To, jak bardzo za pomocą Excela możecie usprawnić z pozoru mozolne zadania, wykażę na konkretnym przykładzie. Więcej podobnych przypadków omawiamy na naszym dedykowanym  szkoleniu, gdzie uczymy praktycznego wykorzystania narzędzi Excela w codziennej pracy firmy produkcyjnej.

Wróćmy do zapowiedzianego wcześniej przykładu.

Jednym z często spotykanych zadań jest przygotowanie szablonów dla powtarzalnych dokumentów w taki sposób, aby zbierane dane miały jednolitą strukturę i formę oraz, żeby były dla użytkowników wygodne do wypełniania.

Jak go zrobić?

Oto przykład postępowania:

Przygotujemy formularz zamówienia towarów.

Krok 1.

Tworzymy nowy pusty zeszyt Excela.

Krok 2.

Wprowadzamy wszystkie dane, które są stałe na dokumencie. :

1) Na pierwszym arkuszu „Zamówienie”– dane formularza zamówienia

2) Na drugim arkuszu „Dostawcy”– dane dostawców

3) Na trzecim arkuszu „Towary” – dane towarów

Krok 3.

Na arkuszu „Zamówienie” wpisujemy formuły pobierające dane z arkuszy Dostawców i Towarów

np.

Krok 4.

Korzystając z narzędzia Poprawność danych ustalamy ograniczenia na komórkach i wybory z list danych

np. Wybór nazwy firmy

Krok 5.

Wstawiamy elementy graficzne – logo naszej firmy

Krok 6.

Formatujemy dokument

Krok 7.

Zabezpieczamy wybrane komórki arkusza „Zamówienie” przed niepożądanymi zmianami

Dla wybranych komórek ustawiamy opcje ochrony w oknie Formatowanie komórek

Na karcie Recenzja nakładamy ochronę  – Chroń arkusz

Krok 8.

Ukrywamy arkusze Dostawcy i Towary.

Krok 9.

Zabezpieczamy strukturę zeszytu przed zmianami.

Krok 10.

Zapisujemy zeszyt w formacie szablonu (xltx lub xltm) w folderze, który będzie dostępny dla użytkowników dokumentu

I co dalej z takim szablonem?

Pracownik, który chce złożyć zamówienie, tworzy nowy dokument na podstawie szablonu i zapisuje go w folderze wskazanym dla gotowych zamówień.

Zapis gotowego zamówienia można też zautomatyzować wykorzystując możliwości programistyczne Visual Basic for Application.

Mamy więc wiele zamówień zapisanych w osobnych plikach w jednym folderze.

Teraz możemy zrobić jedną tabelę z zamówieniami, żeby przeprowadzić analizy ile, czego i kiedy zamawialiśmy. Znowu możemy napisać procedury automatyzacji VBA albo unikając programowania skorzystać z dodatku Power Query.

Od wersji MS Office 2010 Excel zyskał dodatkową moc. Zostały udostępnione przez firmę Microsoft dodatki Business Intelligence dla Excela: Power Query, Power Pivot, Power View i Power Map, które doskonale rozszerzają możliwości analityczne i wizualizacyjne danych.