązań IT: Najczęściej dostawca po otrzymaniu RFP  od Klienta (zapytania ofertowego) powoływał „mini projekt” tzw. presales, którego celem było przygotowanie oferty handlowej. Sam projekt realizacyjny (docelowy) był powoływany w momencie podpisywania Umowy z Klientem. Nie ma problemu, że jedna komórka odpowiada i za  sprzedaż, i za wdrożenie, gdyż przygotowanie oferty często wymaga zaangażowania specjalistów, którzy docelowo będą wykonywali prace na rzecz Klienta i projektu. Ale tak czy tak były to de facto oddzielne inicjatywy (przy czym finalny budżet projektu uwzględniał koszty tzw. presales).

Pozdrawiam,

Łukasz Czopek