Szkolenia Altkom AkademiaAltkom Akademia - Zobaczyć więcej

Webinaria: Zarzadzanie projektami | Prince2

Jak zaplanować projekt według PRINCE2®

TRANSKRYPCJA

 

Cześć, nazywam się Justyna Broniecka, jestem jednym z trenerów Altkom Akademii w pionie zarządzania projektami. Szkolę między innymi z Prince’a, Agile’a, czy Agile Shift. Dzisiaj temat związany z przygo0owaniem projektu, a konkretnie z planem projektu w oparciu o metodykę PRINCE2, czyli jedną z popularniejszych nadal w Polsce, chociaż metodyki zwinne, takie jak Agile czy Scrum bardzo mocno wypierają podejścia klasyczne.

 

Jeżeli chodzi o tę metodykę, czyli metodykę PRINCE2 to powinniśmy przyjrzeć się temu jakiego poziomu plany musimy wykonać. Pierwszym z takich głównych planów jest plan projektu, który dla każdego z nas jest w miarę oczywisty, często używany pod nazwą „harmonogram”, czy też w ogóle po prostu „plan”.

 

Plan projektu mówi nam o tym jak będzie przebiegał cały projekt, bardzo często z lotu ptaka dlatego, że projekty w Prince najczęściej trwają dość długo, rok, dwa, nawet trzy, w związku z czym raczej nie ma mowy o tym żeby ten plan projektu był jakoś bardzo szczegółowy.

 

Każdy projekt jest podzielony na etapy, w związku z tym robimy plany każdego etapu i w przypadku Prince’a przygotowuje się plan w etapie drugim dla etapu trzeciego, w etapie trzecim dla etapu czwartego i tak dalej. Czyli przygotowujemy plan kolejnego etapu na koniec poprzedniego.

 

No i mamy też plany zespołów. Plany zespołów są to plany poszczególnych kierowników, którzy są odpowiedzialni za wykonanie poszczególnych elementów w ramach projektu. I teraz w ramach jednego etapu takich zespołów może pracować kilka, kilkanaście, czy też kilkadziesiąt. Więc są to drobne zespoły, które wykonują konkretne, zlecone im prace.

 

Tutaj, na naszej prezentacji, zauważycie jeszcze plan etapu inicjowania. On z uwagi na oś czasu znajduje się z przodu, dlatego, że najpierw w Prince przygotowuje się plan etapu inicjowania, czyli takiego szczegółowego zaplanowania całego projektu i w ramach tego procesu przygotowuje się plan projektu, stąd też oś czasu pokazuje, że on jest jako pierwszy przygotowywany.

 

Nie pojawia się nam również plan nadzwyczajny. Plan nadzwyczajny najczęściej jest nazywany planem korygującym, planem-korektą, planem B. Bardzo rzadko funkcjonuje w świecie rzeczywistym nazwa „plan nadzwyczajny”, natomiast w momencie kiedy musicie skorygować pewne etapy lub plan projektu, używamy właśnie planu nadzwyczajnego.

 

No i teraz kiedy trzeba przygotować plan, oprzemy się na planie projektu, to pierwszą rzeczą, którą trzeba zrobić jest ustalenie co jest punktem wyjścia do tworzenia naszego planu, następnie jest określenie i analizowanie produktu. I teraz w ramach Prince’a nasz czworobok rozdziela się na cztery kroki.

 

Pierwszym krokiem jest sporządzenie opisu produktu końcowego projektu i to jest po prostu cel projektowy, co Wy chcecie osiągnąć na końcu. W przypadku Prince’a musimy bardzo szczegółowo ten produkt końcowy opisać, czym on jest, jak ma wyglądać, jak ma działać, jakie ma mieć parametry, jak te parametry sprawdzić, kto ma to zrobić i w jaki sposób. Więc to wszystko jakby opisujemy w opisie produktu końcowego.

 

Następnie tworzymy strukturę podziału produktów i ta struktura to jest takie po prostu drzewko. Załóżmy, że chcemy zbudować dom no to powiedzmy, że dom składa się z otoczenia, z fundamentów domu i z wyposażenia. I to są główne produkty.

 

I teraz na przykład wyposażenie będzie składało się z elementów stałych i z elementów zmiennych. Stałe to będzie jakaś posadzka, czy też jakaś sieć kabli, a zmienne to będą po prostu meble. Więc jakby dzielimy ten produkt główny na takie podprodukty, aż schodzimy do poziomu, który wydaje się być dla nas satysfakcjonujący jeżeli chodzi o łatwość wykonania konkretnego produktu.

 

Więc jest to struktura. Potem każdy z takich produktów dostaje swój opis. Czyli znowu jest informacja z czego to jest zrobione, jak ma być zrobione, jakie są parametry, kto ma to sprawdzić, w jaki sposób, a na końcu otworzymy diagram następstw produktów, który mówi nam o tym w jaki sposób, w jakiej kolejności technologicznej, produkty przez nas wypisane w tej strukturze mogą być tworzone.

