Komunikacja to bardzo ważny aspekt w prowadzeniu projektu. Niestety często jest to obszar, w którym widać najwięcej niedociągnięć, błędów, czy zwykłej ignorancji. Czy znacie jakieś sposoby ułatwiające organizację pracy własnej przy zarządzaniu projektami, w kontekście komunikacji i jej narzędzi?
Podzielę się doświadczeniem dotyczącym różnych obszarów komunikacji w projekcie i narzędzi ją wspomagających:
Podstawową zasadą jest tutaj rozróżnienie rzeczy, które mamy do zrobienia pod kątem ważności i pilności. Od kiedy poukładałam sobie wewnętrznie swoje priorytety wg. wartości, które są dla mnie ważne w życiu i pracy, określanie czym mam się zająć a co na chwilę odłożyć stało się niemal oczywiste.
Na tym etapie najważniejszy jest swój własny monolog wewnętrzny i prawidłowe poukładanie swoich priorytetów – w życiu, w projekcie itp.
Inną – bardzo polecaną przeze mnie metodą jest Metoda A-B-C-D-E. Można ją stosować zamiast powyżej opisanej matrycy, lub – co ja preferuję – jako bardziej operacyjne narzędzie, codzienne, podczas gdy macierz stosuję bardziej strategicznie. Czyli macierz służy mi do poukładania sobie celów strategicznych – ogólnych i nadania im wag, natomiast A-B-C-D-E stosuję już do operacjonalizacji zadań. Naprawdę się sprawdza.
Metoda A-B-C-D-E opiera się na konsekwencjach zrobienia lub niezrobienia czegoś, co masz na liście zadań.
Zadanie A, to coś, co musisz zrobić, ma to dla ciebie poważne konsekwencje. To spotkanie z szefem, wysłanie oferty, wizyta u klienta i tak dalej.
Zadanie B to coś, co powinieneś zrobić, ale konsekwencje będą łagodne. Sprawdzenie e-maili, korespondencji, zadanie komuś pytania. Powinieneś to zrobić, ale konsekwencje nie będą wielkie.
Działanie C to coś przyjemnego: iść na obiad, zadzwonić do domu, przejrzeć gazetę. Tu nie ma żadnych konsekwencji. To cię nie popchnie naprzód w żaden sposób.
I teraz zasada. Nie wykonuj zadania B, jeśli nie wykonałeś zadania A. Nie zaczynaj zadania C, kiedy zadanie B pozostało jeszcze na liście. Zdyscyplinuj się, by nie robić tego, co ma niską wartość. To jedna z największych dyscyplin sukcesu w życiu.
W metodzie A-B-C-D-E, D oznacza Delegować – wszystko, co jesteś w stanie delegować na innych. Nie rób tego tylko dlatego, że potrafisz.
E oznacza Eliminować. Przy zarządzaniu czasem trzeba myśleć nie tylko o tych rzeczach, które zrobisz, ale także o tych, których nie zrobisz. Musisz przemyśleć sprawy, jakie codziennie będziesz eliminować, aby mieć więcej czasu na sprawy o poważnych konsekwencjach, które tylko ty możesz załatwić.
Kiedy masz już listę, bierzesz wszystkie sprawy A i porządkujesz je: A-1 – najważniejsza, A-2, A-3 i tak dalej. Potem B-1, B-2, B-3… Masz też listę „nie robić”, bo powykreślałeś to, czego nie musisz dziś robić.
Jednak żadne z super narzędzi nie sprawdzi się jeśli nie będziemy ich stosować – czyli dobra organizacja wg. mnie to przede wszystkim kwestia SAMODYSCYPLINY.
2. Druga kwestia to zaplanowania i zaprojektowania a następnie jasnego zakontraktowania się z zespołem co do kwestii komunikacyjnych w zespole.
A) Należy zidentyfikować m.in.:
- potrzeby informacyjne interesariuszy
- wymagania komunikacji formalnej
- przeszkody w komunikacji:
Brak zdefiniowanej struktury komunikacyjnej w projekcie powoduje paraliż informacyjny.
B) Ogranicz ilość kanałów!
jeśli w komunikacji uczestniczy n osób, liczba kanałów komunikacji między nimi wynosi
N = n*(n-1)/2
Dla 2 osób – 1 kanał,
Dla 4 osób – 6 kanałów,
Dla 20 osób – 190 kanałów,
C) Optymalny plan komunikacji
Podstawowe pytania:
Kto będzie otrzymywał informacje?
Jaką będzie otrzymywał informacje?
Na kiedy będzie otrzymywał informacje?
Jak będzie otrzymywał informacje?
Od kogo będzie otrzymywał informacje?
3) Narzędzi informatycznych wspierających komunikację i zarządzanie projektami jest wiele.
Ja ostatnio pracując w kilku projektach mam dobre doświadczenia z programem ASANA i Telegram.
Programy te pomagają porządkować pracę i organizację moją i zespołu, ale też udrażniają komunikację w zespole.
