KONSPEKT (SKRÓCONA TRANSKRYPCJA)

Dzień Dobry, witam Państwa bardzo serdecznie. Nazywam się Tomasz Chyrchel, będę miał dzisiaj przyjemność powiedzieć Państwu kilka słów o nowej rzeczywistości, w której funkcjonujemy; pracy zdalnej i pracy w zespołach rozproszonych. Witam Państwa bardzo serdecznie. Będę chciał Państwu opowiedzieć o tym jak sobie poradzić z nową sytuacją, z perspektywy menedżera i w kontekście większych struktur. Zachęcam też do dzielenia się swoimi pomysłami, warto też mieć pod ręką telefon bo będziemy mieć element interakcji.

No dobrze, możemy zaczynać. Na początek to co mnie pociesza – humor, którym reagujemy na obecną sytuację. Humor to jeden z najlepszych sposobów na radzenie sobie z emocjami; warto czasem popatrzeć na niektóre memy, będące dziś częścią popkultury. Oto agenda dzisiejszego spotkania:

• Wprowadzenie
• Na co się szykujemy w kontekście pracy zespołowej?
• Spojrzenie strategiczne na sytuację z perspektywy menedżera
• Moduł 1: Praca zdalna – pierwsze kroki funkcjonowania w nowych realiach, w których znalazł się Twój zespół.
• Moduł 2: Produktywność zespołu rozproszonego.
• Moduł 3: Motywacja do pracy w kontekście pracy zdalnej.

Wprowadzenie.

Parę słów o mnie – mam przeszło dwunastoletnie doświadczenie w realizacji projektów w kontekście pracy zespołowej i efektywnych zespołów dla bardzo różnych organizacji, m.in. Ikei, banku Santander czy Mbanku.  Miałem przyjemność pracować dla firm z branży finansowej, bankowej, energetycznej, produktowej, farmaceutycznej czy produkcyjnej. Studiowałem psychologię poznawczą ze specjalizacją w psychologii twórczości, drugie studia z prowadzenia i monitorowania badań klinicznych. Pracuję jako trener od 2011 roku, poza tym jestem interim menedżerem – raportuję do dyrektorów i członków zarządów. Specjalizuję się w pracy zespołowej i projektowaniu innowacji. Tyle o sobie.

Na co się szykujemy w kontekście pracy zespołowej?

Rzeczywistość pracy zdalnej spotkała nas nagle i moim zdaniem nas szybko nie opuści. Możemy myśleć o strategiach krótko i średnioterminowej jeśli chodzi o zadania i obowiązki. W strategii krótkoterminowej komunikujemy, że sytuacja jest wyjątkowa i ustalamy plan działania na kolejne 2,4,6,8 tygodni, spinamy się, warto bo to minie. W strategii średnioterminowej mówimy, że sytuacja jest wyjątkowa, ale szykujemy się żeby pewne rozwiązania zostały na stałe. Jak wrócimy do pracy stacjonarnej i tak będziemy chcieli korzystać z dzisiejszych rozwiązań. Warto się zastanowić w którym kierunku chcemy pójść.

Spojrzenie strategiczne menedżera.

Warto się pochylić nad dwoma obszarami rozwiązań sposobu i formy komunikacji oraz jakim obszarom się przyjrzeć. Są to rozwiązania systemowe i dotyczące ludzi. Pierwsze to coś na co się umawiamy jako zespół; sposób pracy, aplikacja nadająca pewną strukturę. Rozwiązania systemowe są o tyle dobre, że są dość łatwe w zastosowaniu – jako zespół podejmujemy decyzję, że korzystamy z aplikacji, sposobu czy podejścia. Prowadzimy dyskusję już nie na poziomie „czy” albo „dlaczego” tylko „jak konkretnie to robić”.  Drugi element to rozwiązania dotyczące ludzi; zabezpieczenie potrzeb emocjonalnych naszego zespołu, choćby przez indywidualne rozmowy.

