Szkolenia Altkom AkademiaAltkom Akademia - Zobaczyć więcej

Webinaria: Zarzadzanie projektami

Tworzenie harmonogramu za pomocą wykresu Gantta

TRANSKRYPCJA

 

Justyna Broniecka:

Cześć, nazywam się Justyna Broniecka i jestem jednym z trenerów Altkom Akademii. Na co dzień zajmuję się prowadzeniem szkoleń z metodyk zwinnych oraz tradycyjnych. Dzisiaj chcę opowiedzieć Wam o harmonogramie, który można przedstawić za pomocą wykresu Gantta, ale zanim dojdziemy do samego wykresu, myślę, że warto zastanowić się co tak naprawdę przedstawia harmonogram, o co właściwie w nim chodzi.

 

Przede wszystkim musimy wziąć pod uwagę zadania czy też działania, które musimy wykonać – i tutaj zwykle trudności są takie, że musimy je rozdzielić na tyle dokładnie aby osoba przyjmująca zadanie do wykonania była świadoma tego co ono znaczy, była świadoma tego jakiej jakości ma być i w jaki sposób będzie dostosowywane dla klienta.

 

Następnie trzeba wziąć pod uwagę zależności między działaniami i tutaj banalny przykład, jednak myślę, że obrazujący o co mi chodzi; nie jesteście w stanie położyć dachu na domie jeżeli nie macie ścian, nie jesteście w stanie położyć ścian jeżeli nie macie fundamentów, nie jesteście w stanie położyć instalacji jeżeli nie ma pod to odpowiednich ścian czy innych elementów domu. Więc kolejność między działaniami ma ogromne znaczenie.

 

Następna sprawa to czas trwania działań – no i tutaj trzeba wziąć pod uwagę to, że musimy myśleć o tolerancji, musimy pomyśleć ile będzie trwało nasze zadanie i  ile możemy się spóźnić i o ile wcześniej być może może to zostać zrobione. Dostępność zasobów – mogłoby się to wydawać dosyć oczywiste. Pamiętajcie, że zasób to nie tylko ludzie i pieniądze i nie tylko czas, ale też dostępność do maszyn, dostępność do urządzeń, dostępność do licencji, dostępność do baz danych; więc dostępność zasobów to jest dostępność do wszystkiego czego potzebujemy w naszym projekcie.

 

Mój tata przez wiele lat pracował w firmie, która produkuje dźwigi; pracował obsługując tak zwane maszyny numeryczne. Takich maszyn było niestety tylko dwie w całym zakładzie i były najnormalniej w świecie wąskim gardłem. Część tych części musiała zostać realizowana na tej maszynie; tym samym dostępność do maszyny i operatora była niezwykle wąskim gardłem i potrzebowało bardzo sprytnego zarządzania w każdym projekcie.

 

Oczywiście musimy pomyśleć z jakim wyprzedzeniem jakie czynności musza być planowane; być może trzeba z jakimś dostawcą podpisać umowę dużo wcześniej, być może trzeba zakupić ubezpieczenie wiec to wszystko trzeba zaplanować. No i też kalendarz projektu i poszczególnych zasobów, dostępności tych zasobów, trzeba wziąć pod uwagę planując cały projekt.

 

Wydajność i dostępność, niepewność, oszacowania czasu trwania działań – mówiłam tu już o tolerancji, musimy wziąć pod uwagę na ile duże doświadczenie w ramach podobnych projektów mają ludzie, którzy mają go realizować, czy jest to dla nich nowa technologia, bo czym projekt jest dla nich bardziej nowy, tym dla nas jest bardziej ryzykowny, dlatego, że ich oszacowania są prawdopodobnie najmniej dokładne. No i oczywiście wszystkie inne rzeczy, które mogą wpłynąć na harmonogram, typu jakieś dni wolne, typu jakieś sprawy związane z ekonomią, z otoczeniem, które mogą wpływać na to jak ten harmonogram powinien przebiegać.

 

No i w końcu zastanówmy się jak to zarządzanie harmonogramem może wyglądać. Przede wszystkim, żebyśmy mogli mówić o zarządzaniu harmonogramem, to musimy mieć ustaloną kolejność działań w projekcie, czyli już wcześniej powinniśmy wiedzieć które czynności po których, a które mogą trwać jednocześnie. Trzeba ustalić w których momentach te zadania muszą się skończyć, a do czego służy tak zwana ścieżka krytyczna, jednak nie jest to przedmiot dzisiejszego filmiku.

