Jestem urzędnikiem w Urzędzie Miasta. Nie stosujemy żadnych metodyk. Nie mam dużego wpływu na organizację pracy mojego wydziału, ale chciałbym wiedzę zdobytą na szkoleniu PRINCE2 Foundation wykorzystać do poprawy jakości mojej pracy.
Jestem urzędnikiem w Urzędzie Miasta. Nie stosujemy żadnych metodyk. Nie mam dużego wpływu na organizację pracy mojego wydziału, ale chciałbym wiedzę zdobytą na szkoleniu PRINCE2 Foundation wykorzystać do poprawy jakości mojej pracy.
Słowo „projekt” ostatnimi czasy jest często używane w bardzo szerokim kontekście. Potocznie projektami nazywamy zadania, zlecenia, które realizujemy samodzielnie. Może to być mylące w kontekście metodyk takich jak PRINCE2, które służą do zarządzania projektami w ścisłym tego słowa znaczeniu.
Projektem w rozumieniu metodyki PRINCE2 jest przedsięwzięcie:
Do indywidualnych zadań, potocznie nazywanych „projektami”, które nie spełniają w/w warunków, nie uda się zastosować metodyki PRINCE2 w pełnej krasie. Nie oznacza to jednak, że wiedza, którą Pan posiadł jest w tej chwili bezużyteczna. Proponuję zastanowić się nad wykorzystaniem wybranych elementów PRINCE2 w Pańskiej pracy. Poniżej kilka przykładów.
Technika planowania opartego na produktach
Przystępując do planowania złożonego indywidualnego zadania, należy opisać, co będzie jego efektem (Produktem Końcowym). Opis powinien zawierać:
Niezwykle użytecznym, również w indywidualnej pracy przy złożonych zadaniach, okazuje się Struktura Podziału Produktów. Pozwala nam na precyzyjne uchwycenie zakresu, czyli tego, co jest do zrobienia. Zmniejszamy w ten sposób ryzyko, że nam coś umknie na etapie planowania.
Jeśli nasze zadanie składa się z kilkunastu elementów, to warto zrobić sobie opisy produktów składowych, koncentrując się głównie na jakości. Do każdego opisu produktu proponuję zanotować sobie kryteria i metodę odbioru.
Najważniejsze, że wykorzystanie w/w techniki wymaga jedynie kartki papieru i czegoś do pisania.
Zarządzanie ryzykiem
Przy planowaniu i realizacji indywidualnych zadań można zastosować procedurę zarządzania ryzykiem, która składa się z następujących elementów:
IDENTYFIKACJA - Przed rozpoczęciem zadania zastanów się, gdzie widzisz w swojej pracy szanse i zagrożenia dla osiągnięcia celu. np:
ANALIZA - Po spisaniu listy ryzyk zastanów się, jak one wpłyną na Twoją pracę, jeśli się zmaterializują (wydłużą czas? Zwiększą koszty?Obniżą jakość?). Oceń prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka
PLANOWANIE – Masz listę ryzyk, oceniłeś ich wpływ na zadanie, teraz zastanów się, co można zrobić zawczasu (zanim ryzyko się zmaterializuje), aby ograniczyć zagrożenia lub wzmocnić szanse.
WDROŻENIE – Działaj zgodnie z planem.
KOMUNIKACJA – Standardowa procedura zakłada komunikację Kierownika Projektu z wszystkimi interesariuszami. W przypadku indywidualnego zadania można ten krok potratować jako konsultacje ze współpracownikami lub znajomymi.
Należy pamiętać, że zarządzanie ryzykiem jest procesem cyklicznym, który trwa od początku do zakończenia zadania.