Moduł 1. Praca zdalna – pierwsze kroki funkcjonowania w nowych realiach, w których znalazł się Twój zespół.

Myśląc o tym na czym powinniśmy się skupić, dobrym modelem jest model pięciu dysfunkcji pracy zespołowej. Pozwala się skupić na najważniejszych rzeczach. Zdarzają się sytuacje kiedy kontekst emocjonalny zostaje zaniedbany – w jednej firmie przy pracy zdalnej szef co dwie godziny dzwonił do ludzi żeby sprawdzić czy pracują przez co ci mieli poczucie, że im nie ufa.  Dużo mówiłem o zaufaniu – to jeden z podstawowych elementów tego spojrzenia strategicznego. Model pięciu dysfunkcji zaczyna się od braku zaufania, potem są strach przed konfliktem, brak zaangażowania, unikanie odpowiedzialności i brak dbałości o wyniki. To model Patricka Lencioniego, który świetnie się sprawdza w analizie dzisiejszych warunkach.

Jeśli chodzi o brak zaufania – każdy dba o swoje, szczególnie w kontekście przepływu informacji. Model pozwala nam zastanowić się nad tym na czym powinniśmy się zastanowić w pierwszej kolejności, szczególnie kiedy praca zdalna jest dla nas nowością. Kiedy sytuacja się zmienia, zmieniają się także priorytety. Częstym problemem bywa brak precyzji w komunikacji pisemnej; nie jest ona taka prosta jak się nam wydaje. Warto się zastanowić, którymi obszarami trzeba się zająć w pierwszej kolejności.  Jak się odnaleźć w pracy zdalnej? Należy określić jej zasady, umówić się na sposób zarządzania zadaniami, ustalić pewne kwestie dotyczące spotkań online, a także godziny pracy żeby było wiadomo kiedy można się kontaktować.

Kolejna kwestia – jak przekazujemy sobie informacje na temat zadań, specjalną aplikacją czy mailowo.  Kiedy je przekazywać, a kiedy nie? Następna rzecz – co robimy kiedy brakuje nam informacji do realizacji zadania – czekamy czy pytamy, jeśli pytamy to jak? Kiedy warto pytać albo komunikować wątpliwości? Jak udzielać informacji zwrotnej, dzwoniąc, pisząc? Co do zarządzania zadaniami, część z Państwa może znać tablice Kanban – fajne, proste narzędzie. Polecam je w kontekście pracy zdalnej bo łatwo się na takie tablice przenieść. Obrazują przepływ zadań – w jednej kolumnie mamy zadania do zrobienia, w drugiej realizowane zadania, a w trzeciej już zrobione.  Dobrym programem z takimi tablicami jest Trello.

O czym pamiętać przy spotkaniach online? Warto uwzględnić czas na problemy techniczne, zastanowić się ile osób potrzebujemy (im mniej tym lepiej), jak dzielić ludzi na mniejsze podgrupy, jak wykorzystać tablice whiteboardowe, testy, quizy. Na utrzymanie uwagi optymalny jest czas 60 minut, nie ma sensu robić dłuższych spotkań, warto też zaplanować żeby ludzie np. wypowiadali się w kolejności. Skoro jesteśmy przy temacie zaangażowania, zapraszam Państwa do gry – będzie nam do niej potrzebny smartfon. Gra polega na tym, że ja za chwilę udostępnię swój ekran z pytaniami, a Państwo na telefonach będą mieli do zaznaczenia cztery odpowiedzi. Bierzemy telefon, wpisujemy w przeglądarce stronę kahoot.it, wpisujemy kod i rozpoczynamy grę. Pytania dotyczą m.in. sposobów usprawniania komunikacji w zespole, wyzwań w sprawnej realizacji zadań, zarządzania zadaniami, czy potwierdzania priorytetów działań.

Moduł 2: Produktywność zespołu rozproszonego.

