TRANSKRYPCJA

Cześć, witajcie. Nazywam się Justyna Broniecka i jestem trenerem Altkom Akademii. Współpracuję z pionem zarządzania projektami, a dzisiaj opowiem Ci o tablicy Kanbana, o tym jak może ona pomóc w kontrolowaniu i planowaniu projektu.

Przede wszystkim zaczniemy od tego, że podejście Kanban wywodzi się z Japonii, z lat pięćdziesiątych. Tłumacząc to dosłownie na język polski oznacza „spis widoczny”. Powstał oczywiście w Toyocie, tak jak większość metodyk związanych z optymalizacją procesów i na początku służył do zarządzania czy też optymalizowania produkcji, a chodziło dokładnie o to żebyśmy produkowali dokładnie tyle ile jest nam potrzebne. Dzisiaj Kanban wykorzystywany jest głównie w zespołach, które zajmują się produkcją, czy też wytwarzaniem oprogramowania, albo w zespołach, które je utrzymują; są to platformy sprzedażowe, aplikacje, czy rozwój nowych funkcjonalności w już istniejących rozwiązaniach.

Tablica Kanban jest niezwykle prostym narzędziem – składa się z trzech kolumn, pierwsza kolumna jest to tak zwana kolumna „To do”, czyli są to zadania, które czekają na realizację. Druga kolumna są to zadania w trakcie, zwane często „Doing”, czyli zadania, które właśnie trwają, które ktoś robi, natomiast nie są jeszcze skończone. I mamy trzecią kolumnę, „Done”, czyli zadania, które już zostały ukończone i są jakby oddane albo mogą być oddane do właściciela tych zadań, czyli osoby, która jest za nie odpowiedzialna.

Dzisiaj tablica Kanbana ma bardzo wiele takich odnóg; często robimy swoje hybrydy i pojawiają się na przykład tablice, w których dokładamy sobie kolumny związane z testowaniem, czyli mamy zadania, które czekają na realizację, które są w trakcie realizacji i te zadania, które są w trakcie realizacji, są ukończone, trafiają do testowania i dopiero jak są przetestowane i uznane za prawidłowo skończone, to w tym momencie uznajemy, że one są „Done”, czyli zrobione całkowicie. Bardzo często z przodu pojawiają się kolumny w stylu „Idea” czy „Stories”; są to często takie główne tematy, związane z naszymi zadaniami.

Na przykład w temacie „Prezentacja” może być przygotowanie prezentacji, może być pobranie grafik, może być na przykład skonsultowanie się z naszym przełożonym czego ta prezentacja ma dotyczyć, w jakim ma być przeprowadzona stylu; więc w ramach jednego topicu, czyli przygotowania prezentacji, mamy kilka, kilkanaście zadań do zrobienia. I bardzo często właśnie w taki sposób te tablice dzisiaj są budowane.

Oczywiście możecie korzystać z tablic fizycznych, czyli normalnie na ścianie czy też do tablicy korkowej czy do takiej białej tablicy magnesowej czy jakkolwiek inaczej przyczepić tak zwane żółte karteczki, czyli post-ity i po prostu przesuwać je pomiędzy tymi kolumnami. I taką formę preferuje się w momencie jeżeli pracujemy w jednym miejscu i są to zespoły, które są w stanie fizycznie przy tej tablicy się spotkać, natomiast korzysta się również z tablic elektronicznych i to są tablice w systemach typu Jira, typu Trello, gdzie możecie sobie ułożyć taką tablicę elektroniczną; na upartego w Excelu też się da.

I to korzysta się z tego wtedy kiedy pracujecie z zespołami rozproszonymi, czyli w momencie kiedy no niekoniecznie da się fizycznie spotkać w jednym czasie i miejscu przy tej tablicy i ścianie. Wtedy korzysta się z tablic elektronicznych, natomiast z uwagi na to, że większość ludzi to są wzrokowcy i kinestetycy, to bardzo mocno rekomenduję Wam, jeżeli macie taką możlwość, żeby jednak ta tablica była tablicą fizyczną, żeby ludzie mogli do niej podejść, przeciągnąć te karteczki z jednej kolumny do drugiej publicznie, powiedzieć co będą robili następnego dnia.

Tablice Kanbana wykorzystuje się do tak zwanych codziennych zbiórek w takich metodykach jak Scrum, Lean, czy Agile Project Management, ale można wykorzystywać po prostu do codziennego zarządzania zadaniami. Clue polega na tym, że zespół, który pracuje na takiej tablicy powinien codziennie rano spotkać się przy niej, czy to będzie w formie elektronicznej, czy w formie fizycznej i powiedzieć co udało im się zrobić od wczoraj do dzisiaj, co planują robić od dzisiaj do jutra. Ma to takie działanie, że publicznie deklarujemy zrobienie pewnych zadań więc zrobimy bardzo dużo żeby jednak następnego dnia powiedzieć, że to zadanie jest zrobione – więc jest to trochę takie wspierające samomotywację poszczególnych członków zespołu.

Więc Kanbana wykorzystuje się w miejscach gdzie pracujemy w niedużych zespołach. Mnie ostatnio zdarzyło się widzieć nawet wykorzystanie tablicy Kanbana u mechanika więc miałam okazję wejść i na ścianie wisiała tablica, w pierwszej kolumnie były samochody, które akurat były, że tak powiem, w trakcie naprawiania, potem w kolumnach poszzególne zadania do zrobienia, te, które były zrobione i te które czekały na zrobienie. Więc tak naprawdę Kanbana można używać wszędzie, tam gdzie uważacie, że macie dużo drobnych zadań i potrzebne Wam jest jakieś narzędzie do kontrolowania prac zespołu, tego co oni robią, czego nie robią i dlaczego.

Oczywiście Kanban nam się kojarzy bardzo mocno z podejściem scrumowym, agile’owym, czyli zwinnym generalnie, natomiast nic nie stoi na przeszkodzie abyśmy mogli używać go również w podejściach klasycznych, takich jak Prince czy PMBOK. Mam nadzieję, że to wyjaśni jak używa się tablicy Kanbana, tymczasem zapraszam Was na naszą stronę altkomakademia.pl i do usłyszenia następnym razem.