Prawdą jest, że uzyskanie informacji zwrotnej często jest trudnym i czasochłonnym zadaniem. Pytanie ludzi, czy rozumieją wymusza odpowiedź "Tak, rozumiem", ponieważ nie chcą źle wypaść w oczach szefa, boją się, że wyjdą przed nim na głupich. Będą wtedy udawać, że zrozumieli, często niezgodnie z prawdą.

Musimy też wziąć pod uwagę, że nasi pracownicy mogą nie chcieć udzielać informacji zwrotnej z powodu swoich wcześniejszych doświadczeń. Być może w przeszłości ich informacje zwrotne zostały odebrane negatywnie lub zupełnie nie zostały wzięte pod uwagę, co mogło ich zniechęcić.

Aby poprawić umiejętność pozyskiwania i korzystania z informacji zwrotnej możesz posłużyć się kilkoma wkazówkami.

1. Przede wszystkim poinformuj członków swojego zespołu, że oczekujesz informacji zwrotnej. Musisz dać im do zrozumienia, że z Twojego punktu widzenia informacja zwrotna jest ważna, użyteczna i niezbędna dla dobrego funkcjonowania zespołu.

2. Określ, w jakim zakresie chciałbyś otrzymać informację zwrotną. Musisz doprecyzować, czego informacja zwrotna ma dotyczyć - jeżeli chciałbyś dowiedzieć się czegoś o przebiegu spotkania, możesz zapytać: "Co sądzisz o metodzie, którą na dzisiejszym spotkaniu wykorzystaliśmy do generowania pomysłów?".

3. Zaplanuj czas na regularne sesje udzielania informacji zwrotnej - to pokaże pracownikom, że jest to dla Ciebie ważne i cenne.

4. Wykorzystuj wypowiedzi, które zachęcą do udzialania informacji zwrotnej. Ważne jest, abyś dawał sygnały werbalne i niewerbalne, które wskażą na Twoje zainteresowanie.

5. Zadawaj pytania. Nie zakładaj z góry, że zrozumiałeś dokładnie uzyskaną informację zwrotną. Powtórz, to co usłyszałeś bądź użyj parafrazy, aby rozwiać wątpliwości.

6. Zadbaj o podsumowanie. Po odbyciu rozmów często ważne okazuje się ustne lub pisemne podsumowanie spotkania, które pozwala upewnić się, że obie strony tak samo zrozumiały omawiane kwestie.