Czy Uzasadnienie Biznesowe powinno być znane wszystkim osobom zaangażowanym w realizację projektu? Jeśli jest ono sformułowane np. w postaci pewnych wartości finansowych, czy wszyscy powinni posiadać te informacje?
Odpowiedzi (3)
Zaloguj się, aby móc oceniać, komentować, odpowiadać...
-
2
Uzasadnienie Biznesowe jest dokumentem projektowym które powinno być dostępne wszelkim interesariuszom którzy czują potrzebę zweryfikowania zasadności projektu jak i jego celu.
definicja:
Uzasadnienie Biznesowe - opis przyczyn i uzasadnienie przedsięwzięcia organizacyjnego (projektu) oparte zwykle na oszacowanych kosztach projektu, związanych z nim ryzykiem oraz spodziewanych korzyściach i oszczędnościach, oraz zawierające pozostałe kluczowe terminy, służące do ciągłego potwierdzania sensowności kontynuacji projektu.
-
2
Z mojego doświadczenia wynika, że zdecydowanie skuteczniej prowadzi się projekty, gdy wszyscy interesariusze znają odpowiedź na pytanie „Dlaczego ten projekt jest realizowany?”. Korzyści z jawnego Uzasadnienia biznesowego są następujące:
- pozytywny wpływ na motywację zespołu projektowego (każdy lubi wiedzieć, że jego praca – nawet rutynowa – jest uzasadniona i stanowi element większej całości),
- łatwiejsza komunikacja i dostęp do zasobów firmy (łatwiej negocjować z innymi działami stosując język korzyści dla firmy).
Podzielam Pani obawę, że część informacji zawartych w Uzasadnieniu Biznesowy nie jest przeznaczona dla szerokiego grona odbiorców. Metodyka Prince2 proponuje następującą zawartość Uzasadnienie Biznesowego :
- Przyczyny uruchomienia projektu,
- Możliwe warianty realizacji produktu końcowego,
- Oczekiwane korzyści,
- Negatywne skutki uboczne,
- Ryzyka,
- Koszty i terminy,
- Ocena opłacalności inwestycji,
- Ocena ogólna.
Rozwiązaniem dylematu ujawniać, czy nie ujawniać Uzasadnienie Biznesowe projektu szaremu gronu interesariuszy jest przygotowanie wyciągu najważniejszych informacji, które mogą być ujawnione publiczne, bez szkody dla projektu i organizacji. Najczęściej są to ogólne informacje nt.: Przyczyn uruchomienia projektu, korzyści, kosztów i terminów.
-
4
Najkrótsza odpowiedź brzmi: może być jednak nie ma takiego obowiązku, a całość zależy od kontekstu/środowiska realizacji projektu.
Jak to bywa w zarządzaniu - praktyczna aplikacja zasad rozpoczyna się zwykle od stwierdzania "to zależy".
Decyzja o zakresie udostępnienia powinna być uzasadniona.
Na początek kilka głównych elementów "od których to zależy":
- Odpowiedzialność za Uzasadnienie Biznesowe (BC) projektu spoczywa na Przewodniczącym Komitetu Sterującego.
- Potrzeby interesariuszy i zasady komunikacji z nimi zawarte powinny być zawarte w Strategii Zarządzania Komunikacją.
- Dodajmy jeszcze szczyptę zasad dotyczących przechowywania i zabezpieczania produktów (w tym zarządczych) zawartych w Strategii Zarządzania Konfiguracją oraz tolerancje na ryzyko ze stosownej Strategii.
- Powyższe akceptuje KS na wniosek KP w DIP (ze wszelkimi późniejszymi aktualizacjami).
- Dodatkowo projekt może być pod wpływem regulacji organizacyjnych oraz programowych lub prawnych.
Te elementy zwykle wpływają lub regulują to komu i w jakim zakresie udostępnimy BC i inne produkty zarządcze.
Np. jeżeli istnieje ryzyko, że poprzez upublicznienie (np. dostawcy zewnętrznemu) BC możemy spowodować ryzyko utraty istotnych korzyści (np. konkurencja nas wyprzedzi w wyścigu o innowacyjny produkt na rynku) wtedy naturalną reakcją redukującą to ryzyko jest ograniczenie dostępności zasobom/przedstawicielom dostawcy dostępu do BC, co może znaleźć odzwierciedlenie w Strategii Zarządzania Konfiguracją oraz Komunikacją.
Przykładów takich można mnożyć bardzo wiele.
Tak więc zasadą generalną/pryncypium jest dostosowanie do środowiska realizacji projektów, a jednym z jej objawów jest np. regulacja dostępności informacji zawartych w produktach zarządczych, a więc w BC także. Oczywiście każda propozycja i decyzja musi być zasadna biznesowo co reguluje inne pryncypium. :)
