Jeśli organizacja stosuję metodykę PRINCE 2, a zewnętrzny dostawca z niej nie korzysta, czy można narzucić mu wykonywanie określonej grupy zadań zdefiniowanej przez Kierownika Projektu?
Czy takie zapisy powinno się zawrzeć w umowie? Oraz jeśli grupa zadań ulegnie zmianie, podczas wykonywania danego etapu (zmiana założeń w trakcie trwania etapu), czy powinno się zmienić zapisy umowy osobnym aneksem?
Proces Zarządzanie Dostarczaniem Produktów służy do zarządzania powiązaniami pomiędzy Kierownikiem Projektu a Kierownikiem Zespołu. Jest to proces w ramach którego te role uzgadniają to co ma być dostarczone, za ile, w jakim czasie, jak ma wyglądać raportowanie itp.
Cytując poradnik: "Jeżeli projekt zatrudnia zewnętrznych dostawców, którzy nie stosują metodyki PRINCE2, Zarządzanie Dostarczaniem Produktów określa wymagany punkt styku pomiędzy Kierownikiem Zespołu a metodyką PRINCE2, wykorzystywaną w projekcie przez Kierownika Projektu. Grupa Zadań może być częścią umowy."
Czyli jeżeli zakładamy, że jest jakaś ramowa umowa z dostawcą który nie musi znać PRINCE2, to konkretna Grupa Zadań uzgadniana pomiędzy Kierownikiem Projektu a Kierownikiem Zespołu zawiera szczegóły dotyczące konkretnych produktów. Jeżeli takiej ramowej umowy nie ma, to Grupa Zadań będzie każdorazowo musiała być negocjowana pomiędzy Kierownikiem Projektu a Kierownikiem Zespołu.
Kierownik Projektu nie powinien nikomu narzucać treści Grupy Zadań. Ona musi być uzgodniona i zaakceptowana przez obie strony. Inaczej dostawca nie dostarczy produktu i projekt zakończy się porażką.
Umowa ramowa z dostawcą lub konkretna Grupa Zadań powinna opisywać sposób obsługi zmian. W tym ewentualną potrzebę aneksowania. Jeżeli zmiana jest na tyle duża że uniemożliwia zmieszczenie się w tolerancji, Kierownik Zespołu powinien zgłosić zagadnienie do Kierownika Projektu, a ten musi je obsłużyć.
Prince nie narzuca żadnych standardów. Te najlepsze trzeba wypracować samemu, na podstawie własnych potrzeb i doświadczeń z konkretnym dostawcą.
