Pani Małgorzato.

Najszybciej będzie wykorzystać do tego korespondencje seryjną. Najpierw musi Pani mieć tabelkę z danymi, które mają się pojawić na winietkach. Może to być tabelka przygotowana w Excelu, Accessie, Wordzie lub nawet w pliku tekstowym. Bez danych nie warto zaczynać korespondencji seryjnej.

W MS Word uruchamia Pani kreatora korespondencji seryjnej:

Jest to wygodne narzędzie i pozwala na w miarę bezstresowe przejście przez cały proces. Cała praca koncentruje się w oknie, które pojawia się na prawej krawędzi ekranu:

Wybieramy Listy, jako typ dokumentu seryjnego.

Ponieważ winietki mają inne wymiary niż kartka A4 - warto zmienić rozmiar kartki. Robi się to na wstążce Układ strony.

Ustawiam rozmiar 15x10 cm. Po złożeniu na pół, powstanie winietka - wizytówka, którą można postawić na stole, by oznaczyć miejsce przygotowane dla konkretnego gościa.

W kreatorze korespondencji przechodzę do trzeciego kroku, w którym opcją Przeglądaj wybieram plik z danymi.

W okienku dialogowym widać zawartość bazy.

Za pomocą filtra mogę wybrać tylko część danych. W tym przypadku wybieram osoby wyłącznie z Warszawy.

Teraz przygotowuję kartkę: rysuję na niej dwa pola tekstowe:

W jednym z pól tekstowych umieszczam dane z tabeli przez polecenie wstawiające pola korespondencji seryjnej. Chcę mieć w tym miejscu wydrukowane imię i nazwisko każdego wyfiltrowanego wcześniej gościa (każdego na oddzielnej wizytówce). Pola mogę wstawić albo z okna kreatora korespondencji, albo ze wstążki Korespondencja.

Drugie pole tekstowe odwracam "do góry nogami" i umieszczam w nim pole z nazwą miasta. Oczywiście może to być dowolne inne pole z bazy, jaką mamy do dyspozycji. W Pani przypadku może być to pole z fragmentem wiersza.

Pola korespondencji w obu ramkach tekstowych formatuję odpowiednio do potrzeb, a w samych ramkach tekstowych likwiduję obramowanie.

Teraz przechodzę do piątego kroku kreatora. Jest to krok kontrolny i domyślnie widzę na nim dane pierwszej osoby z tabeli.

W szóstym, ostatnim kroku korespondencji mam możliwość wydrukowania wszystkich wygenerowanych etykietek lub zapisania ich do nowego pliku Worda.

W tym momencie praca jest już zakończona. Wydrukowane etykietki należy tylko zgiąć "w daszek" i już można je ustawiać na stole, oznaczając miejsca dla gości.

W czasie wykonywania korespondencji (najlepiej w kroku 4 lub 5) oprócz pól można też bez problemu wstawiać grafiki, które mają być drukowane na każdej wizytówce - np. logotypy lub ozdobniki (wstążka Wstawianie, przycisk Obrazy).