 

No i następnie w jaki sposób chcemy to monitorować; no i teraz pytanie, co to jest właściwie ten wykres Gantta, do czego to służy, po co to robimy i dlaczego to jest takie słynne? No i przejdźmy do tego jak to wygląda. W lewych kolumnach widzicie poszczególne zadania, tutaj jako taski, task A,B,C i tak dalej, później macie takie czerwone linie, które oznaczają, że task A będzie trwał od piątku do kolejnego wtorku i tutaj po prostu macie w ilościach dni ile zajmie dane zadanie.

 

Takie wykresy Gantta można robić dwuwymiarowo; czyli tutaj mamy zadanie i czas, ale można też dodać na trzeciej osi dostępność zasobów czy też dostępność ludzi. Takie wykresy Gantta można robić w MS Projectcie i to jest właśnie moment kiedy Paweł, który jest trenerem z MS Projecta pokaże w jaki sposób wykres Gantta szybko i sprytnie zrobić w zewnętrznym oprogramowaniu bo dzisiaj wiadomo, że nikt nie musi się męczyć na papierze.

 

Paweł Niemyt:

Cześć, nazywam się Paweł Niemyt, jestem trenerem Altkom Akademii i zajmuję się głównie szkoleniami z narzędzi wspierających w zarządzaniu projektami. W tym krótkim filmiku chciałbym pokazać jak za pomocą aplikacji MS Project możemy stworzyć podstawowy harmonogram, wstawić podstawowe informacje do niego, połączyć z relacjami i przydizelić zasoby.

 

W tej chwili to co widzimy tutaj na ekranie to jest stworzona lista zadań, lista zadań do wykonania w jakimś czasie. Wszystkie zadania, które tutaj mamy określone mają już określony czas trwania, nie są jednak ustalone relacje między nimi, czyli terminy rozpoczęcia, zakończenia zależne od poprzednich zadań. Właśnie za pomocą tej aplikacji będziemy chcieli to zaplanować.  I teraz tak – jeżeli chodzi o relacje między zadaniami, w Projectcie rozróżniamy cztery typy relacji. Tutaj w tym harmonogramie użyjemy tej pierwszej podstawowej, która nazywa się zakończenie-rozpoczęcie, po angielsku finish to start.

 

Jak to przebiega? W tej chwili mamy zadania, które wykonują się równolegle. Dlaczego? Dlatego, że Project nie wie które zadanie po którym ma nastąpić. Prowadzenie zadań w tej kolejności wcale nie musi świadczyć o kolejności wykonywania tych zadań w projekcie ponieważ mogą być wykonywane równolegle, może też być taka sytuacja, w której jakieś zadanie będzie względem któregoś tam przesunięte, opóźnione i tak dalej.

 

My tu akurat będziemy wszystkie zadania po kolei i robi się to w bardzo prosty sposób: jeżeli zadanie chcemy połączyć jedno po drugim, wystarczy oba zadania zaznaczyć, kliknąć w zadanie i wybrać przycisk „połącz”.  W tym momencie między tymi dwoma zadaniami tworzy się ta domyślna relacja. W naszym tu harmonogramie wszystkie zadania będą wykonywać się po kolei więc możemy w ogóle cały harmonogram zaznaczyć, kliknąć „połącz” i stworzy się nam od razu połączenie między wszystkimi zadaniami.

 

Jak widzimy, połączenie tych zadań powoduje, że te zadania nam tutaj uciekają na wykresie ponieważ, no, nie mieści się, skala nasza nie jest dopasowana. W Projectcie można zrobić to bardzo prosto – klikając widok możemy sobie cały harmonogram wpasować w ekran. Dzięki temu widzimy kiedy projekt się zaczyna, kiedy projekt się również kończy. To samo możemy zobaczyć w statystyce projektu; jak klikniemy projekt, informacje o projekcie, statystyka, możemy się przekonać kiedy projekt się rozpoczyna, kiedy projekt się kończy, ile będzie trwał czasu.

 

Ale to nie wszystko – poza relacjami między zadaniami i terminami możemy też za pomocą aplikacji MS Project planować również zasoby. Zasoby w tym harmonogramie zostały wcześniej stworzone, one znajdują się w arkuszu zasobów. To co tu widzimy tutaj to jest wykres Gantta. Zasoby znajdują się w arkuszu zasobów. Możemy przejść do tego klikając widok, wybierając arkusz zasobów i przeniesiemy do arkusza zasobów. Tutaj mam listę zasobów, które będą potrzebne w naszym projekcie.

