Nie ma co ukrywać; obecna sytuacja stanowi wielkie wyzwanie dla firm, ich właścicieli i pracowników. Wielu z nas dzisiaj po raz pierwszy na poważnie mierzy się ze słabo do tej pory znanymi technologiami. Teoretycznie wcześniej także wiele spraw można było załatwić online, a jednak preferowaliśmy komunikację bezpośrednią.

Z zarządzaniem projektami jest podobnie; wspomniane wyżej problemy objawiają się tu z wielką mocą. Na szczęście jednak istnieją rozwiązania, które pomogą nam się odnaleźć w nowej sytuacji – mowa o powstałym w latach dziewięćdziesiątych podejściu zwinnym, najczęściej kojarzonym z nazwami takimi jak Agile czy Scrum.  Metodyki zwinne z definicji gwarantują dużą elastyczność i dopasowanie do potrzeb klienta; szczególnie w tym momencie stanowi to ogromną wartość dla zespołów projektowych.

Czym  jest zwinność?

Początek metodyk zwinnych to lata dziewięćdziesiąte, a więc okres dynamicznego rozwoju technologicznego w wielu miejscach na całym świecie. Wraz z nowymi wyzwaniami okazało się, że klasyczne podejścia do zarządzania projektami są niewystarczające. Aby lepiej odpowiadać na potrzeby rynku i wytwarzać coraz lepsze produkty, metodyki zwinne zakładają elastyczne dopasowywanie zakresu projektu w założonym czasie i budżecie, wprowadzanie zmian oraz szybkie reagowanie na zmieniające się otoczenie. Wszystko to decyduje o ich dużej skuteczności i popularności.

Największe wyzwania w projektach zwinnych

Projekty zarządzane zwinnie opierają się na częstej i intensywnej komunikacji. Podczas codziennych spotkań, tzw. daily stand upów, zespoły omawiają postępy swoich prac. Najczęściej korzysta się przy tym z Kanbana (https://www.altkomakademia.pl/baza-wiedzy/blog/tablica-kanbana-w-praktyce/), czyli zarządzania zadaniami zapisywanymi na tablicach. Pracując z wieloma menedżerami zauważam, że codzienne utrzymanie tych spotkań  często bywa ogromnym wyzwaniem. Fizyczne rozproszenie zespołów może jeszcze powiększać ten kłopot.

Zarządzanie komunikacją w środowisku zwinnym

Praca w rozproszonym środowisku wymaga od nas jeszcze większej dyscypliny i precyzji w komunikacji niż w normalnych okolicznościach. Trudniej się nam wzajemnie zrozumieć; nie możemy obserwować swojej mowy ciała, nie widzimy ruchu gałek ocznych, umykają nam wszystkie  sygnały z  zakresu komunikatów niewerbalnych. Mimo tych braków, istniejące technologie bardzo pomagają utrzymać jak największe podobieństwo pracy zdalnej do warunków „na żywo”. Według mnie, największym wyzwaniem jest organizacja pracy zespołu; prawie każdy z nas dzieli swoją przestrzeń mieszkalną z innymi osobami, a często dotyczy to również sprzętu. W takim otoczeniu ciężko zachować koncentrację; tym bardziej więc należy się trzymać konsekwentnego trybu pracy. Od naszej precyzji, dyscypliny i samoorganizacji nierzadko zależy los całej firmy, a tym samym wielu ludzi; kilkudziesięciu, czy nawet kilkuset.

Otrzymuję ostatnio pytania, czy w takich czasach nie powinniśmy okazywać sobie więcej empatii. Wierzę, że konsekwencja i empatia mogą iść ze sobą w parze. Spotkania zespołu warto organizować o konkretnej porze, np. o 9:00 rano; dzięki temu wiadomo, że ludzie są gotowi do pracy. Możecie wtedy wspólnie ustalić priorytety na dany dzień. Wiedząc, że w różnych domach dostęp do sprzętu, powierzchni, czy względnej ciszy czasem  wygląda  nieco inaczej, można się umówić, że zadania zostaną wykonane do konkretnej godziny, np. najpóźniej  do 20:00. Po zakończeniu pracy każdy ma zawiadomić przełożonego, że już skończył. W ten sposób członkowie zespołu mają do swojej dyspozycji właściwie cały dzień i mogą dopasować pracę do organizacji swojego życia domowego.

Co do empatii, możemy trochę wydłużać nasze spotkania dając ludziom przestrzeń na wymianę myśli również  w tematach niezwiązanych z pracą. Pamiętajmy, że taki kontakt ma zastąpić normalną komunikację, która w firmach odbywa się codziennie np. przy kawie, czy papierosie.

Wsparcie technologiczne w środowisku rozproszonym

Pracując w zwinnym i rozproszonym środowisku nie można zapomnieć o wsparciu technologicznym. Na pewno przyda się oprogramowanie do zarządzania samym projektem, np. Jira, a także stabilne narzędzie do organizowania spotkań, takie jak Zoom lub MS Teams, które pozwoli zespołowi widzieć się i słyszeć oraz udostępniać sobie treści. Jednolite wsparcie technologiczne jest bardzo ważne; bez niego będzie bardzo trudno wykonać 100% zaplanowanej pracy.

Justyna Broniecka

Przedsiębiorca, menedżer, trener biznesu. Od prawie 15 lat związana z zarządzaniem projektami. Certyfikowany trener PRINCE2, AGILE PM. Fanka efektywnej komunikacji oraz ciągłej optymalizacji.