 

I teraz znowu opierając się na przykładzie domu, nie jesteśmy w stanie położyć ścian jeżeli nie mamy wylanych fundamentów. Nie jesteśmy w stanie wylać fundamentów jeżeli nie mamy wykopanej dziury, tak po prostu. Więc tutaj jest mowa o kolejności technologicznej co może być wykonywane jednocześnie, a co musi być wykonywane po innych produktach z uwagi na technologie.

 

Wracając do naszej podstawowej mapy kroków, jak już zanalizowaliśmy produkty, kolejną rzeczą jest określenie działań i zależności. Patrzymy sobie na taki produkt, na przykład fundamenty, to jest nasz produkt, w przypadku naszego domu. I teraz jakie działania trzeba podjąć żeby wykonać produkt fundamenty?

 

Prawdopodobnie zakupić wszystkie potrzebne materiały, wykopać odpowiednią dziurę, tak, nazywając to kolokwialnie, przygotować odpowiednie materiały, wylać te fundamenty, odczekać aż one wyschną. I są to wszystkie działania, które składają się na produkt fundamenty.

 

Następnie te wszystkie działania musimy określić w jakiej kolejności muszą być wykonywane. W przypadku kiedy przygotowujemy fundamenty być może inna ekipa jest w stanie stawiać ogrodzenia, tak, naszej działki, więc są to czynność, które mogą być realizowane równocześnie i takie zależności tutaj trzeba zauważyć.

 

Następnym krokiem jest przygotowanie oszacowań. Oszacowania to jest nadanie im zasobów Oczywiście podstawowym zasobem jest czas i koszt, dostępność do ludzi, natomiast również dostępność do licencji, maszyn, urządzeń; to też jest zasób, którym należy zarządzać.

 

Potem mamy przygotowania harmonogramu. Najczęściej harmonogram przygotowuje się w wersji harmonogramu Gantta gdzie widzimy stosunek czasu trwania poszczególnych czynności i ich zależności pomiędzy sobą no i na końcu dokumentujemy nasz plan w umówionej formie, tak, w jakiej formie to ma być zrobione.

 

Niektóre organizacje życzą sobie żeby to był właśnie wykres Gantta, inne organizacje chcą żeby to była jakaś forma tabelaryczna, jeszcze inne żeby jakiś wykres; więc jakby umawiamy się jak ten plan ma zostać przedstawiony klientowi. No i możecie po lewej stronie zauważyć, analiza ryzyk dotyczących planu.

 

Na każdym z tych kroków, jeżeli zauważycie jakiekolwiek ryzyko, należy zgłosić je do kierownika projektu. Więc za każdym razem mówimy o ryzykach i zgłaszamy je do osoby prowadzącej projekt. No i teraz przejdźmy sobie do przykładu.

 

Tutaj mamy strukturę podziału produktu dla konferencji no i zobaczcie, mamy na miejscu produkty główne. Miejsce, uczestnicy, prelegenci, reklama, materiały konferencyjne, obsługa logistyczna. I teraz pod miejscem mamy wybrane miejsca, mamy też wymagania dla miejsca, ocenę miejsc, możliwe miejsca – więc to są produkty.

 

Mamy listę produkt 1.1, to jest nic innego jak lista wymagań, które dane miejsce musi spełnić. Produkt 1.2. Jaka jest lista potencjalnych miejsc, takich, które spełniają nasze wymagania. Produkt 1.3 to prawdopodobnie jakieś porównanie, wyobrażam sobie, że to jakaś forma tabeli, które z miejsc mają lepsze i gorsze kryteria. I pod 1.4 mamy już konkretne miejsca, które są przez nas zarezerwowane; czy to jest oficjalna rezerwacja, czy umowa, to już pewnie kwestia opisu produktu.

 

Więc jak możecie zauważyć, produkty to nie zawsze są fizyczne, materialne rzeczy, które da się dotknąć. Czasami są to po prostu skończone grupy działań, które kończą się jakimś podsumowaniem, tabelą, zestawieniem, jakąś podpisaną umową. Więc jakby tutaj mówimy o strukturze podziału produktu.

 

Teraz przejdźmy sobie do tego jak wygląda taki diagram następstw dla tej samej konferencji. Zobaczcie, że produkt 6.1 jest na samym początku, czyli wybrany temat konferencji. W związku z tym trzeba wybrać potencjalnych prelegentów, zaprosić, potem z odpowiednimi podpisać umowę i ustalić z nimi program.

 

I teraz żeby na przykład wypuścić komunikat prasowy, to z jednej strony musimy obsłużyć prelegentów, ale z drugiej strony musimy też mieć wybrane konkretne miejsce naszych konferencji. Więc nie jesteśmy w stanie wcześniej tego komunikatu prasowego jakby przygotować. Więc za każdym razem mówimy tutaj o kolejności technologicznej co następuje po czym, tak żeby produkt końcowy mógł powstać.

 

Mam nadzieję, że te informacje pomogą Wam w przygotowywaniu Waszych planów, od tego od czego zacząć i w ogóle przygotowywanie planu. Po więcej informacji zapraszam Was na naszą stronę internetową altkomakademia.pl.

ZGARNIJ
KARTĘ ABONAMENTOWĄ
NETFLIX LUB STORYTEL

Sprawdź