 

Tak jak już też koleżanka wspominała, oprócz tego, że możemy stworzyć zasoby, na przykład typu praca, czyli osoby, które będą wykonywać poszczególne zadania albo będą za nie odpowiedzialne, możemy również zaplanować ich dostępność. Robimy to albo za pomocą kalendarzy, których każdy zasób może być inny albo możemy wejść w zasób i możemy tu zaplanować od kiedy do kiedy ile tego naszego zasobu jest dostępne. Dzięki temu przy planowaniu naszego zadania możemy tak zaplanować aby ta realizacja była realna.

 

Jeżeli tylko przydzielimy zasób w czasie, w którym on nie jest dostępny, Project od razu nas o tym poinformuje. Wracamy do wykresu Gantta – i teraz te nasze zasoby, które mamy tam dodane będziemy przydzielać do zadania. Proces przydzielania zasobu do zadania z technicznego punktu widzenia jest bardzo prosty, jednak jest kilka ciekawych zagadnień z tym związanych o których, jeżeli to nas interesuje, dowiemy się na szkoleniu kiedy będzie na to czas. My przydzielimy sobie pojedyncze osoby do zadań, które będzie trzeba wykonać; pokażę to w najprostszy sposób jaki tylko można tam to zrobić.

 

Jak klikniemy sobie tutaj w taką kolumnę „nazwy zasobów”, możemy sobie przydzielić pojedyncze osoby odpowiedzialne za te zadania klikając po prostu w zasób, zasób automatycznie zostaje przydzielony do zadania. Jeżeli jednak byśmy chcieli do zadania przydzielić więcej osób, niestety nie zrobimy tego z tego miejsca, musimy kliknąć dwa razy w zadanie, zakładkę „zasoby” i tu możemy sobie wybrać osoby, które będą wykonywać to zadanie; w naszym wypadku to na przykład będzie główny projektant i pięciu projektantów, wpisujemy liczbę etatów, które mają być wykorzystane do tego zadania i jak zatwierdzimy, przydział na 100.

 

Przeciągając, tak samo jak w Excelu, tę komórkę, dokładnie taki sam przydział stworzymy też dla drugiego zadania. W tej chwili my mamy w puli dostępnego jednego głównego projektanta i pięciu projektantów. Możemy to zobaczyć wracając do arkusza zasobów; i tu jest to potwierdzenie, mamy głównego projektanta, projektantów, mamy jedną sztukę i pięć. Jednak jeżeli te zadania wykonywałyby się równolegle, na przykład bym usunął tę relację, co się stanie?

 

Spójrzmy – od razu Project poinformuje nas tutaj, że nie mamy tylu dostępnych zasobów, czyli w razie czego będziemy zawczasu poinformowani jeżeli nas zasób, który ma wykonać to zadanie nie będzie dostępny. Przypiszemy sobie jeszcze zasoby do etapu realizacji, to będą programiści, po 10 sztuk, robimy to na tej samej zasadzie. No i testowanie bazy – wykona główny projektant, dyrektor i pracownicy zarządu też w liczbie pięciu. Jak wszystko wprowadzimy to co w tym momencie nastąpiło?

 

Oprócz tego, że mamy określone terminy i określone relacje między danymi, mamy teraz też określony nakład pracy potrzebny do wykonania tych zadań, a przez to, że w arkuszu zasobów podaliśmy też stawki godzinowe, też ukróciły się nam koszty tego projektu. Jak teraz klikniemy w statystykę, to przekonamy się, że nasz projekt będzie trwał 80 dni, będzie potrzebne 5200 godzin pracy i będzie nas kosztował 65 tys. 400 zł.

 

Więc, jak widzimy, za pomocą aplikacji MS Project możemy zrobić w bardzo prosty sposób harmonogram, zaplanować zadanie, przypisać zasoby i możemy dzięki temu dowiedzieć się kiedy jest w takim razie planowany termin zakończenia projektu, jaki nakład pracy będzie potrzebny do wykonania poszczególnych zadań jak i jaki będzie przewidywalny koszt projektu. Dziękuję.

Szkolenia realizujemy wyłącznie w formule Distance Learning

Sprawdź