Aby zachować produktywność, weryfikujmy i potwierdzajmy priorytety – mniej więcej top 3 na dzień i top 3 na tydzień. Warto organizować krótkie, codzienne spotkania i zadbać o dobrą komunikację pisemną. Potwierdzenie priorytetów jest ważne głównie z perspektywy heurystyk, czyli takich naszych skrótów myślowych, które wykorzystujemy do podejmowania decyzji kiedy jest za mało informacji, tak żebyśmy mogli się koncentrować tylko na najważniejszych sprawach. Codzienne spotkania „daily” to narzędzie wykorzystywane w zwinnych metodykach zarządzania projektami; dotyczą tego co zrobiono poprzedniego dnia, co ma być zrobione dzisiaj i gdzie jest potrzebna pomoc.Spotkanie ma trwać 15 minut, ale dzięki temu może być codziennie i usprawniać przepływ informacji. Przełożony może wtedy zobaczyć co się u kogo dzieje.

Najbardziej produktywne są małe, kilkuosobowe zespoły; większe można podzielić na podzespoły. Model komunikacji 7C mówi jak zachowywac efektywną komunikację – nie będę wchodził w szczegóły, jest wiele artykułów na ten temat, ale to co kluczowe, to komunikacja pisemna, jej jakość, która będzie rzutowała na sprawność przepływu informacji. Jedna wiadomość powinna dotyczyć jednego tematu. Jest to ważne z perspektywy logiki komunikacji i ułatwia spokojne zarządzanie zadaniami. Podsumowując – priorytety, spotkania dzienne (mogą być też tygodniowe), Warto ustalić z zespołem zasady dotyczące produktywności.

Moduł 3: Motywacja do pracy w kontekście pracy zdalnej.

Przechodzimy teraz do motywacji. Co jest tutaj ważne w kontekście pracy zdalnej? Są to rytuały i nawyki, takie jak właśnie spotkania dzienne i tygodniowe, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, godzina na lunch. Dobrze zachowywać takie bloki czasowe jak 1,5 godziny pracy i 15 minut przerwy. Jakie są dostępne programy i aplikacje? Jest ich bardzo dużo – do spotkań i komunikacji MS Teams, Skype, Zoom, Cisco Webex, Slack czy Messenger, do współpracy Ziteboard, Google Jamboard, czy Stormboard.

Warto się zastanowić jak chcemy rozwijać wiedzę w zespole, jak systemowo wspierać budowanie nawyków?  Jak radzić sobie z emocjami? Często radzę menedżerom żeby zorganizowali spotkanie na którym będzie można na spokojnie odnieść się do obecnej sytuacji – powiedzieć o niepewności w jakiej się znajdujemy, ale też, że staramy się panować nad tym co się dzieje. Warto skupić uwagę na bieżących działaniach, sytuacja rozwoju epidemii jest dynamiczna, ale nie musimy jej sprawdzać co chwilę. Co z pracownikami, którzy nie przechodzą na pracę zdalną i mogą mieć kontakt z osobami zarażonymi? Nie jest to temat tego webinaru, ale powiem o dwóch takich kluczowych kwestiach: warto powiedzieć, że sytuacja jest groźna, ale nie jest też tak, że ludzie od razu umierają, trzeba powiedzieć o jasnej stronie mocy. Powiedzieć, że nie bagatelizujemy zagrożenia i podejmujemy różne działania.

Zapraszam do ostatniej sesji gry, zrobimy już takie podsumowanie, trzy szybkie pytania. Jak wygląda motywacja do pracy w naszym zespole, jak wyglądają emocje związane z tą sytuacją w moim zespole, trzecie pytanie – jakie są wrażenia po webinarze. Zapraszamy na nasze szkolenia – zarządzanie zespołem rozproszonym, sześć wyzwań zespołu rozproszonego, emocje i stres w trudnych sytuacjach z zespołem rozproszonym, zarządzanie kryzysowe oraz narzędzia IT w zespole rozproszonym. Szkolenia są zarówno otwarte i zamknięte – dla grup i zespołów, ale też takie, w których każdy może wziąć udział. Zostanę tu jeszcze na 15 minut żeby odpowiadać na Państwa pytania.