Dowiedz się więcej z wpisu na blogu >>>
Jak ustalić odpowiedzialność oraz zakres uprawnień w projekcie, czyli jak sprawnie wykorzystać macierz RACI.

TRANSKRYPCJA

Cześć, witajcie. Z tej strony Justyna Broniecka, jestem jednym z wielu trenerów Altkom Akademii, współpracuję z pionem zarządzania projektami i dzisiaj opowiem Wam o tym czym jest macierz RACI i do czego ją wykorzystywać, w którym momencie projektu może Wam pomóc w tym żeby świetnie ustalić odpowiedzialność w zespole projektowym.

A więc zaczniemy od definicji. Macierz RACI pochodzi od słów Responsible, Accountable, Consulted, Informed. Są to słowa oczywiście pochodzące z języka angielskiego, natomiast omówmy czym są te poszczególne cztery zdania. Mamy Responsible, czyli osobę, która jest odpowiedzialna za zrobienie danego zadania, czyli jest tak zwany wykonawca, osoba, której się zleca zadanie, ona ma je wykonać. Oczywiście można dane zadanie zlecić jednej osobie, ale można też zlecić kilku osobom więc odpowiedzialność za zrobienie danego zadania może mieć dany zespół.

Drugą literką jest Accountable i to po polsku oznacza również bycie odpowiedzialnym, natomiast bardziej w rozumieniu bycie rozliczanym za zrobienie czegoś. Więc to jest osoba, która jest właścicielem danego zadania, czyli na przykład ja deleguję swojemu pracownikowi przygotowanie raportu i w tym momencie mój pracownik jest Responsible, czyli jest osobą wykonawczą, a ja jestem Accountable, czyli jestem rozliczana za treść tego raportu oraz za zrobienie lub nie zrobienie tego zadania zgodnie z potrzebami biznesowymi.

Kolejna literka to C, czyli Consulted. Tutaj zaznaczamy wszystkie osoby, które są konieczne do konsultacji danego zadania, od których pobieramy informacje, które czasami dają nam jakieś wskazówki merytoryczne, czyli osoby, z którymi musimy skonsultować dane zadanie. I teraz możemy się konsultować z poziomu osoby Reponsible, czyli ja nie wiem jak przygotować prezentację w Power Poincie, ja potrzebuję na przykład specjalisty, który doskonale umie obsługiwać Power Ponta. Ale może też być tak, że to będzie osoba z poziomu Accountable, czyli ta osoba nie wie jakiego typu danych potrzebuje zarząd nie wie na przykład jak ten raport zwykle przebiega więc może potrzebować skonsultować się z kompletnie innego poziomu.

I ostatnia literka to literka I, czyli Informed. Są to wszystkie osoby, do których komunikacja jest raczej jednopoziomowa, to znaczy są po prostu informowane o tym, ze coś zostało zrealizowane, że jakaś decyzja została podjęta więc tutaj mówimy raczej o komunikacji jednostronnej i takich osób zwykle w projekcie jest dosyć dużo.

No i teraz jak już wiemy czym jest ta macierz RACI, to teraz przyjrzyjmy się jak ona w praktyce wygląda. Po pierwsze, na osi poziomej mamy poszczególne osoby w projekcie. Ja tutaj wpisałam Osoba 1, Osoba 2, Osoba 3, najczęściej używamy tutaj imion i nazwisk albo stanowisk, natomiast imiona i nazwiska są zdecydowanie bardziej precyzyjne, szczególnie, że w projekcie zwykle role są obdzielone. I na osi poziomowej mamy zadania, paski, zadania, to do, bardzo różnie się one nazywają w różnych organizacjach. Wpisujecie poszczególne zadania, które trzeba zrobić w projekcie, w etapie, w sprincie bo ta macierz może być wykorzystywana do różnych typów projektów, no i wpisujemy, że np. osoba 1 jest odpowiedzialna pod kątem Responsible za zadanie pierwsze, mamy inną osobę, która jest za to zadanie Accountable, a jeszcze inna osoba będzie Consult. Więc w taki sposób tę macierz uzupełniamy.

Oczywiście najlepiej jest to robić na samym początku projektu kiedy to ustalamy zakres odpowiedzialności uprawnień poszczególnych osób i pozwala to przede wszystkim na to żebyśmy w jasny sposób obdzielili zadania, odpowiedzialność i uprawnienia. Jak rozmawiam z project managerami, sama prowadzę projekty, zdarza się, że większym kłopotem dla ludzi jest to, że oni nie wiedzą z czym mają do kogo pójść, nie do końca są pewni kto jest odpowiedzialny za dane zadanie, jaki dział, jaka osoba, jaka jednostka i taka macierz RACI może Wam pomóc w pracy operacyjnej, może Wam pomóc w pracy projektowej, zarówno w projektach prowadzonych metodami klasycznymi, na przykład Princem czy Pmbokiem, ale może również być wykorzystywana w projektach agile’owych, czyli całą gamą metodyk zwinnych po to żeby doskonale wiedzieć kto za co odpowiada. Jest takim narzędziem porządkującym nasze oczekiwania odnośnie uprawnień, ról i obowiązków. Jeżeli chcecie się dowiedzieć więcej to oczywiście zapraszam na nasz kanał na Youtube i na naszą stronę internetową altkomakademia.pl.